Publicystyka - ngo.pl

W tym roku nasze stowarzyszenie po raz pierwszy będzie sporządzać sprawozdanie finansowe. W statucie naszego stowarzyszenia nie ma informacji o tym, kto przyjmuje to sprawozdanie. Czy może to zrobić po prostu nasz zarząd? Tak byłoby dla nas najprościej.

Każde stowarzyszenie i fundacja musi sporządzić co roku sprawozdanie finansowe – to obowiązek ustawowy, uregulowany w ustawie o rachunkowości (tekst ustawy zobacz AKTY PRAWNE poradnik.ngo.pl).

WYJĄTEK: od niedawna (od 2017 roku) z tworzenia sprawozdań zwolnione są organizacje pozarządowe, które zdecydowały się prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (zobacz: Co musi a czego nie musi NGO, która wybrała UEPiK).

Przepisy ustawy o rachunkowości mówią, że organizacja ma na sporządzenie sprawozdania finansowego 3 miesiące od dnia bilansowego (jest to dzień, na który jest sporządzane sprawozdanie; w przypadku większości organizacji to 31 grudnia, gdyż ich rok obrotowy (podatkowy) równa się kalendarzowemu). Za sporządzenie sprawozdania odpowiada zarząd NGO. W praktyce na ogół sprawozdanie finansowe sporządza osoba zajmująca się księgowością w organizacji pozarządowej. Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę je sporządzającą oraz cały zarząd w terminie do 31 marca. Od tego roku sprawozdanie jest sporządzane i podpisywane elektronicznie.

Następnie sprawozdanie musi być przyjęte przez właściwe władze w organizacji. Jest na to 6 miesięcy od dnia bilansowego, zatem dla większości NGO termin upływa 30 czerwca.

Od daty przyjęcia sprawozdania finansowego upływa termin wysłania sprawozdania do odpowiednich urzędów. Od tego roku (2019 r.) sprawozdanie jest wysyłane elektronicznie:

• organizacja pozarządowa bez działalności gospodarczej wysyła elektronicznie sprawozdanie do urzędu skarbowego - ma na to 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Większość NGO wysyła więc sprawozdanie najpóźniej 10 lipca.
• organizacja pozarządowa z działalnością gospodarczą (zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców) wysyła elektronicznie sprawozdanie tylko do KRS i to sąd przekazuje tę informację do urzędu skarbowego.  Organizacja wysyła sprawozdanie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Wysyła więc sprawozdanie najpóźniej 15 lipca.

Tej informacji trzeba poszukać w STATUCIE organizacji pozarządowej. W różnych NGO przyjęte są różne rozwiązania. Przyjęcie sprawozdania finansowego to inaczej podjęcie uchwały o jego zatwierdzeniu. Chociaż od tego roku sprawozdanie sporządzamy, podpisujemy i wysyłamy elektronicznie, to uchwała je zatwierdzająca może być sporządzana w wersji papierowej.

W fundacji, w której działa tylko zarząd, to zarząd sporządza i przyjmuje sprawozdanie finansowe. Jeśli w fundacji dodatkowo jest rada fundacji, to często ona ma taką kompetencję, jak przyjęcie sprawozdania – musi to jednak być zapisane w statucie.

W stowarzyszeniach rejestrowych często praktykuje się takie rozwiązanie, że zarząd sporządza sprawozdanie finansowe, komisja rewizyjna je opiniuje, a walne zebranie członków zatwierdza. Spotyka się też prostszą procedurę, która nie wymaga corocznego zwoływania walnego zebrania członków stowarzyszenia: zarząd stowarzyszenia sporządza sprawozdanie finansowe, a komisja rewizyjna je zatwierdza. Możliwe jest także, że to zarząd stowarzyszenia sporządza i zatwierdza sprawozdanie finansowe (a komisja rewizyjna je tylko opiniuje). Niezależnie od tego jakie rozwiązanie wybrało dane stowarzyszenie, rozwiązanie to musi być opisane w statucie.

Co, jeżeli statut nie dookreśla, kto ma taką kompetencję w stowarzyszeniu?

 Wtedy trzeba odwołać się do przepisów ustawy prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z zapisami art. 11, we wszystkich sprawach, które nie są przypisane do innych organów władzy w stowarzyszeniu, DECYDUJE WALNE ZEBRANIE stowarzyszenia – jako najwyższa władza w stowarzyszeniach.

Odpowiadając na pytanie czytelnika: zarząd stowarzyszenia rejestrowego powinien sporządzić sprawozdanie finansowe (elektroniczne sprawozdanie i elektroniczne podpisy), a walne zebranie powinno je zatwierdzić (papierowa uchwała z podpisami).