Publicystyka - ngo.pl

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program długoterminowego oszczędzania środków pochodzących z trzech źródeł – od pracownika, od pracodawcy i z budżetu państwa. Program jest dobrowolny dla pracowników, ale obowiązkowy dla pracodawców. Jeśli osoba zatrudniona nie złoży pracodawcy deklaracji o rezygnacji z wpłat na PPK, pracodawca ma obowiązek nie tylko odprowadzać na PPK odpowiednią część wynagrodzenia pracownika, ale także dodatkowo ze swoich środków wpłacić na nie 1,5% tego wynagrodzenia. Pracownik może z PPK zrezygnować, ale pracodawca nie może go do tego w żaden sposób – formalny czy nieformalny – zmuszać. Nakłanianie pracowników do rezygnacji z PPK podlega surowej karze grzywny – nawet do 1,5% funduszu wynagrodzeń organizacji za poprzedni rok obrotowy, grzywna taka może być nałożona także na osobę fizyczną, która z upoważnienia i w umieniu organizacji próbuje taką rezygnację wymusić.

Niedopuszczalne jest też obniżanie pracownikowi wynagrodzenia na umowie o pracę, po to, żeby zrekompensować pracodawcy jego obciążenia spowodowane obowiązkiem wpłacania środków na PPK pracownika. Ponieważ zaś dla pracownika przystąpienie do PPK oznacza w praktyce „premię” w wysokości 1,5% wynagrodzenia, plus 240 złotych rocznie z budżetu państwa, może się okazać, że zainteresowanie PPK wśród pracowników organizacji pozarządowych będzie na tyle duże, że spowoduje przejściowe problemy z „domknięciem” budżetów projektów, jeśli w odpowiednim momencie nie uwzględniły PPK. 

Dla większości organizacji obowiązek przystąpienia do programu powstanie już w 2021 roku, wtedy bowiem obejmie wszystkie podmioty, niezależnie od wielkości zatrudnienia. Wcześniej był obowiązkowy tylko dla organizacji zatrudniających co najmniej 20 osób, a to ciągle niewielki odsetek wszystkich organizacji.

Obecnie trwa czwarty, ostatni etap wdrażania PPK, dokładne policzenie pracowników posłuży nam wyłącznie do upewnienia się, że na pewno nie mieliśmy obowiązku wprowadzenia PPK już wcześniej, na trzecim etapie. Dla organizacji zatrudniających na dzień 31 grudnia 2019 roku co najmniej 20 osób termin na podpisanie umów o zarządzanie PPK upłynął 27 października 2020 r., a umów o prowadzenie PPK – 10 listopada 2020 r. Z uwagi na szerszą ustawową definicję „osoby zatrudnionej”, obejmującą także osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, jeśli z tego tytułu podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu – jeśli Twoja organizacja ustalając termin wprowadzenia PPK policzyła tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, może się okazać, że jest już spóźniona z realizacją swoich istotowych obowiązków, bo po doliczeniu zleceniobiorców osiągnęła limit zatrudnienia dla trzeciego etapu. Jeśli tak się stało, należy szybko nadrobić niedopatrzenie. 

Liczenie pracowników przyda się także, aby sprawdzić czy organizacja nie należy do niewielkiej grupy niepodlegającej ustawie. Ustawy nie stosuje się bowiem do mikroprzedsiębiorcy – czyli podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą i zatrudniającego nie więcej niż 10 osób – jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK (taki mikroprzedsiębiorca zostaje jednak objęty obowiązkami wynikającymi z ustawy, jeśli któryś z pracowników w dowolnym momencie złoży oświadczenie o chęci przystąpienia do PPK).

zobacz też: Mikroprzedsiębiorcy bez obowiązków związanych z PPK. A dlaczego nie NGO-sy?

Pracownicze Plany Kapitałowe to system oszczędzania, w którym na koncie pracownika gromadzone są środki pochodzące z jego własnego wynagrodzenia, środków przekazanych przez pracodawcę oraz dopłat z budżetu państwa. Wysokość wpłat podstawowych (obowiązkowych) kształtuje się następująco: 

• Obowiązkowa wpłata pracownika – 2% jego wynagrodzenia
• Obowiązkowa wpłata pracodawcy – 1,5% wynagrodzenia pracownika
• Wpłata powitalna z budżetu państwa – 250 zł jednorazowo
• Dopłata roczna z budżetu państwa – 240 zł rocznie

Wpłaty na PPK są naliczane nie tylko od wynagrodzenia zasadniczego, czyli tego, które pracownik ma zapisane w umowie pracę, ale od wszystkich przychodów ze stosunku pracy wliczanych do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W przypadku pracowników będą to więc nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, ale też wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Pracownik, którego wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (niezależnie od wymiaru etatu, należy zsumować wynagrodzenie uzyskiwane przez pracownika ze wszystkich stosunków zatrudnienia, z których jest objęty obowiązkowo lub dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi), może zwrócić się z wnioskiem o obniżenie obowiązkowej wpłaty, ale nie może być ona mniejsza niż 0,5% jego wynagrodzenia.

Oprócz wymienionych wyżej wpłat obowiązkowych, zarówno pracownik, jak i pracodawca, mogą zdecydować się wpłacać dodatkowe, nieobowiązkowe wpłaty (nie są one w żaden sposób od siebie uzależnione). Ustawodawca określił jedynie maksymalne ich wysokości:

• Dobrowolna wpłata pracownika – do 2% jego wynagrodzenia
• Dobrowolna wpłata pracodawcy – do 2,5% wynagrodzenia pracownika

Jeśli pracodawca zdecyduje się wpłacać na PPK swoich pracowników dobrowolną wpłatę, może dowolnie ustalić jej wysokość (nie przekraczając jednak 2,5% wynagrodzenia pracownika), może ją też zróżnicować w zależności od stażu pracy, a także uzależnić od tego czy pracownik też odprowadza dobrowolną wpłatę. Zasady dobrowolnych wpłat pracodawcy muszą być takie same dla pracowników i zleceniobiorców, być precyzyjnie opisane w przyjętym przez organizację regulaminie wynagradzania, oraz uwzględnione w umowie o zarządzanie podpisanej z wybraną instytucją finansową.

Przykładowe zapisy:

• Dla każdego pracownika decydującego się na dodatkową dobrowolną wpłatę w wysokości 1% wynagrodzenia pracodawca deklaruje wniesienie dodatkowej dobrowolnej wpłaty w tej samej wysokości.
• Każdemu pracownikowi o stażu pracy powyżej 5 lat pracodawca odprowadza dodatkową dobrowolną wpłatę w wysokości 0,5% wynagrodzenia, za każde kolejne 5 lat stażu wpłata wzrasta o 1%.

Skoro już wiemy, że nasza organizacja podlega przepisom ustawy, a być może nawet z przerażeniem odkryliśmy, że jest już spóźniona z realizacją wynikających z niej obowiązków, bo źle policzyła pracowników, przystępujemy do wybrania instytucji, która będzie zarządzała PPK naszych pracowników. Program nie przewiduje bowiem indywidualnego wybierania, komu ubezpieczeni powierzą pomnażanie swoich oszczędności w ramach PPK – pracodawca podpisuje umowę z jednym podmiotem i pracownicy, którzy będą chcieli wziąć udział w programie oszczędzają w jednym miejscu. Nie muszę więc tłumaczyć jak ważny jest wybór podmiotu zarządzającego oszczędnościami naszych pracowników i jak ważne jest, aby wybór został możliwie partycypacyjne dokonany. W organizacji, w której nie ma związków zawodowych podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie u niej przyjętym. 

W większości organizacji nie przewidziano specjalnego trybu na podobne okazje, zarząd powinien więc zadbać o to, żeby do procesu zaprosić najbardziej zainteresowanych – czyli pracowników – nie może natomiast sam wyznaczyć osoby lub osób, które będą reprezentować pracowników. Ten wybór zawsze musi pozostawić pracownikom, sam może tylko ustalić sposób, w jaki przedstawiciel lub przedstawiciele załogi zostaną przez nią wybrani. Wszędzie tam, gdzie w grę wchodzą pieniądze – czasami nawet bardzo duże – szczególnie wskazana jest transparentność, zachęcam więc do przyjęcia procedury, która będzie dla wszystkich zatrudnionych jasna, jawna i włączająca. Może to być np głosowanie wśród wszystkich pracowników nad wyborem członków komisji, która dokona wyboru. Pracodawca może sam wybrać instytucję zarządzającą PPK tylko w przypadku, gdy na miesiąc przed upływem terminu, w którym jest zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie. Aby proces był uczciwy, należy tak wybranej reprezentacji pracowników zostawić odpowiednio dużo czasu na przeprowadzenie wyboru, dobrze więc zabrać się za to jak najszybciej.

Ustawa nie narzuca kryteriów wyboru, dokonuje się go „na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.”.

Listę instytucji finansowych oferujących zarządzanie PPK można znaleźć na oficjalnej stronie programu www.mojeppk.pl (lista: https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html), tam też znajdziecie zestawienie przyjętych przez nie opłat za zarządzanie środkami, co jest oczywiście ważnym kryterium w wyborze, ale nie powinno być jedynym. Proces wyboru instytucji zarządzającej należy udokumentować. 

Umowę z instytucją zarządzającą musimy zawrzeć najpóźniej do 23 kwietnia 2021 r. (ten termin, oraz termin podpisywania umów w imieniu pracowników, o którym piszemy poniżej, dotyczy ostatniej czwartej grupy podmiotów – czwartego etapu – a nie podmiotów, które już teraz powinny mieć podpisane umowy). Może zostać zawarta w dowolnej formie dopuszczalnej na gruncie Kodeksu cywilnego, jednak jej treść powinna móc zostać utrwalona na trwałym nośniku w postaci elektronicznej (np. na nośniku USB, płycie CD, ale też w formacie pliku PDF przekazanym drogą mailową).

Gdy już wybraliśmy instytucję, która będzie zarządzać oszczędnościami naszych pracowników w ramach PPK i podpisaliśmy umowę na zarządzanie, musimy ustalić ostateczną listę pracowników, którzy ostatecznie do programu przystąpią. To w ich imieniu najpóźniej do 10 maja 2021 z wybraną wcześniej instytucją finansową zarządzającą PPK podpiszemy umowę na prowadzenie go dla naszych pracowników i zleceniobiorców. Bo choć ustawa ma w nazwie „pracownicze” dotyczy nie tylko pracowników ale „osób zatrudnionych”, tak jak zostały one zdefiniowane w tej ustawie – a jest to pojęcie znacznie szersze niż to wynikające z kodeksowej definicji pracownika. Osobą zatrudnioną – a więc taką, którą obejmie program – są, oprócz pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy o pracę nakładczą także osoby osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów. 

Nie wszyscy pracownicy jednak mogą, i nie wszyscy pracownicy muszą chcieć, wziąć udział w programie. Pracownicy w wieku 18-54 lata są domyślnie zapisani do programu, co oznacza, że nie muszą dopełniać żadnych formalności, żeby z programu skorzystać, mogą też z niego zrezygnować składając pracodawcy odpowiednią pisemną deklarację o niedokonywaniu wpłat.

Pracownicy w wieku 55-70 lat nie są do programu domyślnie zapisani, ale mogą do niego przystąpić na podstawie złożonego do pracodawcy wniosku o przystąpienie do programu. Pracodawca ma natomiast obowiązek ich wcześniej poinformować o takiej możliwości. Pracownicy powyżej 70 roku życia są niestety z programu całkowicie wykluczeni.

Każdy pracownik w wieku 18-54 lata, a więc domyślnie zapisany do programu, może z niego zrezygnować przed jego rozpoczęciem lub w dowolnym momencie po, składając pracodawcy deklarację w formie pisemnej. Wzór tej deklaracji określa rozporządzenie ministra finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, znajdziecie go tutaj (https://www.mojeppk.pl/pliki/repozytorium-plikow/materialy-do-pobrania/pdf/deklaracja_o_rezygnacji_z_dokonywania_wplat_do_ppk.pdf). W przypadku złożenia takiej deklaracji, co cztery lata (począwszy od 1 kwietnia 2023) zostaną ponownie automatycznie zapisani do programu i aby z niego zrezygnować muszą taką deklarację ponowić.

Pracodawca ma obowiązek poinformować osobę zatrudnioną o:

• Pracowniczych Planach Kapitałowych i zasadach ich finansowania,
• wysokości obowiązkowych wpłat pracownika i pracodawcy,
• możliwości wnoszenia przez pracownika wpłaty dobrowolnej i jej maksymalnej wysokości,
• przysługującej pracownikowi ze środków budżetu państwa wpłacie powitalnej i rocznej,
• możliwości zrezygnowania w każdej chwili z PPK, a także powrotu do niego w dowolnym momencie,
• możliwości obniżenia wpłaty obowiązkowej dla pracownika, którego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia,
• a także o możliwości dobrowolnego przystąpienia do programu przez pracownika powyżej 55 roku życia.

Uruchomienie PPK w organizacji to dopiero początek „przygody” z tą formą oszczędzania. W miarę upływu czasu będą dochodzić nowi pracownicy, których trzeba będzie obejmować programem, niektórzy pracownicy mogą z niego wypadać i ponownie wracać, może się też okazać, że zdecydujemy się zmieniać instytucję finansową obsługującą program. Z pewnością samo jego wdrożenie jest dla organizacji – zwłaszcza tych niewielkich, posiadających bardzo skromne zasoby i samodzielnie prowadzących księgowość w najprostszej formie – dużym wyzwaniem nie tylko finansowym, ale też organizacyjnym. Wprowadzenie PPK wiąże się dla organizacji nie tylko z koniecznością wygospodarowania dodatkowych środków w wysokości 1,5% budżetu przeznaczonego na wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców spełniających ustawowe kryteria „osoby zatrudnionej”, to także konieczność dostosowania programu księgowego do wymogów, oraz prowadzenia i archiwizowania dokumentacji.

Ustawodawca przewidział surowe kary dla pracodawców i działających w ich imieniu osób za złamanie przepisów ustawy. Karalne jest nie tylko niezawarcie w przewidzianym terminie umowy o zarządzanie/prowadzenie PPK, niedokonywanie wpłat czy nieprowadzenie obowiązkowej dokumentacji, ale także – uwaga –  nakłanianie osoby zatrudnionej lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Grzywny dla organizacji lub działającej w jej imieniu osoby, która dopuściła się tych uchybień mogą wynieść od 1000 zł aż do 1,5% funduszu wynagrodzeń organizacji za ubiegły rok obrotowy.