Z sali z widokiem na świat do wirtualnego pokoju – jak budować zaangażowane grupy online? [patronat ngo.pl]
Pandemiczna rzeczywistość przeniosła nasze życie, relacje, aktywizm i działania edukacyjne do sfery online i zmusiła do nauki nowych narzędzi, adaptacji do zupełnie innych warunków i porzucenia części dawnych przyzwyczajeń, otwierając zarazem nowe możliwości i perspektywy.
W marcu 2020 r. Monika Mazur-Rafał, prezeska i dyrektorka Humanity in Action Polska zderzyła się z tą nową rzeczywistością, planując XV Akademię Praw Człowieka (od red.: której patronem medialnym był w tym roku portal ngo.pl) – znany w środowisku program łączący edukację historyczną z aktywistyczną, który dotychczas prowadzony był przez miesiąc w Warszawie dla międzynarodowej grupy wyróżniających się aktywistek i aktywistów z USA, Polski, Ukrainy i Niemiec. Najłatwiej było ją spróbować przenieść na inny termin lub w najgorszym razie całkowicie odwołać.
Początkowo ciężko było sobie wyobrazić, jak program, polegający na tworzeniu głębokich procesów edukacyjnych i więzi interpersonalnych, oparty na doświadczeniach m.in. z wizyt w miejscach pamięci, który swoją siłę czerpał z procesu grupowego, miałby spełnić swoje cele w sferze online. Metaforycznie to ujmując, przejście z wymiaru 3D do 2D kojarzyło się na początku pandemii raczej ze straconą szansą niż wygranym na loterii biletem.
Jak podkreśla Monika Mazur-Rafał, mimo wielu znaków zapytania trzeba było podjąć to wyzwanie i tym samym nie zaprzestawać wdrażania misji Humanity in Action, która polega m.in. na wspieraniu liderów i liderek zmian społecznych w ich aktywizmie. XV Akademia miała zachęcić również ich do szukania odważnych i kreatywnych rozwiązań w trudnych sytuacjach czy całkiem ekstremalnych jak pandemia. Jednocześnie zrekrutowane do programu osoby musiały podjąć decyzję ponownie, czy chcą wziąć udział w zmienionej formule Akademii. Cały nasz kilkuosobowy zespół HIA Polska miał świadomość, że te oczekiwania i poczucie straty nie zniknęły, bo same je odczuwałyśmy. Starałyśmy się jednak nauczyć myślenia skupionego na tym, jakie nowe szanse daje nam formuła online.
I tak w czerwcu tego roku, przez trzy tygodnie, 5 godzin dziennie pracowaliśmy w trzech strefach czasowych z 23 osobami, oddalonymi od siebie o tysiące kilometrów, od Iowa, przez Berlin i Piekary Śląskie po Kijów. Razem uczestniczyliśmy w krytycznych dyskusjach i sporach związanych z prawami człowieka oraz poznawaliśmy skuteczne aktywistyczne strategie na rzecz zmiany społecznej. Przede wszystkim jednak, udało nam się stworzyć zaangażowaną społeczność, która do dziś pozostaje w bliskim kontakcie.
Ten eksperyment nauczył nas wiele i chcemy się tym podzielić z innymi. Poniżej znajduje się garść sugestii, które mogą być pomocne dla osób zainteresowanych budowaniem zaangażowanej grupy online i inspirowaniem do skutecznego działania. Omawiamy też krótko parę narzędzi, które mogą przydać się tym z Was, którzy i które planują prowadzić zajęcia dla grup online, szczególnie w dłuższych cyklach.
Wskazówka 1: Czerp z tego, co masz
Spotkanie online nie zastąpi spotkania z drugim człowiekiem na żywo. Praca z grupą online nie będzie miała tej samej jakości co praca w sali szkoleniowej, ale nie oznacza to, że wartości nie ma! Ma, tylko inną. I daje szanse, które nie byłyby inaczej możliwe. To na nich warto się skupić.
Zapomnij przez chwilę o tym, co online uniemożliwił i skup się na tym, jakie daje szanse. Może zawsze chciałaś/eś zorganizować panel ekspercki, na który wcześniej nie miałaś/eś zasobów w postaci sali czy środków na zakwaterowanie i przejazd osób eksperckich, za które teraz nie musisz płacić? A może teraz masz szansę dotrzeć do nowej grupy osób, która wcześniej nie była włączona w twoje działania?
Myślenie o tym, jakie szanse stwarza nam sytuacja pandemii doprowadziło nas do poszerzenia spektrum poruszanych tematów oraz możliwość dyskusji w większym, międzynarodowym gronie w jednym czasie i miejscu (zoom!) bez konieczności fizycznego przemieszczania się do krajów w których mieszczą się pozostałe oddziały Humanity in Action (Bośnia i Hercegowina, Dania, Holandia, Niemcy, USA).
Wskazówka 2: Zanim zaczniesz – testuj, sprawdzaj, baw się!
Do przeprowadzenia Akademii szukałyśmy platformy, która umożliwiłaby nam komunikację najbardziej zbliżoną do warunków z przestrzeni offline, gdzie dobrze widzimy się i słyszymy oraz wyjście poza schemat podawczo-odbiorczy między osobami prowadzącymi i uczestniczącymi. Kolejnym kryterium była łatwość w adaptacji ćwiczeń z sali szkoleniowej do przestrzeni zdalnej.
Zoom, Teams, GoogleMeets i wiele innych platform do komunikacji online potrafi przyprawić o zawrót głowy. Każda z nich oferuje ciekawe funkcje. My zdecydowałyśmy się na popularną w trzecim sektorze platformę Zoom. Ważna dla nas była możliwość podziału grupy na podgrupy przez funkcję podziału na pokoje (breakout rooms), co umożliwia zaangażowanie w dyskusję każdej osoby, czy przeprowadzenie sesji typu World Cafe. Korzystałyśmy też z tablicy (white board), na której osoby uczestniczące, jak na flipcharcie, pisały, odpowiadały, oznaczały symbolem serca czy gwiazdki swoje opinie (dobrze się sprawdza w ćwiczeniach typu barometr.
Ważna jest też możliwość czatowania, podnoszenia ręki, by zadać pytanie (choć nasza grupa wypracowała inny, mniej “szkolny” sposób zgłaszania pytań), czy udostępnianie prezentacji i dźwięku w opcji share screen. Przydatna bywa funkcja ukrycia własnego obrazu (hide self view) dla osób, które odczuwają dyskomfort związany z oglądaniem siebie na ekranie.
Organizując otwarte spotkanie z Rzecznikiem Praw Obywatelskich z udziałem dużej liczby osób, zależało nam też na dobrej jakości spotkania, łatwej komunikacji oraz możliwości nagrywania wydarzenia. Dodatkowo korzystałyśmy z narzędzi ułatwiających interaktywne prowadzenie zajęć i pracę grupową, takich jak Mural, Padlet, Mentimeter i Canva. Część z nich oferuje darmowe programy dla organizacji pozarządowych po dołączeniu do formularza zgłoszeniowego wyciągu z KRS-u.
Niezależnie od tego, jakie narzędzie wybierzesz, istotne jest by je przetestować zanim rozpoczniesz zajęcia, by mieć poczucie komfortu i pewności podczas późniejszego jego używania. Umów się na spotkanie ze znajomą osobą, przeprowadź dla niej testowe warsztaty. Notuj, ile czasu zabiera Ci uruchomienie danej aplikacji podczas zajęć. Bądź dla siebie wyrozumiała, wyrozumiały! Tak jak podczas zajęć w “realu”, online również zdarzają się przesunięcia, pomyłki, aplikacja nie działa, jak powinna. Testowanie pozwoli Ci zminimalizować ryzyko pomyłek, ale i przyzwyczaić się do nich, bo zapewniamy – one będą się zdarzać i jest to OK! Zarezerwuj sobie kilka dodatkowych minut na takie nieprzewidziane sytuacje.
Przed rozpoczęciem Akademii często wykorzystywałyśmy spotkania online naszego zespołu do testowania różnych narzędzi, robiłyśmy rozgrzewki w czasie przerw, starając się jak najbardziej „oswoić” tę przestrzeń i przygotować ją tak, jak przygotowuje się salę przed szkoleniem. Brałyśmy też udział w warsztatach, webinariach online, by poinspirować się rozwiązaniami i doświadczyć ich na sobie. Ze względu na pracę w małym zespole ważne było dla nas, by rotacyjnie wymieniać się rolą osoby technicznej. Dawało nam to komfort podziału obowiązków oraz poczucie, że w razie problemów technicznych u jednej osoby, prowadzenie sesji może przejąć druga. Dlatego uczyłyśmy się nawzajem nowych narzędzi i tą rolą wymieniałyśmy płynnie.
Polecamy sporządzanie notatek dla siebie o tym, co Ci się podobało, jakie narzędzia są dla Ciebie ciekawe i mogą Ci się przydać; ale również – co sprawia, że tracisz koncentrację i uwagę? Co sprawia, że czujesz się zmęczona, zmęczony, kiedy wychodzisz z webinaru? To ważne, by sprawdzić na sobie, co podtrzymuje Twoje zaangażowanie – później te triki mogą przydać Ci się, by podtrzymać zainteresowanie/zaangażowanie osób uczestniczących podczas Twoich zajęć.
Wskazówka 3: Łącz światy offline i online
Gdy chcesz zbudować grupę osób, która będzie spotykać się przez/co jakiś czas online i współpracować, umożliwienie poznania się i zbudowanie zaufania są tak samo ważne jak podczas warsztatów czy zajęć w rzeczywistości offline. Warto przełamać barierę ekranu komputera i uchylać rąbka swojej codzienności.
Przed programem wysłałyśmy do osób uczestniczących paczki z odręcznie napisanymi listami, słodyczami, gadżetami i ulubione przepisy na typowe polskie potrawy. Dałyśmy również jako zadanie uczestnikom i uczestniczkom, by zadzwonili do siebie w losowo przydzielonych parach. Umożliwiło im to przełamanie pierwszych lodów, nieformalną rozmowę i poznanie się przed oficjalnym rozpoczęciem programu.
Podczas cyklu zajęć staraj się organizować czas pozaprogramowy na wspólne aktywności – oglądanie filmu, swobodne rozmowy przy kawie, wspólne gotowanie, pokazywanie widoków z okna, czytanie poezji, czy muzykowanie na sprzętach kuchennych.
W trakcie Akademii takimi aktywnościami było wspólne gotowanie i oglądanie filmu. By podtrzymać kontakt po zakończeniu programu, jedna z uczestniczek zaproponowała wysłanie do siebie pocztówek.
Warto takie działania wprowadzać jak najwcześniej – zbliżają one osoby uczestniczące, pozwalają przełamać dystans i sprzyjają integracji grupy. To w takich okolicznościach pojawiają się okazje do powstawania żartów czy bon motów, które sklejają grupę i wzmacniają poczucie bliskości. Wykorzystaj swoją organizatorską rolę do zaplanowania pierwszych tego typu aktywności, bez strachu o narzucanie się grupie. Nawet jeśli w zaproponowanej przez Ciebie aktywności weźmie udział tylko kilka osób, z czasem łatwiej przyjdzie proponowanie kolejnych, w tym samym osobom uczestniczącym.
Kiedy w grupie dojdzie do jakiejś trudnej sytuacji, która wymaga interwencji z udziałem jednej czy kilku osób, możesz umówić się na rozmowę telefoniczną (lub przez aplikacje WhatsApp, Messenger, itd.). Tak jak podczas stacjonarnego szkolenia prowadzi się takie rozmowy w przerwach kawowych i obiadowych czy po zakończonym dniu szkoleniowym, tak prowadząc szkolenie online możesz umówić się na taki telefon w dogodnym dla obu stron czasie. Emocje, które pojawiają się po drugiej stronie ekranu są realne i prawdziwe i dlatego nie można zaniechać uważności na nie, tylko ze względu na zdalną formułę współpracy.
Wskazówka 4: W małej grupie łatwiej przełamać lody
Kiedy rozmawiałyśmy o naszych planach na Akademię ze znajomymi trenerami i trenerkami, często słyszałyśmy, że program zakładający 5-godzinne sesje na Zoomie każdego dnia, z wyjątkiem weekendów, przez trzy tygodnie, nie może się powieść. Zoom fatigue, czyli tzw. Zoomęczenie, zmęczenie, wypalenie wynikające z nadmiernego korzystania z wirtualnych platform komunikacyjnych obciąża pracę mózgu i jest realnym wyzwaniem. Tworząc program, miałyśmy to na uwadze. Starałyśmy się dywersyfikować formy spotkań z zaproszonymi ekspertami i ekspertkami, mając w zapasie energizery, angażujące narzędzia itd., ale dopiero pierwszy tydzień pracy z grupą pokazał nam, że najlepszym sposobem angażowania jest podział na małe grupy.
W codziennej komunikacji skupiamy się na słowach i niewerbalnych wskazówkach, jak np. to, czy ktoś wierci się, jak mówimy, czy wzdycha, kiedy zbiera się do zadania pytania. W trakcie rozmowy online tych sygnałów dociera do nas znacznie mniej. Najwięcej uwagi skierowanej zostaje na słowa, wymagając od mózgu większego wysiłku. Do tego w czatach grupowych dochodzi wielość bodźców, co dla mózgu oznacza wielozadaniowość porównywalną do gotowania i czytania naraz.
Jeśli pracujesz z większą niż 8–9-osobowa grupa, uwzględnij ćwiczenia i dyskusje w mniejszych podgrupach. Nie bój się utraty kontroli nad tym, czy osoby uczestniczące faktycznie pracują nad wybranym zadaniem. Nawet jeśli rozmowa zejdzie na inne tematy, takie wymiany są ważne dla procesu grupowego i zawiązywania się grupy. Zawsze możesz wejść do poszczególnych pokoi i sprawdzić, jak grupa sobie radzi.
My dodatkowo wprowadziłyśmy w programie tzw. czas na społeczność. Pierwsze i ostatnie 15 minut dziennego programu kończyły się podziałem na pary lub trzyosobowe podgrupy, w których osoby uczestniczące mogły porozmawiać o odczuciach i emocjach związanych z Akademiąm czy tym, co akurat w ich życiu miało znaczenie. Był to ważny czas dla grupy na tworzenie nieformalnych, bardziej osobistych więzi.
Wskazówka 5: A życie toczy się dalej
Akademia Praw Człowieka w wersji offline wymagała od uczestniczących osób całkowitego zanurzenia w procesie. Nie było to aż takie trudne. Większość uczestników i uczestniczek była oddalona od swoich domów, rodzin i przyjaciół o tysiące kilometrów, a wypełnione po brzegi programy oficjalny i towarzyski skutecznie odciągały uwagę od wszelkich pozaprogramowych spraw.
Tym razem było zupełnie inaczej i to nasza przestrzeń online była drugoplanowa. Po skończonym dniu szkoleniowym nasi uczestnicy i uczestnicy wracali do swoich obowiązków, często pozostając w tej samej przestrzeni, przed tym samym komputerem. Do tego dochodziła codzienna troska i strach o zdrowie swoje i swoich najbliższych. Co więcej, w trakcie Akademii w Stanach Zjednoczonych i w Polsce trwały masowe protesty i działy się rzeczy o historycznym znaczeniu. W USA były to demonstracje przeciwko brutalności policji i rasizmowi instytucjonalnemu po zabójstwie Georga Floyda; w Polsce związane były z kampanią wyborczą skierowaną m.in. przeciw osobom LGBT+. Nasi uczestnicy i uczestniczki brali udział w interwencjach i całonocnych demonstracjach. Mówili o zmęczeniu, podrażnionych oczach po gazie pieprzowym i wynikających z tego problemach z koncentracją i pełnym zaangażowaniem się.
Miej na uwadze to, że skupienie osób uczestniczących w Twoich szkoleniach nie będzie takie samo, jak na szkoleniach stacjonarnych. Będzie im o wiele trudniej skupić uwagę, sesje będą dla nich bardziej męczące, ze względu na inne codzienne zobowiązania, z których w szkoleniach stacjonarnych są zwykle wyłączone. Czas w sferze online także płynie inaczej, chociażby ze względu na kwestie techniczne. Czasem samo połączenie z osobą prowadzącą potrafi zabrać kilkanaście minut sesji. Dlatego przyjmij większą elastyczność programu oraz zaplanuj czas na odsłuchanie grupy.
Ważna jest też uważność na indywidualne konteksty osób uczestniczących, z których część nie ma odpowiednich warunków do pracy i nauki w domu, jak chociażby szybkiego Internetu, oddzielnego pokoju czy ciszy. Miałyśmy kilka osób, które łączyły się z nami z parku, kawiarni, galerii handlowej, nie zawsze mogąc w pełni uczestniczyć we wszystkich aktywnościach lub dołączając do dyskusji poprzez chat. Platformy do komunikacji online umożliwiają stworzenie wirtualnego tła, co rozwiązuje część problemów, ale jeśli ktoś nie chciał włączać kamery i informował o tym grupę, przyjmowałyśmy to z wyrozumiałością.
Kilka słów wsparcia na koniec
Wybór powyższych wskazówek jest subiektywny i uwzględnia tylko część refleksji, które pojawiły się w naszym zespole po zakończeniu tegorocznej Akademii, przeprowadzonej w stu procentach online. Uważamy ją za sukces, gdyż spełniła swoje edukacyjne cele i została bardzo pozytywnie oceniona przez osoby uczestniczące. Dowodem na stworzenie przez nich prawdziwej, a nie wirtualnej wspólnoty może być m.in. to, że osoby uczestniczącej w programie stworzyły grupę zaangażowanych, którzy pozostają ze sobą w kontakcie i realizują wspólne działania. Jak twierdzi jedna z uczestniczek tegorocznej Akademii, „człowieczeństwo” Humanity in Action zostało całkowicie przekazane przez program online.
Nie wspomniałyśmy o takich sprawach, jak tworzenie kontraktu z grupą, pilnowanie czasu przerw czy wplatanie w sesje interaktywnych zadań, które podtrzymują uwagę i zaangażowanie. Są to bowiem elementy szkoleń czy cyklicznych spotkań, o które dbać należy niezależnie od formuły prowadzonych zajęć.
To, co chcemy przekazać, to przekonanie, że sfera online również umożliwia budowanie wartościowych relacji i zaangażowania. Wymaga to dodatkowych: wysiłku, pomysłu i pracy, w tym nauki nowych narzędzi, porzucenia dawnych przyzwyczajeń i dostrzeżenia nowych szans. Po drugiej stronie ekranu czekają na nas jednak osoby, które zdecydowały się przeżyć tę przygodę z nami. Mając powyższe wskazówki na uwadze, powinno się udać, za co mocno trzymamy kciuki!
O autorkach
Magda Bodzan – koordynatorka projektów edukacyjnych i aktywistycznych w Humanity in Action Polska. Doktorantka antropologii kulturowej i badaczka migracji. Trenerka edukacji globalnej, związana m.in. z Polską Akcją Humanitarną.
Gosia Kot – aktywistka queerowa, feministka.Socjolożka, w trakcie pracy nad doktoratem o queerowym macierzyństwie w SNS PAN. Członkini kolektywów JESTEM i Queer Tour. Koordynatorka projektów w Humanity in Action Polska, gdzie zajmuje się prowadzeniem działań edukacyjnych i rozwijaniem kompetencji liderskich młodych aktywistek i aktywistów.
