Publicystyka - ngo.pl

Kilka dni temu odbyło się walne zebranie stowarzyszenia, podczas którego zostały wybrane nowe władze. W związku z tym mamy wątpliwość, od kiedy nowi członkowie zarządu przejmują obowiązki – od momentu zarejestrowania zmian w KRS, czy od dnia walnego i wyborów? Kto ma podpisać wnioski do KRS dotyczące zmian we władzach – „stary”, czy „nowy” zarząd?

Organizacje pozarządowe zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają obowiązek zgłaszać dane dotyczące składu zarządu oraz organu kontroli (jeśli taki organ jest). Po tym, jak zostanie dokonana jakaś zmiana (np. zmienią się osoby, lub osoby zmienią funkcje), informację o tej zmianie należy zgłosić do KRS w ciągu 7 dni (dołączając dokumenty, które tę zmianę potwierdzają).

Przepisy nie wskazują wprost, od którego momentu dokonana zmiana zaczyna obowiązywać. Wątpliwość stowarzyszenia jest więc uzasadniona, tym bardziej, że istniej zasada, iż dopóki stowarzyszenie nie zostanie wpisane do KRS, to formalnie nie istnieje – gdyż zgodnie z przepisami „stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego”. Czy zasadę tę można rozciągnąć na zgłoszenie do KRS zmiany danych osób zarządzających?

Orzecznictwo sądowe oraz piśmiennictwo prawne rozróżnia (ze względu na skutki) dwa rodzaje wpisów do KRS: wpis o charakterze konstytutywnym oraz wpis deklaratoryjny.

Wpis konstytutywny można inaczej nazwać prawotwórczym, stanowiącym. Wpis ten oznacza, że dokonanie wpisu do KRS tworzy stan prawny. Tak właśnie jest z rejestracją stowarzyszenia czy fundacji – dopóki organizacja nie zostanie zarejestrowana w KRS, to nie istnieje. Dopiero zarejestrowanie w KRS uprawnia organizację do twierdzenia, że faktycznie powstała. Działania „stowarzyszenia” przed zarejestrowaniem w KRS, jest działaniem grupy osób (grupy nieformalnej), a nie podmiotu w postaci stowarzyszenia.

Wpis deklaratoryjny można inaczej nazwać stwierdzającym (a nie stanowiącym). Taki wpis informuje o zaistnieniu jakiejś sytuacji, czyli jest następstwem zdarzenia – nie ma mocy prawotwórczej, a jedynie ma odzwierciedlać stan faktyczny w danej organizacji. Taki charakter ma wpis informujący o osobach będących we władzach organizacji. To uchwała o wyborze ma moc prawotwórczą, a nie fakt uwidocznienia w KRS, bo wpis do KRS jest dopiero następstwem wyboru.

W praktyce, jeśli NGO ma dokonać jakiejś czynności prawnej, np. ma zostać podpisana jakakolwiek umowa, to druga strona (np. grantodawca, dostawca internetu) oczekuje, że umowa zostanie podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji, których dane widnieją w KRS. Jest to oczekiwanie usprawiedliwione tym, że przepisy Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadzają domniemanie prawdziwości wpisów do KRS: „Domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe”. Co oznacza, że kierując się informacjami zawartymi w KRS, można uznać, że wszystkie dane organizacji są aktualne, w tym także dane osób reprezentujących NGO (zarząd). Jest to zapis mający na celu ochronę innych podmiotów – osób, organizacji, firm, instytucji – które nie znają sytuacji wewnętrznej organizacji i mają prawo czerpać o niej wiedzę z KRS (taki jest sens istnienia KRS – jawność). Z tego też powodu, zdarzają się sytuacje, że np. urząd skarbowy żąda zapłaty należnego podatku od osób ujawnionych w KRS, pomimo, że faktycznie osoby te już funkcji nie pełnią (i za płacenia podatków przez organizację nie są odpowiedzialne), gdyż złożyły rezygnację, ale np. fakt ten nie jest ujawniony w KRS. Na szczęście jest to tylko „domniemanie” i w przypadku tego typu problemów można wykazać, że dane osoby nie pełnią już funkcji – czyli prawdziwość wpisu do KRS można obalić (w tym przypadku poprzez przedłożenie dowodu na złożenie rezygnacji).

Jednak może być też taka sytuacja, że dotychczasowy członek zarządu, którego odwołanie z funkcji nie zostało ujawnione w KRS, zaciągnie pożyczkę w imieniu organizacji. W przypadku jednoosobowej reprezentacji bank, który nie wie o odwołaniu tego członka, ma prawo udzielić pożyczki – bank działa w dobrej wierze, na podstawie danych widniejących w KRS. W świetle prawa pożyczka może zostać uznana za ważną i taka organizacja będzie miała problem, aby sytuację „odkręcić”. Ten przykład pokazuje, że to w interesie organizacji leży, by jak najszybciej poinformować KRS o zmianie danych.

Podsumowując – osoby wybrane do władz pełnią swoją funkcję od momentu wyboru, a nie wpisu do KRS. Zatem to nowo wybrany zarząd podpisuje wniosek do KRS o zmianę danych.

Jednak mimo tego, że nowo wybrane do zarządu osoby pełnią swoje funkcje już od momentu wyboru, to nie należy zwlekać ze zgłoszeniem tego faktu do KRS. W swoim własnym interesie organizacja pozarządowa jak najszybciej powinna dokonać odpowiedniego zgłoszenia do KRS, by nie narażać się na nieprzewidziane komplikacje czy kary.

Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS

Zarząd, walne, rada, komisja rewizyjna