Publicystyka - ngo.pl

W sprawozdaniach finansowych w tym roku trochę się pozmieniało. Sporządzamy je wyłącznie elektronicznie i również elektronicznie podpisujemy. Z pozoru nic takiego – zmiana nie dotyczy przecież treści obowiązku, a jedynie jego formy - a jednak w pierwszym kwartale elektroniczne sprawozdania namieszały w pozarządowym świecie.

Wydaje się, że najgorsze mamy już za sobą. Maj i czerwiec to tradycyjny okres zatwierdzania i wysyłania sprawozdań. Sporządzone i podpisane elektronicznie sprawozdanie wysyłamy do właściwego urzędu. Jak to zrobić – opisujemy w instrukcji.

Nowy kształt przepisów zaskoczył w marcu elektronicznymi podpisami, ale zaskoczył też czymś jeszcze. Z przepisów wynika, że organizacje pozarządowe, które wysyłają sprawozdania do urzędów skarbowych (czyli NGO-sy nieprowadzące działalności gospodarczej), nie muszą dołączać do sprawozdań uchwał zatwierdzających. Wystarczy, że wyślą sprawozdanie.

Czy NGO-sy skorzystają z tak ukształtowanej procedury?

Wyjaśniamy dlaczego.

Dla porządku przypomnijmy: sprawozdanie finansowe nie wystarczy tylko sporządzić i podpisać (to robimy najczęściej w marcu) – trzeba też je zatwierdzić. Kto zatwierdza? W stowarzyszeniach często walne zebranie, w fundacjach rady – ale możliwe są też inne warianty (zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe…). Niezależnie od tego jaki organ dokonuje zatwierdzenia, przybiera ono formę dokumentu – uchwały zatwierdzającej.

Taka uchwała w ubiegłych latach, kiedy to sprawozdanie finansowe wysyłano do urzędu skarbowego analogowo (pocztą - w kopercie) lub zanoszono osobiście, stanowiła standardowy załącznik do sprawozdania.

W 2019 r. nadal trzeba sprawozdania zatwierdzać – tu nic się nie zmieniło. Co prawda sprawozdania sporządzamy i podpisujemy elektronicznie, ale uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania można spisać na papierze i złożyć na niej zwykłe podpisy. Podkreślmy jeszcze raz – uchwałę trzeba mieć, a sprawozdanie trzeba zatwierdzić.

Uchwalę mamy. Sprawozdanie też. Sprawozdanie wysyłamy do urzędu skarbowego – to pewne. Napracowaliśmy się sporo, żeby sprawozdanie sporządzić w formie elektronicznej i podpisać je elektronicznie. Czy podobną ilość pracy włożymy w sporządzenie uchwały – gdybyśmy chcieli ją załączyć do sprawozdania? Nie. Wystarczy, że podpisaną uchwałę np. zeskanujemy lub zrobimy jej zdjęcie (i tak powinniśmy to zrobić, żeby w jednym miejscu w komputerze zgromadzić wszytko co istotne dla sprawozdania). Dołączenie uchwały podczas obowiązkowego wysyłania sprawozdania będzie nas teraz dodatkowo kosztować jeden czy dwa kliki w ePUAP (zobacz instrukcja wysyłania sprawozdania do US). Niewiele.

Sprawozdanie finansowe sporządzamy, podpisujemy, zatwierdzamy i wysyłamy w odpowiednich ustawowych terminach. Obecne przepisy zostały tak ukształtowane, że administracja bardzo dokładnie widzi, kiedy nastąpiły dwie pierwsze czynności – sporządzenie i podpisanie. Z kolei brak obowiązku załączenia uchwały zatwierdzającej odcina urzędy od informacji czy organizacja pozarządowa dochowała dwóch kolejnych terminów – zatwierdzenia i wysłania.

Kiedy urząd skarbowy otrzymywał w latach ubiegłych uchwały zatwierdzające sprawozdania, miał do wglądu komplet terminów. Bez uchwały pewny jest tylko dwóch. Czy będzie chciał dochodzić pozostałych dwóch?

Spytaliśmy Ministerstwo Finansów. Byliśmy ciekawi czy: Urzędy skarbowe są świadome, że NGO-sy nie mają już obowiązku załączania uchwał i nie będą się ich domagały? W jaki sposób urzędy będą kontrolowały terminowość zatwierdzania i wysyłania sprawozdań? Czy należy spodziewać się jakichś dodatkowych działań kontrolnych, skoro urzędy nie będą widziały uchwał?

Ministerstwo potwierdziło jedynie, że nie ma już obowiązku załączania uchwał. Nie odpowiedziało jednak na żadne z zacytowanych wyżej pytań, dotyczących możliwych zachowań urzędów skarbowych. Regulacje są nowe, dużo jest niewiadomych, a praktyka dopiero się kształtuje. 

Czy warto się jednak tym kłopotać, skoro można załączyć do sprawozdania uchwałę i dostarczyć urzędowi skarbowemu wszystkie informacje? Urząd będzie wiedział czy organizacja pozarządowa dotrzymała terminów sprawozdawczych - znika niepewność, co do tego, jak się zachowa, wobec braku takich informacji!

Oczywiście wybór należy do organizacji. Prawo pozwala jej na wysłanie sprawozdania i niewysyłanie uchwały. My jednak rekomendujemy: wyślijcie sprawozdanie i uchwałę – niech urząd ma jasność, co się wydarzyło i kiedy. Będziecie spać spokojniej.