Publicystyka - ngo.pl

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy

Sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.

Terminy

W większości organizacji rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. Dla takich organizacji terminy sprawozdawcze są następujące:

• Sporządzenie i podpisanie sprawozdania - w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego; dla sprawozdania za 2018 rok - do 31 marca 2019 r. (wypadająca w tym dniu niedziela nie wpłynęła na ten termin)
• Zatwierdzenie sprawozdania - w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego; dla sprawozdania za 2018 rok - do 30 czerwca 2019 r.
• Przesłanie sprawozdania wraz z uchwałą zatwierdzającą do Krajowego Rejestru Sądowego – w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia; dla sprawozdania za 2018 – do 15 lipca 2019 r. Uwaga! Organizacja z działalnością gospodarczą przesyła sprawozdanie WYŁĄCZNIE do KRS (KRS przekazuje to sprawozdanie do urzędu skarbowego).

zobacz też: Sprawozdania organizacji pozarządowych. Najważniejsze daty w 2019 r. [infografika]

O sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania pisaliśmy już w pięciu krokach w marcu, koncentrując się wtedy na składaniu elektronicznych podpisów przez członków zarządu (zobacz: Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą w 2019 roku [INSTRUKCJA]). We wskazanej instrukcji sygnalizowaliśmy też, że sprawozdanie trzeba będzie zatwierdzić i złożyć - w odpowiednich terminach i w odpowiedni sposób.

Teraz właśnie dokładnie tłumaczymy jak to zrobić: jak zatwierdzić i jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca.

Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego - najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji - rada fundacji albo zarząd.

zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe w organizacjach pozarządowych

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Uwaga: uchwała na tym etapie ma wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków).

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe (taki folder w komputerze rekomendowaliśmy stworzyć w instrukcji o podpisywaniu sprawozdania).

W 2019 roku organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą przesyłają elektronicznie, zrobione w strukturze logicznej, podpisane elektronicznie sprawozdanie finansowe oraz skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Sprawozdanie musi być przesłane KRS w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia. KRS przekazuje sprawozdanie do urzędu skarbowego (organizacja już tego nie robi).

Kto ma przesłać sprawozdanie do KRS? 

Za przekazanie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej, kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Jesteś wybraną z zarządu osobą do wysłania sprawozdania, twoje dane są w KRS, wejdź na stronę https://ekrs.ms.gov.pl

• jeśli masz już założone konto, to wybierz – „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu.
• jeśli nie masz jeszcze konta, to musisz je najpierw założyć na stronie https://ekrs.ms.gov.pl – zakładka „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski”, polecenie „Utwórz konto” w lewym, dolnym rogu.

Konto autoryzujesz podpisem kwalifikowalnym lub profilem zaufanym ePUAP.

Właścicielem konta jesteś Ty (osoba), a nie organizacja.

Po założeniu konta wróć na stronę główną https://ekrs.ms.gov.pl, wybierz „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu.

• Po zalogowaniu wybierz i kliknij w przycisk „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.

• Następnie wybierz przycisk „dodaj zgłoszenie”.

• Tu nastąpi przekierowanie do wyszukiwania - w okienku wpisz numer KRS i wyszukaj swoją organizację.

• Kliknij przycisk „dalej”. Kolejny krok to podanie informacji - czego dotyczy twoje zgłoszenie. Podaj roboczą nazwę zgłoszenia – to nazwa dla Ciebie. Podaj okres za jaki składane są dokumenty, czyli daty początku i końca roku obrotowego Twojej organizacji. Wybierz rodzaj zgłoszenia.

• Kliknij przycisk „dodaj dokument”. Pojawi się nowe okno, w którym uzupełniasz informacje.

• Załączając sprawozdanie w strukturze logicznej podajesz „datę sporządzenia sprawozdania finansowego”. System „czyta” strukturę logiczną załączanego sprawozdania finansowego i „widzi” czy wpisana przez nas data i data „zaszyta” w sprawozdaniu się zgadzają. Jeśli się nie zgadzają, system poinformuje o błędzie.

• Kliknij „zapisz”. 
• Ponownie nastąpi przekierowanie do ekranu z przyciskiem „dodaj dokument”. W tym miejscu dodawana jest uchwała zatwierdzającą sprawozdanie finansowe (skan/ zdjęcie). Uzupełnij informacje podając datę sporządzenia uchwały o zatwierdzeniu. Pamiętaj: masz 15 dni od daty zatwierdzenia za złożenie dokumentów do KRS.

• Kliknij „zapisz”.
• Na ekranie pojawi się informacja o zapisanych dokumentach.

• Kliknij „dalej”.
• Pojawia się ekran z oświadczeniami. 
• Zaznacz TAK jeśli „oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe" (czyli podpisały się wszystkie osoby, które powinny się podpisać - nikt nie odmówił podpisania sprawozdania).
• Zaznacz NIE jeśli dokument nie posiada wszystkich wymaganych podpisów. Wtedy otworzy się pole, w którym podajesz, kto się nie podpisał, a pod nim kolejne pole z informacjami o powodach odmowy podpisu. Pamiętaj: osoba może odmówić podpisania sprawozdania finansowego, taka odmowa jest sporządzana pisemnie i wymaga uzasadnienia.

• Po kliknięciu „dalej” dochodzisz do ostatniego kroku przez wysłaniem sprawozdania. Musisz zapisać i zweryfikować sprawozdanie. Najpierw kliknij „zapisz”, a potem „weryfikuj”. Po weryfikacji wybierz siebie, jako osobę, która będzie wysyłała sprawozdanie do „repozytorium plików DF”.
• Osoba podpisująca zgłoszenie musi być uprawniona do reprezentacji i być ujawniona/wpisana do KRS wraz ze swoim numerem PESEL. System podaje tabelę z nazwiskami oraz PESELAMI osób uprawnionych do reprezentowania organizacji. Osoba składająca zgłoszenie zaznacza informację, kto ma je podpisać. System daje możliwość, aby jedna osoba zamieściła sprawozdanie, a inna podpisała i wysłała jego zgłoszenie.
• Na zakończenie trzeba podpisać elektronicznie (podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP) i wysłać zgłoszenie – „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

• Po kliknięciu „wybierz” system przekieruje Cię do podpisania zgłoszenia (podpisem kwalifikowalnym lub profilem zaufanym ePUAP). Podpisujesz i klikasz „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

Po wykonaniu tych wszystkich czynności otrzymujemy mailem (jako osobne wiadomości):

• informację o rejestracji zgłoszenia wraz z jego identyfikatorem, 
• informację o zamieszczeniu w dziale III rejestru przedsiębiorców KRS wzmianki o złożeniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz 
• informację o zapisaniu tych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.