Publicystyka - ngo.pl

Wzór

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy

Sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.

Terminy

W większości organizacji rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. Dla takich organizacji terminy sprawozdawcze są następujące:

• Sporządzenie i podpisanie sprawozdania - w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego; dla sprawozdania za 2018 rok - do 31 marca 2019 r. (wypadająca w tym dniu niedziela nie wpłynęła na ten termin)
• Zatwierdzenie sprawozdania - w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego; dla sprawozdania za 2018 rok - do 30 czerwca 2019 r.
• Przesłanie sprawozdania wraz z uchwałą zatwierdzającą do urzędu skarbowego – w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia; dla sprawozdania za 2018 - do 10 lipca 2019 r.

zobacz też: Sprawozdania organizacji pozarządowych. Najważniejsze daty w 2019 r. [infografika]

O sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania pisaliśmy już w pięciu krokach w marcu, koncentrując się wtedy na składaniu elektronicznych podpisów przez członków zarządu (zobacz: Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe NGO bez działalności gospodarczej w 2019 roku [INSTRUKCJA]). We wskazanej instrukcji sygnalizowaliśmy też, że sprawozdanie trzeba będzie zatwierdzić i złożyć - w odpowiednich terminach i w odpowiedni sposób.

Teraz właśnie dokładnie tłumaczymy jak to zrobić: jak zatwierdzić i jak wysłać sprawozdanie finansowe do US.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca.

Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego - najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji - rada fundacji albo zarząd.

zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe w organizacjach pozarządowych

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Uwaga: uchwała na tym etapie ma wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków).

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe (taki folder w komputerze rekomendowaliśmy stworzyć w instrukcji o podpisywaniu sprawozdania).

Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu trzeba przekazać do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia (dołączenie uchwały to nasza rekomendacja - niżej wyjaśniamy jeszcze, dlaczego polecamy wysłanie uchwały do US).

Kto ma to zrobić i jak?

Za przekazanie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej, kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Jak wysyłamy sprawozdanie? Sprawozdanie można przesłać za pomocą ePUAPu (elektroniczna skrzynka podawcza). W dalszej części artykułu tłumaczymy właśnie, jak przesłać sprawozdanie za pomocą ePUAPu, ponieważ ten sposób jest najpewniejszy.

NGO-sy, które nie chcą wysłać sprawozdania przez ePUAP, mogą przekazać je na płycie CD, pendrajwie czy mailem. ZALECAMY jednak skontaktować się w tej sprawie ze swoim urzędem skarbowym, żeby uzyskać informację jaką formę przesłania zaakceptuje.

• Wejdź na stronę https://obywatel.gov.pl/. W wyszukiwarce wpisz „pismo ogóle”, wybierz „wyślij pismo ogólne”. Zostaniesz przekierowany na stronę do wysyłki.
• Kliknij na przycisk „wyślij pismo ogólne”. Nastąpi przekierowanie na stronę do logowania.

• Wybierz swój sposób logowania np. „profil zaufany” i postępuj zgodnie z zalecaniami.

• Po zalogowaniu pojawi się strona z informacjami dotyczącymi pisma ogólnego. Wybierz z listy podmiotów swój urząd skarbowy, określ rodzaj pisma - „inne pismo”, dopisz rodzaj pisma - „sprawozdanie finansowe”, podaj tytuł pisma – to tytuł twojego sprawozdania np. „sprawozdanie finansowe za 2018 rok”, opisz krótko, co wysyłasz i dlaczego (możesz posłużyć się poniższym przykładem). Warto też podać dane organizacji: jej nazwę i numer NIP.

• Dołącz załączniki. Zanim to zrobisz sprawdź czy masz u siebie (na dysku komputera, w mailu, na pendrajwie) sprawozdanie finansowe sporządzone elektronicznie i elektronicznie podpisane przez księgową i przez wszystkich członków zarządu. Pamiętaj, że tylko takie sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Jak sprawdzić czy są wszystkie podpisy? Wchodząc na stronę obywatel.gov.pl, wybierając możliwość elektronicznego podpisania dokumentu i korzystając z opcji sprawdzenia dokumentu. Kolejny - po samym sprawozdaniu - załącznik to skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Z przepisów nie wynika bezpośredni wymóg jej załączenia, jednak rekomendujemy takie rozwiązanie. Dodanie tego załącznika nie jest dla organizacji dużym wyzwaniem (uchwałę zatwierdzającą i tak NGO musi mieć), a kiedy znajdzie się ona w urzędzie, ten będzie miał jasność, że sprawozdanie zostało zatwierdzone w terminie i w terminie wysłane. Jeśli nie załączymy uchwały urząd może zechcieć dochodzić tego sam. Przepisy zmieniły się w tym roku, nie do końca wiadomo jaka będzie praktyka i dlatego polecamy, żeby uchwałę wysłać, bo powinna ona rozwiać wszelkie wątpliwości. Uwaga! Jeśli jakaś osoba z zarządu odmówiła podpisania sprawozdania finansowego to dołącza się również skany/zdjęcia takiej odmowy.

• Po wypełnieniu i „kliknięciu” dalej pojawi się dokument elektroniczny (jak niżej) z wprowadzonymi informacjami. Przeczytaj, sprawdź czy nie zaszła pomyłka. Teraz już czeka cię tylko wysłanie. Możesz to zrobić klikając „wyślij bez podpisu” albo (tak rekomendujemy) klikając „podpisz i wyślij”.

• Jeszcze raz zostaniesz przekierowany - poproszony o podpisanie pisma profilem zaufanym - po czym dokument zostanie przesłany na skrzynkę podawczą twojego urzędu skarbowego. Zostaniesz o tym poinformowany. Otrzymasz także na swojego maila informację o przesłaniu przez Ciebie pisma.