Publicystyka - ngo.pl

O tym, że ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy jest w tym zakresie bardzo nieintuicyjna dla organizacji pozarządowych, które – w przeciwieństwie do spółek, których ten obowiązek dotyczył przed nowelizacją – nie mają właścicieli, a samo pojęcie „beneficjent” kojarzy się nam raczej z tymi, na rzecz których działamy, niż z tymi, którzy kontrolują organizację, pisaliśmy już w maju (w informacji "Nowe obowiązki…").

Prawidłowego wypełnienia obowiązków nie ułatwia także fakt, że sam rejestr sprawia wrażenie na szybko uzupełnionego o dodatkowe pola, bez uwzględnienia specyfiki organizacji, a rządowa instrukcja zgłaszania beneficjentów jest nadal nieaktualna i opisuje tylko spółki. Na dodatek nawet po prawidłowym wypełnieniu informacje, jakie się wyświetlają, są niezgodne z tym co wpisaliśmy.

Organizacje wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 31 października 2021 roku mają na to czas do 31 stycznia 2022, organizacje powstałe już po wejściu w życie nowelizacji – 7 dni (nie licząc sobót i dni ustawowo wonnych od pracy) od daty zaistnienia zdarzenia. 7-dniowy termin obowiązuje także przy kolejnych zmianach beneficjentów rzeczywistych lub innych zmianach danych podlegających wpisowi. 

Uwaga! Należy pamiętać, że 7-dniowy termin będzie inaczej liczony dla wpisów konstytutywnych, a inaczej dla deklaratoryjnych. Wpis konstytutywny to taki, który zaczyna obowiązywać dopiero po odnotowaniu go w KRS – zmiana statutu, zmiana nazwy organizacji, czy zmiana sposobu reprezentacji – dlatego 7-dniowy termin zaczyna biec od odnotowania zmiany w KRS. Wpis deklaratoryjny zaś to ten, który obowiązuje od momentu podjęcia uchwały, którą KRS jedynie odnotowuje – np. powoływanie i odwoływanie członków zarządu, zmiana adresu – dla wpisów deklaratoryjnych 7-dniowy termin liczymy więc od dnia faktycznej zmiany, nie czekając na odnotowanie jej w KRS.

Zgłoszenia dokonują osoby uprawnione do reprezentowania organizacji, zgodnie z zapisanymi w statucie zasadami reprezentacji. Jeśli reprezentacja ta jest więcej niż jednoosobowa, zgłoszenie muszą podpisać te osoby i w takim składzie, jak to jest przewidziane w statucie. To one będą też odpowiadać za poprawność i terminowość dokonanego zgłoszenia. W zgłoszeniu te osoby figurują jako Zgłaszający.

Oprócz Zgłaszających, którymi (prawie) zawsze są członkowie zarządu, w rejestrze zgłaszamy beneficjentów rzeczywistych.

W skrócie – beneficjenta rzeczywistego będziemy szukać w organie stanowiącym naszej organizacji. Będzie nim (beneficjentem) każda osoba fizyczna, która dysponuje w tym organie więcej niż 25% głosów. Jeśli takich osób nie ma, bo w organie stanowiącym są co najmniej 4 osoby, a zatem żadna z nich nie dysponuje więcej niż 25% głosów – zgłosimy osoby zajmujące kierownicze stanowisko w organizacji, czyli zarząd. Tak będzie na przykład w przypadku stowarzyszeń, w których organem stanowiącym jest walne zgromadzenie członków, ale w jego skład wchodzi zawsze co najmniej 7 osób, bo taka jest minimalna liczba członków w stowarzyszeniu, zatem żadna nie ma więcej niż 25% głosów w tym organie. W przypadku stowarzyszenia zgłaszamy zatem cały zarząd, przy czym ci z członków zarządu, którzy będą zgłoszenie podpisywać, będą także Zgłaszającymi. Członkowie komisji rewizyjnej nie są natomiast beneficjentami rzeczywistymi stowarzyszenia, komisja nie jest bowiem organem stanowiącym stowarzyszenia, a jedynie organem kontrolnym. 

W przypadku fundacji beneficjent rzeczywisty nie jest już tak oczywisty, fundacja bowiem poza zarządem nie ma żadnych obowiązkowych organów statutowych, fundator może je tworzyć i nazywać dowolnie, przyznając poszczególnym organom kompetencje według uznania, a z samej nazwy organu nie wynikają jeszcze wprost jego kompetencje. Aby ustalić beneficjenta rzeczywistego w fundacji musimy więc najpierw zidentyfikować nasz organ stanowiący. Rozpoznamy go nie po nazwie, a po kompetencjach – to ten organ, który zgodnie ze statutem danej fundacji decyduje o jej istnieniu oraz ustroju. Pomocne będzie zatem sprawdzenie, któremu z organów statut przyznaje takie kluczowe uprawnienia jak uchwalanie statutu, powoływanie i odwoływanie zarządu, czy wreszcie likwidacja fundacji. Często będzie to Fundator (Zgromadzenie Fundatorów, Konwent Fundatorów, itp.), Rada Fundacji (ale tylko wtedy, kiedy jej kompetencje wykraczają poza funkcję kontrolną i ma na przykład kompetencje zmiany statutu fundacji czy podjęcia decyzji o jej likwidacji), czy wreszcie sam Zarząd, jeśli to jemu statut powierza – oprócz zarządzania – także podejmowanie kluczowych decyzji o istnieniu bądź nieistnieniu fundacji i jej statucie. Beneficjent rzeczywisty będzie się więc rekrutować z ustalonego w taki sposób organu stanowiącego fundacji, oczywiście pod warunkiem, że spełniony jest także warunek drugi – posiada więcej niż 25% głosów w organie. Jeśli organ jest cztero- i więcej osobowy, w Rejestrze zgłosimy członków zarządu, jako osoby zajmujące wyższe stanowisko kierownicze.

Zgłoszenia dokonujemy wyłącznie przez stronę crbr.podatki.gov.pl (https://crbr.podatki.gov.pl), podpisując je profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli statut organizacji wymaga podpisu więcej niż jednej osoby, formularz wypełnia i podpisuje jedna z uprawnionych osób, a następnie tak podpisany jest przekazany do podpisania kolejnej osobie.

Na stronie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (crbr.podatki.gov.pl) wybieramy kafelek „Utwórz zgłoszenie”, a następnie podajemy NIP organizacji i w okienku „forma organizacyjna” z rozwijanej listy wybieramy odpowiednią formę prawną naszej organizacji – klikamy „dalej”.

Po przejściu do kolejnego okna w polu wyświetlonym przy „Utwórz nowe zgłoszenie” wybieramy datę zdarzenia. W przypadku pierwszego wpisu będzie to dzień, w którym dokonujemy zgłoszenia, w przypadku wpisów kolejnych – dzień zaistnienia zmiany (patrz wyżej, gdzie omawiam wpisy konstytutywne i deklaratoryjne). 

Po kliknięciu „Utwórz nowe zgłoszenie” przejdziemy do kolejnego kroku.

W kolejnym kroku przechodzimy do wypełniania dwóch części:

A – dane podmiotu

B – dane beneficjentów/zgłaszających

Dane podmiotu nie wymagają dodatkowych wyjaśnień, schody zaczynają się dopiero od wypełniania punktu B, nie tylko dlatego, że możemy mieć kłopot z ustaleniem naszych beneficjentów rzeczywistych, ale także z uwagi na nieintuicyjny format samego formularza.

W części B zgłaszamy dwie kategorie osób, przy czym jedna osoba może być – i często będzie – zarówno zgłaszającym, jak i beneficjentem rzeczywistym:

Zgłaszający – będą to zawsze członkowie zarządu, którzy – zgodnie z przewidzianymi w statucie organizacji zasadami reprezentacji – będą podpisywać zgłoszenie.

Beneficjent rzeczywisty - osoby sprawujące kontrolę nad organizacją poprzez posiadane uprawnienia (o ustalaniu beneficjentów rzeczywistych pisaliśmy powyżej oraz w informacji "Nowe obowiązki…").

Dla ułatwienia zaczniemy od zgłoszenia Zgłaszającego, czyli członka zarządu uprawnionego do reprezentowania organizacji.

B1. Dane identyfikacyjne beneficjenta/zgłaszającego

Klikamy „dodaj beneficjenta/zgłaszającego” i uzupełniamy punkty 10-16 o dane osobowe. Uwaga! System pozwoli wybrać podanie daty urodzenia zamiast numeru PESEL, ale w przypadku osoby posiadającej numer PESEL podanie go jest obowiązkowe, wtedy pole „data urodzenia” stanie się nieaktywne. Datę urodzenia zamiast numeru PESEL podajemy wyłącznie w przypadku osób, które nie mają nadanego PESEL (np. cudzoziemców). Jeśli osoba ma więcej niż jedno obywatelstwo, wpisujemy jedno – jeśli jednym z nich jest polskie, to je podajmy.

B2. Informacja o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta/informacja o funkcji zgłaszającego 

W punkcie 17 można zaznaczyć tylko jedno z czterech okienek – zaznaczamy „Zgłaszający” i podajemy funkcję, jaką w organizacji pełni ta osoba – nie ma tu wielkiego wyboru, w znakomitej większości z rozwijanej listy wybierzemy „członek zarządu”.

W taki sam sposób zgłaszamy pozostałych członków zarządu, którzy zgodnie z zasadami reprezentacji podpiszą zgłoszenie. Jeśli do reprezentowania organizacji uprawnionych jest 2 z 5 członków zarządu – zgłaszamy dwóch. 

W przypadku członków zarządu stowarzyszenia, którzy są zarówno Zgłaszającymi, jak i beneficjentami rzeczywistymi (ale wyłącznie dlatego, że żaden członek organu stanowiącego – czyli walnego zgromadzenia – nie ma więcej niż 25% głosów, a w takich przypadkach zawsze wskazujemy zarząd) należy kliknąć w niebieskie pole „dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta/informację o funkcji zgłaszającego”, aby wyświetlić dodatkowe pola pozwalające na przypisanie im także tych uprawnień. Z czterech możliwych okienek zaznaczamy trzecie – „inne uprawnienia” a następnie w punkcie 24 wpisujemy „osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze – prezes/wiceprezes/członek zarządu”. W ten sposób członek zarządu stowarzyszenia funkcjonuje w Rejestrze w dwóch rolach – Zgłaszającego i beneficjenta rzeczywistego. W taki sam sposób uzupełniamy informacje o pozostałych Zgłaszających – dodając im dodatkowe uprawnienie.

Po uzupełnieniu wpisów dotyczących Zgłaszających, zgłaszamy tych członków zarządu, którzy nie są Zgłaszającymi – klikając u góry niebieskie pole „dodaj beneficjenta/zgłaszającego”, zaznaczając „inne uprawienia” i wpisując w punkcie 24 „osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze – prezes/wiceprezes/członek zarządu”. 

Po dokonaniu wszystkich wpisów, w Rejestrze będą figurować wszyscy członkowie zarządu stowarzyszenia, przy czym niektórzy z nich – ci, którzy będą zgłoszenie podpisywać – będą jednocześnie wskazani jako Zgłaszający. 

W przypadku fundacji, po wpisaniu Zgłaszających (członków zarządu podpisujących zgłoszenie) w taki sam sposób zgłaszamy beneficjentów rzeczywistych – osoby fizyczne posiadające więcej niż 25% głosów w organie stanowiącym fundacji. Jeśli zaś takich osób nie ma – zgłaszamy wszystkich członków zarządu, tak jak to zostało pokazane w przypadku stowarzyszeń.

Ostatnim krokiem jest podpisanie zgłoszenia przez Zgłaszającego/Zgłaszających – osoby uprawnione do reprezentowania organizacji. Wniosek mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym na platformie ePUAP. Kolejność składania podpisów nie ma znaczenia. 

Po złożeniu podpisów zamykamy proces wysyłając zgłoszenie.