Publicystyka - ngo.pl

Wzór

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy

Sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.

Terminy

W większości organizacji rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. W roku 2020, w związku z pandemią COVOD-19 terminy sprawozdawcze zostały przesunięte. Poniżej podajemy ogólną zasadę, wnikającą z ustawy o rachunkowości oraz realnie obowiązujący termin w 2020 roku.  

• Sporządzenie i podpisywanie sprawozdania – w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (do 31 marca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 rok – do 30 czerwca 2020 r.
• Zatwierdzenie sprawozdania – w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (do 30 czerwca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 rok – do 30 września 2020 r.
• Przesłanie sprawozdania wraz z uchwałą zatwierdzającą do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia; po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 – do 12 października 2020 r.

Od 1 października 2018 r. przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują do sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

O sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania pisaliśmy już w pięciu krokach w marcu, koncentrując się wtedy na składaniu elektronicznych podpisów przez członków zarządu (zobacz: Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe NGO bez działalności gospodarczej w 2020 roku [INSTRUKCJA]). We wskazanej instrukcji sygnalizowaliśmy też, że sprawozdanie trzeba będzie zatwierdzić i złożyć – w odpowiednich terminach i w odpowiedni sposób.

Teraz właśnie dokładnie tłumaczymy jak to zrobić: jak zatwierdzić i jak wysłać sprawozdanie finansowe do szefa KAS.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca (po przesunięciu terminów w 2020 r. – 30 września).

Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego  – najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji – rada fundacji albo zarząd. 

zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe w organizacjach pozarządowych

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Uwaga: uchwała na tym etapie ma wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków).

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe (taki folder w komputerze rekomendowaliśmy stworzyć w instrukcji o podpisywaniu sprawozdania).

Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu trzeba przekazać do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia. Od tego roku organizacje bez działalności gospodarczej składają sprawozdanie do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).  

Kto ma to zrobić i jak?

Za przekazanie sprawozdania finansowego do szefa KAS odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej w gronie zarządu kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Wejdź na stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start.

 Kliknij na przycisk „wyślij sprawozdanie”.

Otworzy Ci się formularz. Wypełnij go zgodnie z informacjami poniżej – tak więc w pierwszym pytaniu zaznacz odpowiedź „nie” i kliknij „dalej”.

W drugim pytaniu zaznacz „tak” i kliknij dalej.

Zostaniesz przekierowany/-a na stronę składania sprawozdania. Kliknij „wybierz plik”. 

Otworzy się okienko wyboru plików. Z przygotowanego wcześniej folderu wybierz plik sprawozdania zawierający podpisy osoby sporządzającej sprawozdanie i wszystkich członków zarządu. Zaznacza go i kliknij „otwórz”. Plik zostanie załadowany. Zobaczysz też od razu informację o złożonych podpisach. Następnie kliknij „dalej”.

Przenosi Cię do kolejnego ekranu, na którym są dane organizacji, jaka składa sprawozdanie (nazwa, numer NIP, numer KRS/numer ewidencyjny), a także informacja za jaki okres jest składane sprawozdanie, kiedy zostało zrobione oraz kto je podpisał. Podaje się również mail kontaktowy – trzeba go potwierdzić i kliknąć „dodaj”.

Następnie zjedź niżej i dodaj osoby, które są zobowiązane do podpisania sprawozdania. Wpisujesz imię i nazwisko,  zaznaczasz odpowiedź na pytanie, czy osoba podpisała się pod sprawozdaniem czy też nie, a jeśli nie, to czy złożyła pisemne uzasadnienie odmowy podpisania sprawozdania, po czym klikasz „dodaj”.

Pamiętaj, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba je sporządzająca oraz wszyscy członkowie zarządu. Dodaj wszystkie osoby. 

Następnie przejdź do dodania dodatkowych dokumentów. Łączny rozmiar plików nie powinien przekraczać 100 MB.

Kliknij w okno „wybierz plik”, z plików wybierz uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe (podjętą zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej organizacji). Z rozwijalnej listy wybierz informację, jaki dokument dołączasz: „uchwała zatwierdzająca sprawozdanie”, po czym kliknij „dodaj”.

Sprawozdanie dodane, uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania dodana, zatem możesz kliknąć zielony przycisk „podpisz i wyślij”.  Przekieruje Cię na stronę do podpisana za pomocą profilu zaufanego. Podpisz zgodnie z zasadami – dokumenty zostaną przesłane  do szefa KAS.

I to już wszystko. Sprawozdanie finansowe jest zrobione, podpisane, zatwierdzone i WYSŁANE. I teraz wakacje… aż do następnego roku ☺️ Powodzenia!