Publicystyka - ngo.pl

W ostatnich dekadach naturalne jest dla nas, że kolejne sprawy załatwiamy drogą elektroniczną za pośrednictwem Internetu. Nikogo nie dziwi już, że sprawy w banku, ustalenia z kontrahentami czy zwykłe zakupy często robimy jedynie za pośrednictwem swojego komputera podłączonego do sieci. 

Część spraw w kontaktach z administracją państwową, np. rozliczenie płatności składek ubezpieczenia społecznego, czy też rejestracja albo zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, jest już od wielu lat mocno skomputeryzowanych.

Na tym tle rozliczenia z urzędem skarbowym długo trzymały się mocno tradycji papierowej. W ostatnich latach fiskus chce nadrobić informatyczny dystans, pytanie, czy sposób, w którym to robi, daje większą wygodę i efektywność w spełnianiu naszych obowiązków na jego rzecz, czy też zrzuca na podatnika, w tym organizacje pozarządowe, kolejne obowiązki i wydatki, a informatyzacja, zamiast pomagać i wyręczać człowieka, dokłada mu pracy.

Od wielu lat zapowiadany jest, a w ostatnich tworzony, portal podatkowy. Miałem dużą nadzieję, że będzie to narzędzie, przez które każdy podatnik, w tym organizacje, kompleksowo będzie mógł wypełnić obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wymagane przez fiskusa. Że nałożenie obowiązku elektronicznej sprawozdawczości, jako bardziej efektywnej i tańszej, będzie połączone z dostarczeniem podatnikom kompleksowych narzędzi do jej spełniania. Że dojdzie do sytuacji, jaką to znamy z innych spraw załatwianych przez Internet, kiedy instytucja czy firma wymusza na nas przekazanie informacji drogą elektroniczną, ale daje narzędzia do wypełnienia i przesłania odpowiedniego formularza, tak jak to się dzieje np. w kontakcie z bankiem, przy robieniu zakupów czy zamawianiu usług.

Inna państwowa instytucja, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, wprowadzając już dwie dekady temu elektroniczny kontakt z płatnikami w sprawie danin na jej rzecz, dostarczyła równocześnie oprogramowanie do wypełniania zgłoszeń i deklaracji oraz do ich wysyłania. Z czasem powstał kompleksowy portal obsługi płatnika, w którym dostępne są także pełne informacje o płatniku zbierane przez ZUS wraz z pełną historię przesłanych przez nas elektronicznych dokumentów. 

Co ważne, tożsamość w elektronicznym kontakcie z ZUS może być potwierdzona nie tylko przy użyciu płatnego podpisu kwalifikowanego, może być też użyty bezpłatny “państwowy” podpis zaufany (ePUAP), czy zwykły login ustalony z ZUS.

Po zapowiedziach dotyczących portalu podatkowego wydawało się, że jako podatnicy dostaniemy narzędzie, w którym logując się na profil mojej organizacji znajdziemy takie informacje i funkcjonalności jak:

• wszystkie obowiązki podatkowe zebranie w jednym miejscu
• wymagane formularze i sprawozdania do wypełnienia
• wypełnione z portalu formularze będę mógł automatycznie wysyłać do fiskusa
• (o naiwności) wchodząc na profil podatkowy organizacji, zobaczę, jakie obowiązki zostały spełnione, a co jeszcze jest do zrobienia.

Czy ta nadzieja to utopia? Przecież to typowa sytuacja w każdym portalu, w którym mam interes do załatwienia, od sklepu, w którym robię zakupy, aż po bank, w którym mam konto.

Wygoda – jeśli za nią zapłacisz i zorganizujesz

Mając komercyjny program, odpowiednio informatycznie skonfigurowany, wypełniony danymi organizacji, zakupiony i zainstalowany na komputerze podpis elektroniczny, a w urzędzie skarbowym złożone dodatkowe upoważnienie do elektronicznej wysyłki – wypełniam > podpisuję > wysyłam > potwierdzam. A wysłana deklaracja jest zachowana i odpowiednio oznaczona w systemie księgowym. Bez kłopotu.

Ale to rozwiązanie możliwe do zastosowania przy stałej obsłudze księgowej, gdy finanse organizacji są rozbudowane i zwyczajnie stać ją, żeby za wygodę i spokój zapłacić.

Organizacje wrzucone do jednego worka osób prawnych. Małe organizacje w walce fiskusa o cyfrowe przesyłanie danych i deklaracji podatkowych dostały niejako rykoszetem. Administracja skarbowa nakładając obowiązki elektronicznej sprawozdawczości na osoby prawne, wyszła z założenia, że to duże podmioty, można im nałożyć obowiązek i niech same sobie dostosują oprogramowanie – kolejny w sumie „mało znaczący” koszt w budżecie spółki.

Bez zaplecza księgowego

Jeśli organizacja (podatnik) nie ma dostępu do płatnych narzędzi, to MF udostępnia mu elektroniczne formularze deklaracji podatkowych, nie jest to jednak oprogramowanie do wypełniania deklaracji, a jedynie aktywne pliki formularzy, które można otworzyć w ogólnodostępnym edytorze plików pdf. Pozwala to wypełnić deklarację podatkową. Tak wypełnioną deklarację, po doinstalowaniu ministerialnych nakładek, można wysłać drogą elektroniczną. Ale tu kończą się darmowe narzędzia samodzielnie ustawiane przez podatnika. Do wysyłki deklaracji jest niezbędny płatny podpis kwalifikowany. Na dodatek osoba podpisująca musi być wcześniej odpowiednio upoważniona.

Poza wyjątkami stworzonymi (w ostatniej chwili i na zasadzie prowizorki – o czym jeszcze poniżej) dla małych organizacji i nielicznych druków deklaracji, wszystkie deklaracje i zeznania podatkowe muszą być sporządzane i wysyłane do fiskusa elektronicznie. Podsumujmy, jakie obowiązki oraz wymagania i problemy z nimi związane pojawiają się po stronie podatnika:

• fiskus narzuca schemat informatyczny deklaracji i schemat wysyłki,
• oprogramowanie do wypełniania i wysyłanie po stronie podatnika –  to podatnik musi zadbać o funkcje elektronicznej sprawozdawczości w swojej księgowości,
• by wysłać deklarację poza specjalnym oprogramowaniem konieczny jest płatny podpis kwalifikowany,
• dostarczone przez fiskusa narzędzia są fragmentaryczne, pozwalają spełnić część obowiązków, a podatnik musi stosować zasadę „pilnuj swoich plików”.

Od kilku lat obowiązek wysyłki elektronicznej deklaracji wprowadzany jest sukcesywnie dla coraz mniejszych podmiotów. Od początku 2019 roku praktycznie prawie wszystkie deklaracje podatkowe muszą być wysłane elektronicznie.

Deklaracja podatkowa musi być sporządzona w specjalnym schemacie informatycznym, podpisana płatnym podpisem elektronicznym przez osobę specjalnie do tego celu upoważnioną w urzędzie skarbowym (druk UPL-1).

Szybko się okazało, że w większości małe organizacje mające obowiązek złożenia raz w roku jednej deklaracji (zeznania podatkowego CIT-8), rozliczające się samodzielnie, bez komercyjnego zaplecza księgowego, dotychczas radzące sobie z wypełnieniem i podpisaniem papierowej deklaracji, teraz nie są w stanie spełnić tego obowiązku. Koszty zakupu podpisu, wdrożenia oprogramowania albo wynajęcia biura księgowego (specjalnie dla jednej deklaracji), składane upoważnienia – wszystko to jest zupełnie niewspółmierne do zakresu kilku, często prostych, danych pokazywanych w składanym zeznaniu organizacji. Wielu na to zwyczajnie nie stać.  

Skończyło się to tym, że przy tej jednej deklaracji, dla najmniejszych organizacji, nie mających obowiązku składania deklaracji PIT, termin został początkowo przesunięty. Termin przesunięcia minął, a deklaracje podatkowe nadal nie zostały opracowane w narzędziu pozwalającym na ich podpisywanie państwowym bezpłatnym profilem zaufanym. Nie zostało więc nic innego, jak przywrócenie możliwości ich składania w wersji papierowej (dla części organizacji).

Kolejnym elektronicznym obowiązkiem wprowadzonym w końcu 2018 roku, jest obowiązek przekazywania także sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Obowiązek objął każdy podmiot sporządzający sprawozdanie finansowe, bez zastosowania okresów czy etapów przejściowych. Z roku na rok organizacje straciły możliwość sporządzania sprawozdań w formie papierowej. 

O ile w przypadku e-sprawozdań podmiotów prowadzących działalność gospodarczą od razu było wiadomo, jak ten obowiązek ma być spełniony (Krajowy Rejestr Sądowy przygotował portal do ich składania), to w przypadku innych podmiotów, w tym organizacji pozarządowych niewpisanych do rejestru przedsiębiorców, początkowo wiadomo było jedynie, że ma być elektronicznie. Nie było wiadomo, w jakiej formie sporządzać sprawozdania, jak je podpisywać i gdzie je przesyłać. Dopiero w końcu lutego (2019 r.) Ministerstwo Cyfryzacji dostosowało narzędzie stosujące bezpłatny państwowy podpis zaufany do podpisywania dokumentu przez więcej niż jedną osobę. Od tego momentu sprawozdania podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej, sporządzane w dowolnej, byle elektronicznej, formie, mogły zostać podpisane przez członków zarządu profilem zaufanym, a samo sprawozdanie mogło zostać wysłane do urzędu skarbowego np. przez elektroniczną wysyłkę pism do konkretnego urzędu.

W 2020 roku w maratonie sprawozdawczym pojawił się kolejny obowiązkowy elektroniczny etap (objęto nim wszystkie sprawozdania – wcześniej dotyczył tylko sprawozdań NGO z działalnością gospodarczą, czyli co dziesiątej organizacji). Teraz zebrane dane sprawozdania finansowego muszą zostać upchnięte w ściśle określoną informatycznie formę (strukturę logiczną), a tak sporządzone sprawozdanie musi zostać elektronicznie podpisane przez księgowość i wszystkie osoby z zarządu. Następnie, po zatwierdzeniu w tradycyjnej formie, sprawozdanie wysyłane jest przez bramkę internetową do Krajowej Administracji Skarbowej.  

Do sporządzania, podpisania i wysłania sprawozdania Ministerstwo Finansów udostępniło zestaw oddzielnych narzędzi internetowych. Na stronie podatki.gov.pl, w części nazwanej Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe, można wypełnić sprawozdanie w wymaganej przepisami strukturze logicznej, jest tu link do narzędzia gov.pl (ePuap), pozwalającego na podpisanie sprawozdania bezpłatnym podpisem zaufanym, jest tu też bramka do wysłania sprawozdania do KAS (dla organizacji nieprowadzącej działalności gospodarczej).

Opracowane programy mają bardzo podstawowe funkcjonalności, wpisane dane nie są na żadnym etapie sumowane ani sprawdzane, a każdy etap musimy zakończyć się wygenerowaniem pliku, który musimy na każdym etapie pracy na nowo zapisać na swoim dysku. Wygenerowany plik wciągamy do kolejnego etapu pracy z e-sprawozdaniem: do poprawiania danych w sprawozdaniu, do podpisania przez kolejną osobę czy też do wysłania sprawozdania podpisanego i zatwierdzonego.  

Jest to proces żmudny, nieintuicyjny i wymaga dużej uważności, nie mówiąc o ryzyku błędu, np. przy składaniu podpisów przez kolejne osoby z zarządu.