Publicystyka - ngo.pl

Od tego roku wszystkie organizacje pozarządowe mają obowiązek przekazywać sprawozdanie finansowe do Urzędu Skarbowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oraz opatrywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym) lub podpisem zaufanym (bezpłatnym). Kwalifikowane podpisy elektroniczne są płatne, a ze względu na fakt, iż sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie zarządu i każdy z nich musi posiadać własny podpis jest to rozwiązanie kosztowne. W związku z powyższym dla wielu małych organizacji pozarządowych wyjściem jest skorzystanie z bezpłatnego podpisu profilem zaufanym, za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). 

Podpisanie i wysłanie sprawozdania za pośrednictwem ePUAP nie jest jednak proste (w artykule na ngo.pl: https://publicystyka.ngo.pl/jakie-sprawozdania-finansowe-za-2018-rok-informacja-i-komentarz zasugerowano nawet, że nie ma technicznej możliwości, aby tego dokonać). Prezes Stowarzyszenia na rzecz Innowacji Społecznych NOVUM Mariusz Sobkowiak zwrócił się więc do Krajowej Administracji Skarbowej, Ministerstwa Finansów i Ministerstwa Cyfryzacji z prośbą o przedstawienie sposobu na podpisywanie i wysyłanie sprawozdań finansowych poprzez platformę ePUAP, korzystając z bezpłatnego podpisu zaufanego i zamieszczenie tej informacji na ogólnodostępnych stronach internetowych ministerstw. Trwają prace nad upublicznieniem takiej instrukcji, a na podstawie otrzymanych z Ministerstwa Cyfryzacji informacji Stowarzyszenie NOVUM stworzyło niniejszy poradnik.

Należy zacząć od tego, że sporządzone sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej wysyła się do właściwego dla siedziby podatnika urzędu skarbowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub doręcza do urzędu na informatycznym nośniku danych. Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdanie w formie nieustrukturyzowanej, czyli w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w formie pliku tekstowego w DOC, PDF, pliku graficznego (np. JPG), lub w postaci mieszanej. W przypadku zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego można przesłać podpisane pliki na maila urzędu skarbowego, lub dostarczyć na płycie CD, czy pamięci zewnętrznej. O ile podpisanie sprawozdania za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie sprawia trudności, to zrobienie tego za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego używanego na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej jest bardziej skomplikowane.

Po pierwsze każdy członek zarządu i osoba sporządzająca sprawozdanie muszą założyć profil zaufany w jednym z punktów potwierdzających lub w bankowości elektronicznej (informacje o tym, gdzie znaleźć punkt potwierdzający znajdują się na stronie profilu zaufanego: www.pz.gov.pl). Następnie po uzyskaniu profilu zaufanego jedna z osób, najlepiej prezes organizacji, powinna utworzyć na platformie ePUAP (www.epuap.gov.pl) profil organizacji pozarządowej (po zalogowaniu do swojego prywatnego konta na ePUAP przejść do zakładki „Utwórz profil firmy lub instytucji” z rozwijanej listy przy nazwie naszego profilu prywatnego).

Logując się do ePUAP na kontekście nowo założonego konta (naszej organizacji), należy przygotować sprawozdanie do podpisu zaadresowane do właściwego urzędu skarbowego i zapisać je w wersjach roboczych. W platformie ePUAP nie ma wzoru sprawozdania finansowego, z którego można by skorzystać. Należy więc posłużyć się formularzem Pisma Ogólnego do podmiotu publicznego, do którego załączamy pliki sprawozdania jako załączniki (np. w formacie PDF lub doc). Skorzystać należy jednak ze starego wzoru tego formularza (po nazwie formularza dodany jest dopisek „-stary wzór”), gdyż nowy wzór przekierowuje na stronę obywatel.gov.pl i nie będzie możliwości zapisania formularza w wersji roboczej. Do formularza dodajemy pliki sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat, informacje dodatkową, ogólną) w formie DOC, PDF lub JPG i zapisujemy w Robocze.

Następnie należy zaprosić do profilu firmy lub instytucji wszystkie osoby, które mają podpisać sprawozdanie. Aby to zrobić, rozwijamy listę przy nazwie organizacji i wybieramy „Zarządzanie kontem”, następnie „Uprawnienia” i „Zaproś osobę”. Każdy użytkownik, który ma dostęp do skrzynki instytucji (gdy przyjmie zaproszenie, wchodząc na swoim profilu prywatnym w „Uprawnienia” i wybierze „przyjmij” w oczekujących zaproszeniach) ma możliwość podpisania dokumentu (w tym przypadku Pisma Ogólnego), za pomocą funkcji „Podpisz -> Podpisz Podpisem Zaufanym” bez konieczności wysyłania dokumentu. Pismo takie przechowywane jest w skrzynce Robocze, co umożliwia podpisanie Profilem Zaufanym przez wszystkie wymagane osoby i wysłanie takiego dokumentu przez ostatniego użytkownika. Po podpisaniu dokumentu przez kolejną osobę dokument w skrzynce Robocze zostaje zaktualizowany o informacje typu „Wszystkie podpisy prawidłowe – Podpis prawidłowy Jan Kowalski, Podpis prawidłowy „drugiej osoby” itd. Umożliwia to podpisanie sprawozdania finansowego przez wszystkich członków zarządu i przez osobę sporządzającą. Ważne, aby żadna z osób podpisujących sprawozdanie nie wysłała go do czasu aż nie podpiszą się wszyscy członkowie zarządu i osoba sporządzająca. Może pojawić się wątpliwość dotycząca tego, że w ścisłym sensie podpisany zostaje formularz Pisma Ogólnego, a nie załączniki (czyli pliki ze sprawozdaniem finansowym). Pismo Ogólne zawierać jednak będzie podpisane wskazanie na plik w formacie doc lub PDF ze sprawozdaniem finansowym, stanowiący załącznik do Pisma Ogólnego.

Formularz należy zaadresować, wpisując co najmniej cztery znaki w „Ustaw/zmień adresata”. Z racji tego, że wyszukiwanie właściwego urzędu skarbowego korzystając z tej opcji może być trudne, warto poszukać na stronie internetowej urzędu skarbowego nazwy skrytki w ePUAP przypisanej do właściwej instytucji i tę nazwę wpisać w pole adresata. Urzędy skarbowe podają tę informację na swoich stronach w zakładce „Kontakt” -> „ePUAP”. Wyszukiwanie adresata nie działa również w przeglądarce Chrome (nie ma takich problemów za pośrednictwem Mozilla Firefox lub Internet Explorer). 

Po wysyłce urząd skarbowy dostanie przez ePUAP wszystkie pliki, plik Pisma Ogólnego i załączniki (wszystkie razem stanowią dowód, że sprawozdanie zostało podpisane, a wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru dowód, że zostało wysłane i doręczone). Weryfikacja w Urzędzie Skarbowym samego Pliku Ogólnego bez wysłanych załączników będzie negatywna, dlatego że plik zawiera wskazanie na te załączniki. Wysłany i podpisany bezpłatnym podpisem zaufanym ePUAP plik Pisma Ogólnego stanowi więc integralną całość z załączonym sprawozdaniem finansowym i należy przyjąć, że zastosowanie się do powyższej instrukcji spełnia wymagania dotyczące właściwego podpisania i przesłania do Urzędu Skarbowego sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Zastosowanie się do tych wskazówek pozwoli Państwa stowarzyszeniu na wywiązanie się z obowiązku sprawozdawczego bez konieczności zakupywania drogich komercyjnych podpisów elektronicznych. Jeśli będą mieli Państwo problem z wysyłką sprawozdania finansowego zgodnie z tą instrukcją można kontaktować się ze Stowarzyszeniem na rzecz Innowacji Społecznych NOVUM na adres mailowy: stowarzyszenie.novum@gmail.com.

Mariusz Sobkowiak

Prezes Stowarzyszenia NOVUM

certyfikowany specjalista ds. rachunkowości,

księgowy w organizacji pozarządowej