Publicystyka - ngo.pl

Jaka wiedza będzie Wam potrzebna? Podstawę stanowią informacje o tym, że w ogóle ten sposób (online) na zatwierdzenie sprawozdania jest legalny – zgodny z prawem. Warto też przygotować się do przeprowadzenia spotkania zdalnego, żeby przebiegało ono sprawnie i efektywnie. Mamy dla Was również kilka praktycznych wskazówek, jak dokumentować decyzje podejmowane przez internet.

Być może część organizacji pozarządowych spotykała się zdalnie już wcześniej – przed epidemią – zanim jednak nie pojawiły się specjalne przepisy, nie było pewności czy takie spotkania w przypadku każdej organizacji są legalne i czy podjęte w ich trakcie decyzje będą honorowane, np. przez sądy rejestrowe.

Możliwość spotykania się organów oraz podejmowania uchwał za pomocą środków komunikacji elektronicznej wprowadziły przepisy Tarczy antykryzysowej. Z przepisów może skorzystać każda organizacja, ale jak na razie działają tylko w czasie epidemii. Póki co na pewno możecie z nich skorzystać i zatwierdzić sprawozdanie online. Przypominamy: musicie to zrobić do 30 września 2020 r.!

zobacz m.in.: 
Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 1. Głosowanie w trybie obiegowym
Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 2. Posiedzenie online

W czerwcu zorganizowaliśmy spotkanie lajw o sprawozdaniach finansowych, a w lipcu o organizowaniu spotkań online. Oglądając nagrania z obu tych spotkań zbierzecie niemal wszystkie informacje o zatwierdzaniu sprawozdań przez internet. Przypomną Wam o podstawowych zasadach zatwierdzania sprawozdania, a także pomogą w dobry przygotowaniu spotkania online.

Jednym z częstszych pytań organizacji pozarządowych, które planują podejmowanie decyzji online, jest pytanie o sposoby głosowania. O prostym i standardowym (przez podniesienie ręki i zliczenie głosów "z ekranów") mówimy trochę w nagraniu powyżej. Wspomagane technicznie głosowania podczas spotkań online możemy przeprowadzać m.in. z wykorzystaniem programów: Zoom, Google Meet, Mentimeter, Kahoot.

Spotkanie online, podczas którego zatwierdzamy sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej musi być odpowiednio udokumentowane. Mówimy o tym we wskazanych wyżej nagraniach. Zbierzmy jednak jeszcze raz nasze sugestie i rekomendacje.

1. Rejestrujmy (nagrywajmy) spotkanie – pozwoli to udokumentować jego przebieg i udowodnić m.in. kto w nim uczestniczył, co mówił i jak głosował. Rejestracja spotkania to forma na pokazanie "listy obecności". Nagranie zostawiamy sobie jako dokumentację na wypadek kontroli czy potrzeby składania wyjaśnień – nie musimy go póki co nigdzie wysyłać czy załączać.
2. Przygotujmy protokół ze spotkania – tak jakbyśmy to zrobili w przypadku "zwykłego" spotkania. Protokół może być sporządzony i podpisany tradycyjnie – czyli wydrukowany i podpisany odręcznie – zwykle jest taka możliwość, bo podpisują go wybrane osoby (odpowiedzialne za prowadzenie spotkania – np. przewodniczący/ca i sporządzenie protokołu – np. sekretarz/protokolant), a nie wszyscy uczestnicy spotkania.
3. Podobnie możemy postąpić w przypadku uchwały zatwierdzającej sprawozdanie. Zastosujmy więc formę papierową i analogowe podpisy – będą to podpisy tych samych osób, które sporządzały protokół (odpowiedzialne za prowadzenie spotkania – np. przewodniczący/ca i sporządzenie protokołu – np. sekretarz/protokolant). Zeskanowaną (lub sfotografowaną) uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania dołączamy do wysyłanego elektronicznie sprawozdania.

Prowadzicie w swojej organizacji zdalne spotkania np. zebranie zarządu czy spotkanie zespołu? Jesteście po nich zmęczeni i czujecie, że można było je zrobić lepiej? Mamy dla Was 7 wskazówek, jak sprawnie i efektywnie poprowadzić spotkanie online.