Publicystyka - ngo.pl

Sprawozdania finansowe sporządzają wszystkie organizacje pozarządowe. Wyjątek stanowią NGO-sy, które prowadzą uproszczoną ewidencje przychodów i kosztów (ale trzeba ją odpowiednio zgłosić i nie da się tego zrobić w momencie, kiedy zorientujemy się, że mamy kłopot ze sprawozdaniem). W 2019 r. sporządzamy sprawozdania w formie elektronicznej i podpisujemy je również elektronicznie. Inaczej niż w latach ubiegłych. Jak sobie z tym poradzić?

W lutym sporządzenie przez przeciętną organizację sprawozdania finansowego i podpisanie go we właściwy sposób, było w większości przypadków niemożliwe. Główną barierę tworzył podpis kwalifikowany (płatny) - jeśli nie mieli go wszyscy członkowie zarządu, sprawozdania nie dało się prawidłowo podpisać. Sytuacja zmieniła się w pierwszym tygodniu marca, kiedy Ministerstwa Cyfryzacji umożliwiło podpisywanie dokumentów wieloma profilami zaufanymi.

Od momentu udostępnienia możliwości podpisywania sprawozdań profilem zaczęliśmy namawiać zarządy do ich zakładania: Profil zaufany – polecamy wszystkim członkom zarządów.

Kolejnym ważnym narzędziem, dzięki któremu NGO-sy są w stanie realizować obowiązki sprawozdawcze, jest aplikacja e-Sprawozdania Finansowe, umożliwiająca od połowy marca zapisanie sprawozdania w formacie xml (strukturze logicznej).  Ten format wymagany jest przy sprawozdaniach organizacji prowadzących działalność gospodarczą.

Sporządzenie sprawozdań finansowych, następnie ich podpisanie, potem zatwierdzenie przez właściwy organ i wreszcie wysłanie do odpowiedniego urzędu, to cały proces. W marcu koncentrowaliśmy się na sporządzeniu sprawozdań w formie elektronicznej i elektronicznych podpisach. Po pierwsze dlatego, że sporządzanie i podpisywanie następuje w marcu, a po drugie bo forma elektroniczna to zmiana kłopotliwa dla NGO. Przygotowaliśmy instrukcje jak przejść przez cały proces – aż do wysłania – najwięcej uwagi poświęcając w instrukcjach marcowym podpisom. 

Instrukcje są dwie, ponieważ proces jest różny dla dwóch różnych rodzajów organizacji: dla NGO-sów nieprowadzących działalności gospodarczej wydaje się prostszy, dla prowadzących odrobinę trudniejszy.

Wprowadzenie podpisów elektronicznych skupiło wiele uwagi na zagadnieniu kto i kiedy składa podpisy pod sprawozdaniem finansowych. Wcześniej na papierze wydawało się to prostsze, bo wstawić prawidłową (ustawową) datę przy podpisie nie było trudno. Ponadto z obserwacji poszczególnych przypadków można wywnioskować, że w urzędach nie sprawdzano zbyt często czy pod sprawozdaniami podpisują się ci co powinni. Podpisy elektroniczne, czy to kwalifikowane, czy w formie profilu zaufanego, mogą tę sytuację zmienić. Warto więc zachować się ostrożnie i trzymać przepisów.

Można się zdziwić, że tyle miejsca poświęcamy formie sporządzania sprawozdania i podpisom, nie zwracając uwagi na to co w środku – na same sprawozdanie. Zestawienie przychodów, kosztów, środków trwałych i całej reszty niezbędnych elementów sprawozdania jest przecież równie trudne, jeśli nie trudniejsze niż „opanowanie” profili zaufanych. A jednak to forma i podpisy są w tym roku gorącym tematem, bo – jak już zostało napisane – to właśnie ten element uległ zmianie.

LIVE z udziałem ekspertów ngo.pl, podczas którego odpowiadaliśmy na pytania związane ze sporządzaniem i podpisywanie sprawozdań finansowych w 2019 r.