Publicystyka - ngo.pl

W styczniu poświęciliśmy wiele miejsca na uświadamianie organizacjom ich nowych obowiązków, ale kontaktują się z nami te, które mimo tego nie zdążyły ze zgłoszeniem w terminie. W takim przypadku należy po prostu jak najszybciej dokonać zgłoszenia i nie sprawdzać, w jakiej wysokości kara może zostać za niedopełnienie tego obowiązku nałożona (teoretycznie kara może być gigantyczna, w praktyce zapewne skończy się na symbolicznej karze).

Jeśli się zorientowaliśmy, że nasze zgłoszenie jest błędne – należy je poprawić korzystając z opcji „Wprowadź korektę zgłoszenia”. Wtedy w systemie nowe poprawne dane będą widoczne jako korekta wcześniejszych, a nie nowy wpis.

Beneficjentów rzeczywistych nie muszą natomiast zgłaszać:

• stowarzyszenia zwykłe (nie są zarejestrowane w KRS),
• związki stowarzyszeń (te są co prawda zarejestrowane w KRS, ale z komunikatu Ministerstwa Finansów wynika, że nie są traktowane jak stowarzyszenia),
• organizacje pozarządowe nie figurujące w KRS (np. koła gospodyń wiejskich czy uczniowskie kluby sportowe),
• organizacje pozarządowe figurujące w KRS, ale jako mające inną niż wymienione wcześniej (fundacja, stowarzyszenie) formę prawną - np. kościelne osoby prawne, czy kółka rolnicze.

Bycie zarejestrowanym w KRS nie przesądza więc jeszcze o konieczności zgłaszania beneficjentów rzeczywistych, ale żadna organizacja, która w KRS nie figuruje, takiego obowiązku nie ma. Przykładowo, popularne na wsiach koła gospodyń wiejskich funkcjonują jako stowarzyszenia, kółka rolnicze, lub koła gospodyń wiejskich zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Kół Gospodyń Wiejskich, ale tylko w pierwszym przypadku i to wyłącznie jeśli są stowarzyszeniem rejestrowym, muszą zgłaszać swoich beneficjentów rzeczywistych. Aby więc ustalić, czy nasza organizacja podlega obowiązkowi zgłaszania nie wystarczy kierować się ani jej nazwą, ani nawet tym, czy figuruje w Rejestrze Stowarzyszeń prowadzonym w ramach Krajowego Rejestru Sądowego.

Termin do 31 stycznia 2022 roku był ostatecznym terminem zgłaszania beneficjentów rzeczywistych dla organizacji, które były zarejestrowane w KRS przed 31 października 2021. Organizacje zarejestrowane po 31 października 2021 mają 7 dni (z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy) od dnia zarejestrowania w KRS na zgłoszenie swoich beneficjentów rzeczywistych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Każda organizacja już wpisana do CRBR musi pamiętać o terminowym zgłaszaniu każdej zmiany we wpisanych do rejestru danych.

W przypadku wpisów deklaratoryjnych (tzn. takich, które są ważne z chwilą nastąpienia danego zdarzenia, np. zmiana składu osobowego organów organizacji, zmiana danych osobowych osób zasiadających w organach, czy zmiana adresu) na wpis do CRBR mamy 7 dni (z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy) – licząc od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie zmiany. 

W przypadku wpisów konstytutywnych (tzn. takich, które są ważne dopiero kiedy odnotuje je KRS, np. zmiana sposobu reprezentacja, zmiana nazwy organizacji, zmiana siedziby) również obowiązuje termin 7 dni, ale zaczyna on biec dopiero od momentu ujawnienia zmiany w KRS.

Doradzając organizacjom zgłaszającym beneficjentów rzeczywistych, zetknęłam się z licznymi przypadkami organizacji zwlekających ze zgłaszaniem zmian do KRS. Warto przypomnieć, że także na zgłoszenie zmian w KRS mamy tylko 7 dni, zatem w przypadku np. zmiany prezesa powinniśmy w ciągu 7 dni roboczych złożyć wniosek o zmianę do KRS, oraz – nie czekając na odnotowanie tej zmiany – w tym samym terminie zaktualizować zgłoszenie w CRBR.

Aby zaktualizować dane w CRBR nie korzystamy z opcji „Wprowadź korektę zgłoszenia” (w taki sposób jedynie poprawiamy wpis, w którym zauważyliśmy błąd), tylko „Utwórz nowe zgłoszenie” (w taki sposób dokonujemy aktualizacji danych, które się zmieniły).

Jako organizacje mamy obowiązek sami ustalić naszych beneficjentów rzeczywistych zgodnie z wytycznymi z ustawy i dokonać stosownego wpisu do CRBR. Może się jednak zdarzyć, że dostaniemy pismo z banku wytykające nam błąd w zgłoszeniu i żądające wprowadzenia zmian, czasami nawet pod groźbą zamknięcia konta. Bank – jak każda tzw. „instytucja obowiązana” - ma bowiem obowiązek ustalić beneficjentów rzeczywistych swoich klientów, a specyfika organizacji pozarządowych, które z założenia nie mają struktury własnościowej, bankom tego nie ułatwia. 

Jeśli macie konto w mBanku (ale nie tylko) możecie więc dostać pismo z informacją, że zdaniem banku Waszymi beneficjentami rzeczywistymi są wszyscy fundatorzy, nawet jeśli zgromadzenie fundatorów liczy 7 osób, a zatem żadna nie ma w nim więcej niż 25% głosów. Bank ma jednak swoją wewnętrzną instrukcję, zgodnie z którą beneficjentem rzeczywistym w każdej polskiej fundacji jest fundator, choć ani z litery, ani z ducha ustawy to wcale nie wynika. W tym przypadku moje wyjaśnienia chyba przekonały bank, bo do dzisiaj nam rachunków nie zamknął. Wiem jednak, że wiele organizacji otrzymało nawet od swoich banków informacje, że mają zmienić swoje wpisy w CRBR i zgłosić tam takich beneficjentów rzeczywistych, jakich ustalił dla nich bank. 

W przypadku nieuzasadnionych – Waszym zdaniem – wątpliwości czy żądań zgłaszanych przez inne podmioty odmiennie identyfikujące Waszych beneficjentów rzeczywistych, nie należy „dla świętego spokoju” ulegać żądaniom skorygowania wpisów w CRBR, zawsze bowiem to Wy a nie bank ponosicie odpowiedzialność (w tym karną) za błędne zgłoszenie. 

Właściwym postępowaniem jest dążenie do wyjaśnienia wątpliwości z danym podmiotem i przedstawienie własnego uzasadnienia dla zgłoszenia tych, a nie innych beneficjentów rzeczywistych. Do tego także zachęca Ministerstwo Finansów w wydanym komunikacie adresowanym właśnie do instytucji obowiązanych, zapewne po licznych zgłoszeniach problemów z komunikacją (zob. Komunikat nr 37).

Największym wyzwaniem dla organizacji jest zrozumienie sensu samej ustawy i bardzo nieintuicyjnego terminu „beneficjent rzeczywisty”, a także – prawidłowe ustalenie swoich beneficjentów rzeczywistych (zwłaszcza w przypadku fundacji).

[na co uważać] Najczęstsze błędy NGO związane ze stosowaniem przepisów o zgłaszaniu beneficjentów do CRBR:

• zatrzymanie się w lekturze ustawy na art. 2, który wymienia „instytucje obowiązane” i po stwierdzeniu, że się nie spełnia kryteriów uznanie, że cała ustawa nas nie obowiązuje – „instytucja obowiązana” nie oznacza wcale instytucji podlegających ustawie, a jedynie węższą grupę podlegającą określonym jej zapisom. Aby sprawdzić, czy obowiązuje nas wpis do CRBR należy sięgnąć do Rozdziału 6 ustawy, a nie jej części definicyjnej,
• potraktowanie obowiązku zgłoszenia do CRBR równie lekceważąco, jak się często traktuje obowiązek zgłaszania zmian do KRS, w obu przypadkach zapominając, że oba rejestry służą przejrzystości i wobec obu występuje domniemanie prawdziwości danych,
• sugerowanie się tym, kogo zgłosiły inne podobne organizacje - mimo iż mają taką samą formę prawną, a nawet tak samo nazywające się organy statutowe (dotyczy to zwłaszcza fundacji), możemy mieć zupełnie innych beneficjentów rzeczywistych, bo to zależy od kompetencji organu i liczby jego członków,
• rozdzielenie funkcji zgłaszającego i beneficjenta rzeczywistego – np. wpisanie prezesa jako zgłaszającego, a pozostałych członków zarządu jako beneficjentów rzeczywistych, gdy zgłaszający może (i bardzo często jest) jednocześnie beneficjentem rzeczywistym,
• szukanie dla zgłaszanych beneficjentów rzeczywistych „uprawnień właścicielskich”, których ani stowarzyszenie, ani fundacja nie mogą zaznaczyć, bowiem takowe u nich nie występują – właściwy wybór to „inne uprawnienia”, 
• nieprawidłowe podpisanie zgłoszenia (niestety, ciągle zdarzają się tłumaczenia, że osoba, która powinna zgłoszenie podpisać nie może tego zrobić, bo nie dysponuje podpisem elektronicznym ani profilem zaufanym), niesprawdzenie przed wysłaniem czy wszystkie podpisy zostały złożone (można to zrobić wgrywając dokument na https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany), czasami niewykonanie ostatniego kroku po podpisaniu zgłoszenia (na koniec należy jeszcze kliknąć „wyślij” - jeśli zgłoszenie nie jest widoczne natychmiast, oznacza to prawdopodobnie techniczny błąd w dokonaniu zgłoszenia po naszej stronie - zgłoszenie nie jest prawidłowo wysłane). Inaczej niż w KRS, w CRBR wpisy są widoczne od razu.