Publicystyka - ngo.pl

Rok temu organizacje zatrudniające pracowników oraz zleceniobiorców, za których odprowadzają obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, musiały wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe. 

Jeśli Twoja organizacja zatrudnia(ła) osoby, za które zadeklarowała w ZUS składki na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a nie podpisała umowy o zarządzanie PPK z żadną z instytucji finansowych, dostała lub dostanie wezwanie z Polskiego Funduszu Rozwoju wzywające ją do zawarcia w terminie 30 dni umowy ze wskazaną przez Fundusz instytucją finansową (PFR TFI SA) lub wyjaśnienia przyczyn jej niezawarcia.

Ułatwienie to nie ma (jeszcze) zastosowania do organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej, choć od początku apelujemy o zrównanie w tym zakresie organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej z organizacjami taką działalność prowadzącymi (zobacz m.in.: Petycja OFOP). Na razie, niestety, bez skutku, dlatego warto po roku wrócić do tematu, zwłaszcza, że w międzyczasie wiele organizacji zaczęło podlegać tym obowiązkom, po zatrudnieniu osób spełniających kryteria „osoby zatrudnionej” (szczegółowe omówienie ustawowego terminu i jego zastosowania znajdziecie we wcześniejszych artykułach dotyczących ustawy, podobnie jak szczegółowe wskazówki co powinna zrobić organizacja, aby wdrożyć PPK, zob.: PPK – obowiązki organizacji). A grzywna za niewywiązanie się z samego tylko obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie wynosi aż 1,5% ubiegłorocznego funduszu płac i może zostać nałożona także na osoby fizyczne odpowiedzialne w organizacji za to zaniedbanie. 

Odsyłam zatem do ubiegłorocznych artykułów, jak wprowadzać PPK w organizacjach pozarządowych (zob.: zebrane w wątku wiadomości dotyczące PPK w NGO), a w tym zajmę się sytuacją organizacji, która zatrudnia(ła) nowe „osoby zatrudnione” już po obowiązującym w ubiegłym roku terminie na ostateczne wdrożenie PPK i musi(ała) w imieniu tych osób podpisać umowę o prowadzenie PPK z instytucją finansową. Omówimy tu dwa przypadki: przypadek organizacji, która miała już podpisaną umowę z instytucją finansową ("weszła do systemu") i przypadek organizacji, w której dopiero pojawienie się pracownika powoduje, że musi ona zainteresować się PPK.

Organizacje zatrudniające „osoby zatrudnione” przed 31 stycznia 2021 r. musiały zawrzeć umowy o zarządzanie PPK z wybraną (przy udziale pracowników) instytucją zarządzającą, nawet jeśli ostatecznie żaden pracownik/zleceniobiorca nie zamierzał korzystać z tej formy oszczędzania. Z obowiązku tego były zwolnione tylko organizacje mające status mikroprzedsiębiorcy, w których wszystkie „osoby zatrudnione” złożyły oświadczenie o rezygnacji z przystąpienie do PPK. Oświadczenie takie musiało mieć formę pisemną i być przygotowane zgodnie z ustawowymi wytycznymi, nie może to być zatem ani ustna deklaracja, ani informacja przekazana pracodawcy w swobodnej formie. 

Jeśli przed 31 stycznia 2021 roku organizacja zatrudniała „osoby zatrudnione” i nie korzysta z wyjątku dla mikroprzedsiębiorcy, ma już podpisaną umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. 

Nie oznacza to jednak, że osoby w niej zatrudnione już w PPK oszczędzają - jeśli wszystkie uprawnione osoby złożyły organizacji oświadczenia o nieprzystąpieniu do PPK, obowiązki organizacji sprowadzały się tylko do podpisania umowy o zarządzanie. 

Jeśli jednak od tamtego czasu organizacja zatrudniła „osobę zatrudnioną”, która ma prawo oszczędzać w PPK (przypominam, osoby powyżej 70 roku życia nie mają takiej możliwości) i chce z tego prawa skorzystać, należy w jej imieniu i na jej rzecz podpisać z wybraną wcześniej instytucją finansową drugą umowę – umowę o prowadzenie PPK. Zawiera się ją po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia tej osoby w organizacji, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Ustawa o PPK nie zawiera regulacji określającej sposób obliczania trzech miesięcy zatrudnienia, zgodnie zatem z zasadami ogólnymi trzymiesięczny okres liczy się po prostu jako 90 dni.

Organizacja która wcześniej nie miała obowiązku podpisania umowy o zarządzanie PPK, bo nie zatrudniała „osób zatrudnionych” lub korzysta z wyjątku dla mikroprzedsiębiorców, wejdzie do systemu PPK, jeśli po 31 stycznia 2021 roku zaszła któraś z poniższych sytuacji:

a) organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej zatrudni(ła) osobę uprawnioną do udziału w PPK (nie ma tu znaczenia czy ta osoba będzie chciała ostatecznie z PPK korzystać),

b) organizacja prowadząca działalność gospodarczą i mająca status mikroprzedsiębiorcy zatrudniła osobę uprawnioną do udziału w PPK, a osoba ta nie złożyła oświadczenia o rezygnacji z oszczędzania w PPK,

c) organizacja prowadząca działalność gospodarczą zatrudniająca „osoby zatrudnione”, które wcześniej złożyły jej oświadczenia o nieprzystąpieniu do PPK zatrudniła po tym chociaż jedną osobę, która nie zrezygnowała z PPK lub osoby, które wcześniej zrezygnowały zmieniły zdanie i chcą rozpocząć oszczędzanie w PPK. Nie ma tu znaczenia ile takich osób będzie, wystarczy, że chęć uczestnictwa w PPK wyrazi jeden zleceniobiorca, za którego organizacja odprowadza obowiązkowe składki na ubezpieczenie emerytalne, żeby organizacja musiała wejść do systemu,

d) organizacja prowadząca działalność gospodarczą zatrudniająca „osoby zatrudnione”, które wcześniej złożyły jej oświadczenia o nieprzystąpieniu do PPK, „zwalniając ją” tym samym z konieczności podpisania umowy o zarządzanie PPK, wyrejestrowała się z Rejestru Przedsiębiorców, a zatem utraciła status mikroprzedsiębiorcy uprawniający do ulgowego traktowania.

W każdej z wymienionych sytuacji pierwszym krokiem wdrażania PPK będzie wybranie instytucji finansowej i podpisanie z nią umowy o zarządzanie, bez względu na to, czy i ile osób ostatecznie do PPK przystąpi. Jak powinien wyglądać proces wyboru instytucji finansowej – omawialiśmy w ubiegłym roku (zob.: Jak wdrożyć PPK w NGO [film]).

Umowę o zarządzanie PPK organizacja musi zawrzeć nie później niż̇ na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązana zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Aby zatem określić ostateczny termin na podpisanie umowy na zarządzanie PPK należy ustalić termin na podpisanie w imieniu pracownika umowy na prowadzenie PPK (zgodnie z przykładami podanymi we wcześniejszym punkcie).

Pracownicze Plany Kapitałowe są dobrowolne dla „osoby zatrudnionej”, może ona w dowolnym momencie zmienić zdanie na temat swojego uczestnictwa w PPK, czy wysokości odprowadzanej za siebie kwoty. Pracownik, który wcześniej był w PPK może w dowolnym momencie złożyć pracodawcy deklarację o rezygnacji z PPK  – obowiązuje ona od dnia złożenia, zatem pracodawca od tej daty zaprzestaje naliczania i odprowadzania wpłat na PPK za tego pracownika.

Osoba zatrudniona, która wcześniej złożyła deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, również może w dowolnym momencie złożyć pracodawcy wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. Wpłaty do PPK należy naliczyć i pobrać już w miesiącu złożenia tego wniosku, a następnie dokonać tych wpłat w miesiącu następnym. W praktyce wygląda to tak, że jeśli wniosek o dokonywanie wpłat został złożony przed terminem wypłaty wynagrodzenia to już̇ od tego wynagrodzenia należy naliczyć pierwsze wpłaty do PPK. Natomiast, jeśli taki wniosek został złożony po wypłacie wynagrodzenia, pierwsze wpłaty powinny zostać naliczone i dokonane do 15 dnia kolejnego miesiąca. Jeśli w imieniu tego pracownika nie zawarto wcześniej umowy o prowadzenie PPK, należy to zrobić niezwłocznie po złożeniu przez niego deklaracji o przystąpieniu.

Organizacja, która nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, będzie podlegać karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego. Natomiast organizacja zatrudniająca lub osoba obowiązana do działania w jej imieniu, która nie dopełni obowiązku terminowego zawarcia – w imieniu osób zatrudnionych – umowy o prowadzenie PPK, będzie podlegać karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.