Spotkanie on-line? Z tymi aplikacjami sprawnie zorganizujecie wideokonferencję
W dobie koronawirusa coraz więcej organizacji przenosi swoją aktywność do sieci. Warto wiedzieć, że istnieje wiele świetnych i – co bardzo ważne – darmowych narzędzi, które umożliwią Wam wygodną organizację wirtualnych spotkań i podtrzymanie codziennych relacji.
W erze zagrożenia koronawirusem COVID-19 polski rząd zalecił, aby możliwie jak najbardziej ograniczyć wychodzenie poza dom lub mieszkanie. A co, jeśli nie wszystkie sprawy, jakie mieliście zaplanowane można wyjaśnić telefonicznie, bo na przykład dotyczą one więcej niż dwóch osób?
W dobie powszechnego, szerokopasmowego internetu, komunikacja on-line to błahostka. Technologia tak bardzo poszła do przodu, że na dobrą sprawę w kilkanaście minut możemy ukończyć proces instalowania aplikacji, zakładania konta i zapraszania kontaktów, z którymi chcemy tworzyć na przykład wideokonferencje.
Tak się składa, że moja firma już od początku ekspansji koronawirusa przeszła na model pracy zdalnej. Otrzymaliśmy narzędzia oraz instrukcję, jak ich używać, by cały proces można było przeprowadzić jak najszybciej. Po ponad tygodniu od tej zmiany, mogę z czystym sumieniem zapewnić Was, że praca zdalna, wliczając w to wideokonferencje, to nie tylko smutny obowiązek, ale ogromny wachlarz możliwości, które na pewno docenicie.
Chcąc przedstawić Wam to zagadnienie w możliwie jak najbardziej przystępny sposób, pozwólcie, że rozpocznę od zapoznania Was z programami, którymi można się posłużyć, musicie odbyć wideokonferencję lub zwykłe „spotkanie on-line”, które potrzebuje czatu. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że większość programów oferuje oba te tryby. Zaczynajmy.
Skype
Oprogramowanie, które obecnie rozwija Microsoft. Nie będę zdziwiony, jeśli okaże się, że zdecydowana większość z Was miała już kiedyś styczność z tym programem. Można go pobrać zarówno na smartfona, jak i na smartfon, który pracuje pod kontrolą Windowsa. W nowszych komputerach, które pracują na Windowsie 10, Skype jest domyślnie preinstalowany.
Narzędzie daje możliwość tworzenia grup, a także dynamicznego przełączania się między czatem tekstowym, a połączeniami wideo. Darmowa wersja oprogramowania nie stawia żadnych limitów, które mogłyby zaburzyć pracę nawet takiego zespołu, który liczy sobie parudziesięciu członków.
Google Hangouts
Powiedziałbym, że to jeden z największych rywali Skype’a. Usługa firmowana jest przez Google i wciąż pozostaje darmowa. Tak samo jak w przypadku konkurenta, można pobrać dedykowany program na komputer PC/Mac oraz na telefon. Hangouts daje możliwość tworzenia pokoi, więc nic nie stoi na przeszkodzie, by w ten prosty sposób podzielić zadania zespołu.
Załóżmy, że akcja dzieje się w gronie osób działających w świecie NGO. Możecie stworzyć pokój o nazwie “Fundusze”, “E-learning” czy “Planowane”. Każdy członek Waszego zespołu będzie wiedział, gdzie powinien kliknąć, by od razu odnaleźć informacje o tematach, których poszukuje.
Narzędzie daje możliwość planowania konferencji, wysyłania plików oraz świetnie synchronizuje się z darmowymi usługami od Google. Na przykład z Google Docs, czyli dostępnymi dla każdego, darmowymi edytorami tekstu czy arkuszami kalkulacyjnymi. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, by w takim dokumencie przedstawić na przykład możliwe do odbycia przez sieć szkolenia e-learningowe, dopracować plan kampanii 1 procent, czy zebrać najważniejsze informacje do raportu.
Zoom
Niewielkie, ale bardzo dobrze zoptymalizowane oprogramowanie, które często jest pierwszym wyborem wielu osób. Co ważne, tryb wideokonferencji, który dla nas odgrywa kluczową rolę, nie został tutaj potraktowany po macoszemu. Wręcz przeciwnie. Mamy możliwość dynamicznego zarządzania użytkownikami (np. przenosić je z jednej do drugiej grupy roboczej) i ich prawami w trakcie calla, by nie wdał się nam chaos. Można nawet wyciszyć co bardziej nadgorliwe osoby.
Prowadzący spotkanie może też zacząć je nagrywać. To ciekawostka, której wiele konkurencyjnych programów nie wspiera. Miłym akcentem jest też możliwość przejścia na komunikację tekstową – w razie, gdyby łącza były przeciążone – a także udostępnianie pulpitu, planowanie zadań czy praca na dokumentach w czasie rzeczywistym. Zooma można pobrać zarówno na komputer pracujący pod kontrolą Windowsa, jak i na smartfony z Androidem oraz Apple iOS. To na pewno duży atut tego narzędzia.
Ciekawy komunikator, który od niedawna wchodzi w skład imperium Facebooka. WhatsApp pozostaje jedną z najpopularniejszych mobilnych aplikacji i trzeba tu uczciwie zauważyć, że taki stan rzeczy nie powinien dziwić nikogo. Darmowa komunikacja głosowa, wideopołączenia i tryb darmowych rozmów głosowych, to spore atuty.
Pozytywnym aspektem jest też zastosowane szyfrowanie typu end-to-end, dzięki czemu rozmowy z wykorzystaniem platformy cechują się sporym poziomem bezpieczeństwa. Mało kto o tym wie, ale WhatsApp ma też wersję dedykowaną na komputery PC. Zresztą, w najgorszym wariancie można posłużyć się natywną aplikacją uruchamianą w przeglądarce. Loginem może być nasz numer telefonu lub e-mail oraz hasło, dzięki czemu proces instalacji jest banalnie prosty nawet dla laików.
Jeśli zdecydujecie się na ten komunikator, to otrzymacie też możliwość tworzenia pokojów, które w swoich założeniach są bardzo podobne do tego, co oferują rozwiązania konkurencyjnych firm. Wydaje mi się, że zwłaszcza dzięki dużej rozpoznawalności tego komunikatora, może to być dla Was dość ciekawy wybór. Zasadnym będzie też zastanowienie się nad tym narzędziem, jeśli wolicie komunikować się przez telefon, a nie z poziomu komputera.
Talky
Ciekawe narzędzie dla minimalistów. Jeśli przerażają Was kombajny, które mają dziesiątki, jeśli nie setki różnych funkcji, to ta platforma została stworzona z myślą o Was. Musicie po prostu wejść na tęstronę, utworzyć nazwę swojego pokoju, nacisnąć na przycisk “Start a chat”, a następnie zaprosić znajomych, wysyłając im link do tego pokoju.
Można odnieść wrażenie, że schemat działania nie różni się mocno od czatów, które były popularne w pierwszych latach XXI wieku. Oczywiście, jest dostępny tryb wideokonferencji, który może okazać się być świetnym wyborem, gdy spotykacie się w kilkuosobowym gronie. Ciekawe, proste, dostępne na wiele platform, rozwiązanie. Do tego darmowe. Tak po prostu.
Facebook Messenger
Wiecie, jaki jest główny atut Messengera? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. W Polsce tak wiele osób korzysta z “fejsa”, że decyzja o postawieniu na tę platformę podczas wideokonferencji niemal dla nikogo nie będzie oznaczała konieczności zakładania nowego konta. Po prostu dodajcie się w znajomych na Facebooku, stwórzcie grupę zamkniętą i bez żadnego trudu możecie rozmawiać. Czy to w formie tekstowej, czy wideo.
Niestety, ale Messenger nie jest idealny. Trudno tego oczekiwać, bowiem w swoim założeniu jest to jednak raczej czat, który doskonale odnajduje się w komunikacji między dwiema osobami. Są połączenia wideo oraz darmowe rozmowy telefoniczne, jednak przy większym zespole może zrobić się już tłoczno.
Facebook Workplace
Genialna platforma, którą można nazwać takim trochę “Messengerem na sterydach”. Workplace nie dość, że uzupełnia wszystkie braki podstawowego komunikatora, to jeszcze dodaje parę funkcji ekstra. Mamy możliwość dołączania do wideokonferencji, dynamicznego przesyłania plików czy tworzenia grup i dodawania do nich wybranych osób.
Dokładnie tak samo, jak w przypadku Messengera, wystarczy posiadać konto na Facebooku, by dołączyć do grona osób, które pracują i organizują się zdalnie z wykorzystaniem Workplace. Miłym akcentem producenta jest to, że dla małych zespołów, na przykład kilkunastu osób skupionych w ramach NGO - usługa będzie darmowa.
Więcej o bardziej rozbudowanych narzędziach do komunikacji w zespole przeczytacie w naszym ostatnim materiale: Pracujecie zdalnie? Oto aplikacje, które pomogą Wam się zorganizować.
Słowo podsumowania
Nie są to wszystkie narzędzia, które pomogą Wam zorganizować spotkanie on-line na odległość. Pamiętajcie jednak o tym, że e-komunikacja w grupie to tylko jedna strona medalu. Jeśli już spotkacie się on-line i ustalicie sobie plan spotkania, warto byłoby mieć do swojej dyspozycji jakieś darmowe narzędzie, które umożliwi Wam rozliczanie się z działań, jakie sobie ustaliliście. W mojej opinii, świetnym wyborem będzie Trello.
Zarejestrujcie się na Trello.com, stwórzcie zespół, a będziecie na bieżąco z postępem prac. Ostatecznie, nie chcecie przecież organizować rozmów on-line po to, by porozmawiać o pogodzie, prawda? ;) Mimo tego, że wciąż zmagamy się z zagrożeniem, jakie powoduje COVID-19, praca, jaką macie do wykonania musi zostać zrobiona. A Trello pomoże Wam ją nadzorować.
Pamiętajcie też o tym, że kluczowe mogą okazać się nie tylko narzędzia, ale i cechy charakteru. Zmierzam do tego, że nawet mając najlepsze z możliwych oprogramowanie i łącze sieciowe, to Wy musicie go użyć w odpowiedni sposób i zaangażować się w projekt, który chcecie realizować. Komunikacji przez internet czasem trzeba się nauczyć.
Przy okazji, gorąco zachęcam Was też do lektury tego wpisu, gdzie możecie przeczytać o niezbędnym sprzęcie, w jaki na pewno warto się zaopatrzyć na czas pracy zdalnej oraz wideokonferencji. Jasne, czasem wystarczy dobry laptop, jednak praktyka pokazuje, że wciąż nie każdy internauta i nie każda internautka w Polsce taki posiada.
Oczywistym elementem każdej konwersacji między ludźmi – w tym także i tej, która odbywa się przez internet – jest głos więcej niż jednej osoby. Tak samo, jak w realnym życiu, postarajcie się nie wchodzić rozmówcy w słowo. W tej konkretnej sytuacji, gdy call organizowany jest przez sieć, może to spowodować, że w ostatecznym rozrachunku żadne z Was nie będzie dobrze słyszane. Nie piszcie z wykorzystaniem CAPS-LOCKA (czyli drukowanymi literami) i starajcie się stosować do zasad netykiety. Można zapoznać się z nimi tutaj.
Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy! 🙂
Źródło: Sektor 3.0
