Publicystyka - ngo.pl

Z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK) mogą korzystać dziś organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej, niemające statusu organizacji pożytku publicznego, których przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły 100 tysięcy złotych. Limit ten właśnie został zmieniony. Od 1 stycznia 2025 roku UEPIK będą mogły wybrać NGO-sy, których przychody mieszczą się w granicach MILIONA złotych. W takim limicie odnajdzie się znakomita większość organizacji. Czy to oznacza, że uproszczona ewidencja powinna stać się dominującą formą prowadzenia księgowości w III sektorze?

Każda organizacja pozarządowa spełniająca wymogi (piszemy o nich m.in. w artykule: Wybór lub rezygnacja z UEPIK. Zacznij rozważać formę prowadzenia księgowości w przyszłym roku) powinna bardzo wnikliwie przeanalizować wszystkie za i przeciw, zanim skorzysta z UEPiK. Może się okazać, że "uproszczona ewidencja" nie spełni w jej przypadku swojej funkcji, nie dostarczy odpowiednich i wiarygodnych informacji władzom i członkom samej organizacji, jak i jej partnerom, za to – paradoksalnie – przysporzy większej pracy osobie zajmującej się księgowością.

Prowadząc UEPIK należy zbierać w prostym zestawieniu przychody i koszty, podobnie jak to robią mali przedsiębiorcy wypełniając księgę przychodów i rozchodów (KPiR). W przypadku organizacji trzeba jednak również zbierać dane potrzebne do rozliczenia z podatku dochodowego od osób prawnych (deklaracji CIT-8 z załącznikiem CIT-8/O). Dochodzi do zderzenia dwóch porządków: proste, jak w przypadku księgi przychodów, zestawienie przychodów i kosztów, nie przystaje do rozbudowanej struktury informacji wymaganych przy rozliczeniu zwolnień podatkowych w deklaracji CIT-8/O.

Co to oznacza w praktyce? Sama tabela służąca do prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów (opisana w rozporządzeniu) na pierwszy rzut oka wydaje się intuicyjna. Wymaga wpisywania następujących po sobie dokumentów z podaniem danych kontrahenta, opisu zdarzenia, kwot przychodów (z wyodrębnieniem działalności odpłatnej i pozostałej) albo kosztów.

Jednak podczas wpisywania poszczególnych kosztów intuicja będzie zdecydowania niewystarczającą. Koszty muszą zostać bowiem podzielone na te stanowiące koszty uzyskania przychodu i te niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i związane jest z wykazywaniem kosztów w deklaracji CIT-8. Obowiązek ten, realizowany w momencie wpisywania pojedynczego kosztu, może być kłopotliwy nawet dla księgowych.

Do zebrania danych do deklaracji CIT, trzeba również sporządzać tabelę nazwaną zestawieniem przepływów finansowych (ZPF). W tym wypadku nie można już mówić o prostocie, a raczej o poważnej specjalizacji. Zestawienie to ma służyć comiesięcznemu zebraniu informacji o przychodach i kosztach w podziale na stosowane w organizacji zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych z zachowaniem różnego traktowania kosztów stanowiących i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W tabeli powinniśmy również monitorować wydatkowanie środków zwolnionych z podatku pozostałych z poprzednich lat. Prawidłowe jej wypełnienie będzie możliwe – ponownie – jedynie w przypadku organizacji o małych i mało zróżnicowanych przychodach.

ZPF jest zestawieniem ściśle podatkowym. Zbierane w nim dane to kwoty wpisywane w poszczególnych polach rocznej deklaracji CIT-8 i załącznika CIT-8/O. W praktyce mamy więc tu comiesięczne kompletowanie danych deklaracji podatkowej, której obowiązek sporządzenia pojawi się dopiero po zakończonym roku.

Co ważne, w kontekście dużego podniesienia dopuszczalnego rocznego limitu przychodów organizacji, tabela przewiduje możliwość ewidencjonowania kwot TYLKO dla trzech zwolnień podatkowych wynikających z art. 17 ust 1 pkt. 4, 40 i 47 ustawy o CIT - na inne zwolnienia, np. wynikające z dotacji otrzymanych od agencji rządowych (pkt 48), czy z pomocy zagranicznej (pkt 23), zwyczajnie nie ma tu miejsca.

Sprowadzenie informacji księgowych do ogólnej kwoty przychodów i kosztów (wg. schematu z rozporządzenia) niesie kolejne ograniczenia. Nie ma w takim wypadku miejsca na podział przychodów i kosztów na poszczególne projekty (działania) organizacji. W efekcie ograniczona jest informacja o tym, z jakich źródeł zostały sfinansowane i ile kosztowały.

Wyodrębnienie przychodów i kosztów w przypadku większości dotacji jest obowiązkowe. Organizacja stosująca uproszczoną ewidencję musi we własnym zakresie (bez podpowiedzi rozporządzenia) opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z poszczególnych dotacji. Może to np. zrobić, opracowując tabelę pomocniczą, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPIK. Ważne jest przy tym, by pomocnicza tabela zawierała numery wpisu każdego dokumentu w UEPIK. Taka rozbudowa nie wynika z przepisów o UEPIK, więc by była bezpieczna dla organizacji, musimy mieć pewność, że zyska ona akceptację dotującego (że będzie dla niego wystarczającym wypełnieniem obowiązku księgowego wyodrębnienia środków z dotacji).

Innym ograniczeniem uproszczonej ewidencji jest brak informacji o posiadanych przez organizację aktywach, na przykład gotówce, stanie kont bankowych, zobowiązaniach czy należnościach dla organizacji. Nie będzie to problemem dla bardzo małej organizacji, ale zapanowanie i zebranie wiarygodnych informacji o całym majątku nawet nieco większej organizacji będzie już dużym wyzwaniem (o milionowym majątku nie wspominając).

To zresztą nie koniec obowiązków. Dla każdej zatrudnionej w organizacji osoby, prowadząc UEPIK, trzeba będzie sporządzić oddzielną ewidencję wynagrodzeń, składek ZUS i zaliczek na podatek PIT. Analogiczny obowiązek dotyczy majątku rzeczowego i wartości niematerialnych i prawnych.

Formalnie od 1 stycznia 2025 roku uproszczona ewidencja przychodów i kosztów będzie dostępna dla ogromnej rzeszy organizacji pozarządowych. W przybliżeniu będzie mogło z niej skorzystać co najmniej 80% organizacji (tyle organizacji może mieścić się w limicie - nie bierzemy tu jednak pod uwagę pozostałych warunków ustawowych). 

Czy zmiana limitu powoduje, że zmienia się odpowiedź na pytanie: Dla kogo UEPIK? Raczej nie - przynajmniej do czasu, kiedy nie zostanie zmienione rozporządzenie, o którym już wspominaliśmy. To zresztą też nie da automatycznej gwarancji, że wszystkie uprawnione NGO-sy będą mogły czuć się bezpiecznie stosując uproszczoną ewidencję. 

Dziś - w perspektywie 2025 roku - należy wskazać, że UEPIK jest dla podobnej grupy organizacji jak w poprzednim okresie. Stosowanie uproszczonej ewidencji będzie bezpieczne w przypadku organizacji, które:

• mają małe aktywa, niewielkie środki na koncie bankowym, mało środków w kasie, brak lub mało należności dla organizacji, brak lub mało zobowiązań;
• mają mało różnorodne przychody, na przykład tylko składki i pojedyncze darowizny;
• nie zatrudniają pracowników lub wypłacają jedynie pojedyncze wynagrodzenia w ciągu roku;
• nie planują ubiegać się o dotacje (chyba, że są przygotowane na stworzenie odrębnego od UEPIK sposobu księgowania przychodów i kosztów na potrzeby dotacji);
• nie planują w danym roku ubiegać się o status organizacji pożytku publicznego czy prowadzić działalność gospodarczą (te dwa ostatnie ograniczenia zapisane są wprost w art. 10a ustawy o pożytku).

Wybór UEPIK jest wyborem organizacji. Organizacje mogą wybierać formę prowadzenia księgowości i korzystać z szeroko otwartych drzwi do UEPIK - o tym otwarciu zadecydowało dziesięciokrotne zwiększenie dotychczasowego limitu przychodów. Konsekwencje tego wyboru poniosą same organizacje. Staraliśmy się tu wskazać na wady tego rozwiązania, wady które mogą się ujawnić szczególnie w przypadku organizacji zbliżających się do granic nowego limitu. Nikomu jednak nie można zabronić skorzystania z przysługującego mu prawa.