Publicystyka - ngo.pl

Elektroniczne sprawozdania finansowe pojawiły się już przy poprzednim okresie rozliczeniowym. Był to wstępny etap, obowiązywały przepisy przejściowe, grupa NGO, które musiały się tym przejmować nie była duża, a wywiązanie z obowiązku stosunkowo łatwe i bezkosztowe. Jednak od jesieni jest inaczej – sprawozdania elektroniczne to standard. Od tego czasu ngo.pl próbuje uzyskać informacje (głównie od ministerstwa finansów i urzędów skarbowych) jak organizacje pozarządowe mają się wywiązywać z obowiązków sprawozdawczych w nowej elektronicznej formie. Nie jest to proste. Przedstawiamy co udało nam się ustalić do tej pory.

Nadal staramy się uzyskać więcej informacji – jesteśmy w kontakcie z resortem finansów. Nie jest to więc ostateczne wyjaśnienie problemu elektronicznych sprawozdań. Taką mamy nadzieję…

Od 1 października 2018 r. przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują do sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Sama forma elektroniczna to nic złego, jednak powstaje wiele obaw związanych z tym obowiązkiem.

Obawy te dotyczą konieczności poniesienia przez organizacje pozarządowe kosztów koniecznych do wywiązania się z tego obowiązku (kosztów, których do tej pory ponosić nie musiały). Wygląda bowiem na to, że każdy członek zarządu organizacji pozarządowej będzie musiał wyrobić sobie płatny podpis elektroniczny (kwalifikowany).

Dodatkowo organizacje wpisane do rejestru przedsiębiorców będą musiały skorzystać ze specjalistycznego – prawdopodobnie płatnego - oprogramowania, aby sporządzić sprawozdania w „strukturze logicznej” (wymaganej przy sprawozdaniach składanych do KRS).

Ustawa o rachunkowości odróżnia sprawozdanie finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców od sprawozdań sporządzanych przez podmioty nie wpisane do tego rejestru.

Skupmy się na samym tylko sprawozdaniu organizacji niewpisanych do rejestru przedsiębiorców, czyli tych, które składają sprawozdanie do urzędu skarbowego (na podst. art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że ma to być forma elektroniczna nieustrukturalizowana – czyli „każdy rodzaj pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego”. Sprawozdanie można więc zrobić np. w Excelu, w Wordzie, albo zeskanować do pliku graficznego formę papierową – zrobić „zdjęcie”.

Uzyskaliśmy też informację, że ten elektroniczny dokument ma być „następnie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu”.

Przepisy przewidują dwa rodzaje podpisów elektronicznych: jeden z nich jest bezpłatny – potwierdzony profilem zaufanym, a drugi płatny – to podpis kwalifikowany.

Profilem zaufanym można podpisać tylko dokument odpowiednio do tego przygotowany, np. na stronie ePUAP lub w innym specjalnie stworzonym oprogramowaniu. Jednak na ePUAP nie ma przygotowanego formularza sprawozdania finansowego, który organizacje mogłyby wypełnić. 

Nie ma technicznej możliwości, aby za pomocą profilu zaufanego podpisać (i to jeszcze przez wszystkie osoby z zarządu) dokument przygotowany i przechowywany na dysku organizacji.

Pozostaje więc podpis kwalifikowany – za pomocą tego podpisu, można podpisać w zasadzie chyba każdy dokument. Ale podpis kwalifikowany jest podpisem płatnym! Większość organizacji ma kilku członków zarządu, ale są nawet takie, które mają ponad 10 osób w zarządzie. Wyrobienie podpisu kwalifikowanego przez każdego członka organizacji to duży koszt, nie każdą organizację będzie na to stać (zwłaszcza, że wiele organizacji działa zupełnie społecznie, nie pobierając żadnego wynagrodzenia).

Ministerstwo Finansów przygotowało co prawda aplikację do e-sprawozdań składanych do urzędu skarbowego (z instrukcji do aplikacji wynika, że umożliwi ona również podpisanie sprawozdania profilem zaufanym), ale aplikacja ta skierowana jest tylko dla osób fizycznych, a nie dla osób prawnych. Nie jest więc dla stowarzyszeń i fundacji.

Trudno doszukać się jakiegokolwiek sensu w wymogu sporządzania sprawozdania finansowego, np. w postaci graficznej. Tak jak struktura logiczna (jpk) ma wyraźny sens i cel (ułatwia agregowanie danych i kontrolę), to jakakolwiek inna nieustrukturyzowana postać elektroniczna sprawozdania finansowego, graficzna, tekstowa, czy nawet tabelaryczna, sensu nie ma (aby wykorzystać dane z takich sprawozdań administracja skarbowa i tak musi je przepisać). A już na pewno nie znajdziemy sensu w wysyłaniu np. zdjęcia sprawozdania podpisanego płatnym podopisem elektronicznym.

Pomijając sens - jeśli już pojawia się obowiązek składania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, to nie powinno być wymogu pospisywania go podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu lub przynajmniej powinno zostać przygotowane narzędzie, które umożliwiałoby podpisywanie sprawozdania przez profil zaufany.

Na koniec pojawia się jeszcze taką refleksja: przestawianie wszystkiego na formę elektroniczną, nie zawsze jest ułatwieniem, często jest wykluczeniem. Wykluczeniem całej masy ludzi, którzy nie mają przecież obowiązku korzystania z komputerów, internetu, na pewno nie mają obowiązku rozumienia sposobu działania najnowszych technologii (spójrzmy np. na stowarzyszenia kombatanckie). Owszem większość z nas korzysta z dobrodziejstw cyfryzacji, ale przecież nie wszyscy w takim samym stopniu. Organizacje pozarządowe skupiają zwykłych obywateli, chcących pomagać innym. Nakładanie kolejnych wymogów, może tylko spowodować niechęć do działania w organizacjach. Wydaje się, że przy wprowadzania przepisów o elektronicznych sprawozdaniach i podpisie kwalifikowanym projektodawca nie zdawał sobie sprawy jak wygląda codzienność wielu podmiotów, do których skierował te regulacje.