Publicystyka - ngo.pl

Czy do sprawozdania finansowego musi być dołączona uchwała zarządu o przyjęciu? Jeśli tak to w jaki sposób, skoro ma być jeden plik xml?

Sprawozdanie finansowe wysyła się wraz z uchwałą zatwierdzającą. Ma to być skan/zdjęcie papierowo zrobionej i podpisanej ręcznie uchwały. Sprawozdanie finansowe z podpisami elektronicznymi tworzy jeden plik xml (jeśli sprawozdanie podpisujemy elektronicznie tak jak w instrukcji, do której odsyłamy), a uchwała (skan/zdjęcie) to drugi plik. Będziemy na pewno o tym przypominać w okresie zatwierdzania sprawozdań (maj/czerwiec).

Na stronie podatki.gov.pl jest informacja, że sprawozdanie ma być w formie pliku. Skan też jest plikiem…

Zgadza się, ale sprawozdanie musi być też podpisane elektronicznie. Możesz zatem zrobić skan, ale musi być on elektronicznie podpisany przez osobę sporządzającą sprawozdanie oraz wszystkich członków zarządu. Można to zrobić za pomocą profilu zaufanego. Skorzystaj z instrukcji: Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe NGO bez działalności gospodarczej w 2019 roku [INSTRUKCJA].

Czy sprawozdanie elektroniczne ma być plikiem z rozszerzeniem .xml

Może, ale nie zawsze musi. Sprawozdanie NGO z działalnością gospodarczą musi być sporządzone w strukturze logicznej – wtedy jest plikiem z rozszerzeniem xml (zobacz instrukcja). Sprawozdanie organizacji bez działalności gospodarczej musi mieć formę elektroniczną – może być obrazkiem, skanem, arkuszem excel – wtedy ma odpowiednio inne rozszerzenia np. jpg, pdf, xls (zobacz instrukcja).

Sprawozdanie przygotowane w postaci elektronicznej (niekoniecznie z rozszerzeniem xml – np. z rozszerzeniem pdf), po złożeniu na nim elektronicznych podpisów (z wykorzystaniem mechanizmów, które opisujemy w instrukcjach) zostaje przeniesione do pliku z rozszerzeniem xml.

Czyli może być tak, że podpisane dokumenty papierowo/ręcznie przez zarząd skanujemy i nanosimy na płytę?

Nie! Jeśli w ten sposób podpiszemy sprawozdanie to nie będzie ono podpisane prawidłowo - nie będzie podpisane elektronicznie. Sprawozdanie można sporządzić na papierze i zeskanować, ale otrzymany skan trzeba już podpisać elektronicznie (zgodnie z instrukcją dla NGO bez działalności gospodarczej). Elektronicznie podpisane sprawozdanie można potem nagrać na płytę.

Ręcznie podpisana i zeskanowana może być uchwała o przyjęciu sprawozdania - ale nie samo sprawozdanie.

Czy jak mam certyfikat kwalifikowalny, moge nim podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe czy muszę mieć profil zaufany?

Oczywiście nie musisz mieć profilu zaufanego. Jeśli masz podpis kwalifikowany, możesz się nim posłużyć przy podpisywaniu sprawozdań.

Czy wiecie Państwo jak w tej chwili wygląda procedura zakładania ePUAP-u? Czy wiąże się to z wizytą w instytucji, która musi nam potwierdzić nasz ePUAP?

Najłatwiej założyć profil zaufany korzystając z bankowości elektronicznej – taką możliwość będą mieli klienci większości wiodących banków. Alternatywą jest udanie się do urzędu (np. urzędu gminy, oddziału ZUS) – jednego z wielu, który znajdziemy na liście udostępnianej zakładającym profil. O tym jak założyć profil piszemy w informacji: Profil zaufany (ePUAP). Po co i jak go założyć?

Sprawozdanie do KRS czy MRPIPS?

Odpowiedź wybiegnie trochę poza temat live’a, ale uporządkujmy. Sprawozdanie do KRS wysyłają organizacje pozarządowe, które prowadzą działalność gospodarczą (widnieją w rejestrze przedsiębiorców). Organizacje bez działalności gospodarczej wysyłają sprawozdania do urzędu skarbowego. A MRPIPS? Resort pracy prowadził kiedyś bazę sprawozdań organizacji pożytku publicznego – obecnie tę bazę prowadzi Narodowy Instytut Wolności (https://niw.gov.pl/opp/sprawozdania-opp/). Do NIW składają sprawozdania organizacje pożytku publicznego – pamiętajmy jednak, że nie zwalnia to ich z obowiązków sprawozdawczych względem KRS czy US.

Jak mają założyć profile zaufane członkowie zarządu nie mający adresu e-mail, internetu, komputera itp. Osoby w wieku 70-80 lat?! U nas to niemożliwe!

Trudno nam odpowiedzieć na to pytanie – zaproponować jakąś konkretną procedurę czy sposób poradzenia sobie w tej sytuacji. Wprowadzając przepisy o elektronicznych sprawozdaniach i podpisach rząd uznał, że wszyscy obywatele są zdolni do korzystania z internetu, komputera itp. - to błędne założenie. Uważamy, że zawsze powinna pozostać ścieżka nieelektroniczna. Ale w tej chwili nic nie da się zrobić. Pozostaje to co powinno być mocną stroną NGO-sów – samopomoc: wsparcie innych członków, młodszych czy bieglejszych w obsłudze nowych technologii, może innej zaprzyjaźnionej organizacji. Członek zarządu, któremu mimo pomocy nie uda się podpisać sprawozdania elektronicznie może też w ostateczności skorzystać z prawa do odmowy podpisania sprawozdania (zobacz: Sprawozdania finansowe. Podpisywać, czy nie podpisywać do 31 marca?).

W jaki sposób wysłać deklarację UPL-1?

W wersji papierowej można ją złożyć osobiście lub wysłać listownie do urzędu skarbowego. Wysłanie pocztą przedłuży proces wpisania upoważnienia do systemu deklaracji. Można też upoważnienie wypełnić i wysłać przez ePUAP - tu potrzebne będą elektroniczne podpisy (np. profil zaufany) osób z zarządu podpisujących upoważnienie UPL-1.

Kto podpisuje pozycje 56 i 57 w UPL-1?

Pola 56, 57 nie są wypełniane gdy upoważnienie podpisywane jest przez zarząd, zgodnie z zapisanym w statucie sposobem reprezentacji. Pola te wypełniane są tylko w sytuacji gdy upoważnienie podpisuje wcześniej upoważniona do takich czynności osoba, np. prawnik organizacji.

Jakie będą skutki gdy CIT i sprawozdanie będzie po 31 marca?

Niezłożenie w terminie CIT-8 (do 31 marca – a w 2019 r. do 1 kwietnia, bo 31 marca wypada w niedzielę) lub sprawozdania finansowego (10 albo 15 dni po zatwierdzeniu) to wykroczenie, za które zwykle grozi mandat. Chronić przed nim będzie przyznanie do wykroczenia, wskazanie okoliczności opóźnienia i samo spełnienie obowiązku (tzw. czynny żal).