Publicystyka - ngo.pl

Możliwość internetowego załatwiania spraw urzędowych może być wspaniałym odkryciem. Wygodnie, siedząc w domu przed komputerem można załatwić urzędową sprawę, np. złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego. Wypełniony cyfrowo wniosek i odpowiednio przygotowane cyfrowe zdjęcie wysyła się do urzędu. Potwierdzenie złożonego wniosku jest bardzo proste: udowadniamy, że my to my za pomocą profilu zaufanego, w skrócie: ePUAP-u. I już. Gotowe.

Jest wiele innych spraw, które możemy w ten sposób przyspieszyć. Także w sferach, w których działają organizacje pozarządowe.

Posiadanie profilu zaufanego daje możliwość podpisywania i wysyłania dokumentów elektronicznie w imieniu organizacji pozarządowej, np. przez członka zarządu. Przydaje się to chociażby wtedy, gdy trzeba szybko zgłosić zbiórkę publiczną, a następnie ją rozliczyć. Możliwość elektronicznej rejestracji i rozliczenia zbiórki wprowadzono w lipcu 2014 roku ustawą o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Inną możliwością jest wysłanie do KRS sprawozdania finansowego organizacji (dotyczy to tych NGO, które prowadzą działalność gospodarczą).

W 2019 roku organizacje pozarządowe czeka elektroniczna rewolucja, związana z powszechnym obowiązkiem składania sprawozdań finansowych. Warto zawczasu pomyśleć o założeniu profilu zaufanego.

Aby uzyskać profil zaufany, czyli bezpłatną formę potwierdzania tożsamości danej osoby (osoby, nie organizacji!) w kontaktach z administracją publiczną, trzeba założyć konto na platformie ePUAP (epuap.gov.pl).

Jak założyć konto na ePUAP? Należy:

• wejść na stronę epuap.gov.pl
• kliknąć w przycisk  „zarejestruj się” 
• wypełnić prosty formularz rejestrowy. 

Jednak samo założenie konta nie wystarcza. Trzeba udowodnić, że jest się tym, kim się jest – czyli potwierdzić tożsamość i uzyskać profil zaufany. W tym celu należy udać się do urzędu, by potwierdzić, że jest się osobą, która zakładała konto. Na stronie epuap.gov.pl czytamy, że po założeniu konta „w ciągu 14 dni udaj się do dowolnego Punktu Potwierdzającego z dowodem osobistym lub paszportem”. Punkt Potwierdzający może znajdować się w urzędzie wojewódzkim, oddziale ZUS, urzędzie skarbowym, placówce poczty polskiej, banku, konsulacie.

 Listę punktów potwierdzających można znaleźć tutaj: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList

Można też założyć konto i profil zaufany, korzystając z bankowości internetowej.

Jak założyć profil zaufany przez bank? Należy:

• zalogować się do banku 
• znaleźć opcję tworzenia konta i profilu zaufanego (w systemie każdego banku jest to nieco inaczej zorganizowane)
• wypełnić i wysłać odpowiedni formularz, potwierdzając swoją wolę założenia profilu zaufanego zazwyczaj tak, jak to dzieje się przy dokonywaniu przelewów.

Bank potwierdza internetowo naszą tożsamość, ponieważ zidentyfikował nas już wcześniej, przy zakładaniu konta.

Podpisanie dokumentów profilem zaufanym to „kliknięcie” podpisz i potwierdzenie złożenia podpisu w przyjęty przez siebie sposób. Ten sposób to np. unikatowe hasło do potwierdzenia podpisania danego dokumentu wysyłane SMS-em na podany numer telefonu albo potwierdzenie za pomocą identyfikatora i hasła logowania do banku (jeśli profil zakładany był przez bankowość elektroniczną).

Sposób potwierdzania określamy samodzielnie.

Po założeniu profilu zaufanego i zalogowaniu się na platformę ePUAP, można także założyć profil dla swojej organizacji pozarządowej. Jeśli jesteśmy w zarządzie organizacji, mamy uprawnienia do podpisywania dokumentów w jej imieniu, to warto założyć także profil tej organizacji. Wtedy w jednym miejscu będziemy mieli zgromadzone wszystkie dokumenty podpisane i wysłane elektronicznie w imieniu NGO.

Jak założyć profil dla organizacji pozarządowej? Należy:

• zalogować się na osobiste konto na ePUAP.
• znaleźć opcję „utwórz nowy profil dla firmy lub instytucji” (obecnie w tym celu należy kliknąć na strzałkę obok swojego imienia i nazwiska i rozwinąć menu).

• zaznaczyć podmiot, dla którego zakładamy profil zaufany. Może być to fundacja lub organizacja społeczna (dla stowarzyszeń, klubów sportowych).

• wypełnić formularz z danymi naszej organizacji. Należy też stworzyć nazwę „Identyfikatora w ePUAP”. Może być nazwa organizacji, ale pisana bez spacji.

Z profilu organizacji można przełączyć się na swój własny osobisty profil zaufany – wchodząc w menu i klikając opcję  „zmień podmiot”. Osoba fizyczna może mieć więcej niż jeden profil organizacji.