Przed nami ostatnia prosta, ostatni tydzień na zatwierdzenie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowych! Choć wiemy, że część z Was zrealizowała ten obowiązek już dawno, to jednak na wszelki wypadek wciąż przypominamy. Tym razem o możliwościach podejmowania decyzji online.
Zbliża się przesunięty termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej w 2021 r. Jeszcze tego nie zrobiliście, a planujecie procedować online? Sporo o tym pisaliśmy, ale może warto przypomnieć najważniejsze informacje. Zapraszamy!
Stowarzyszenia i fundacje nie muszą spotykać się "fizycznie", w siedzibie lub w innym miejscu, jeśli obawiają się organizować takich spotkań w trakcie wciąż trwającej pandemii, czy też trudno jest im je przeprowadzić z powodów formalnych (bo np. mają dużo członków rozproszonych po całej Polsce). Drugi rok spotykamy się wirtualnie, coraz lepiej nam to idzie, część z nas postrzega to wręcz jako zwyczajny sposób pracy. Również takie spotkania, jak posiedzenia zarządów i innych organów organizacji - w tym również spotkanie członków czyli walne zebranie - może być, bez przeszkód formalnych, zorganizowane przez internet. Korzystajmy z tej możliwości, niezależnie od powodów, dla których wybieramy opcję online.
Podstawy: Jak przygotować dobre spotkanie on-line?
Posiedzenie zarządu czy walne zebranie to po prostu spotkanie - rządzi się ogólnymi regułami. Nie wiecie jak zorganizować dobre spotkanie online? Skorzystajcie ze wskazówek.
Decyzje online. Co o nich mówi prawo?
Przed pandemią cześć organizacji wykorzystywała możliwości spotykania się i podejmowania decyzji online, jednak nie zawsze było pewne czy jest to działanie akceptowane przez prawo (legalność takich spotkań mogły podważać np. sądy rejestrowe). Przepisy zmieniły się jednak na początku pandemii, kiedy wiadomo już było, że inne (fizyczne) spotkania są trudne lub niemożliwe.
Dziś nie ma już wątpliwości, że spotkania przez internet są legalnym sposobem zorganizowania działań stowarzyszeń i fundacji. Przypominamy o tym w licznych artykułach i podpowiadamy, jak takie spotkania ułożyć od strony technicznej.
Możliwość obradowania online przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika ze zmienionego art. 10 Prawa o stowarzyszeniach, w którym dodano ustępy 1a- 1e. W ustawie o fundacjach zmieniono art. 5, dodając ustępy 1a i 1b – tu wprowadzono zapis wskazujący, że fundacje stosują w tym względzie zasady przewidziane w prawie o stowarzyszeniach. Zobacz teksty ustaw w serwisie sejmowym (ISAP): Prawo o stowarzyszeniach, ustawa o fundacjach.
Trzeba pamiętać, że z możliwości podejmowania uchwał i obradowania online korzystamy tylko w okresie epidemii i zagrożenia epidemicznego.
Ponadto zasad tych nie stosują te organizacje pozarządowe, których statuty zawierają zapisy dotyczące obrad w trybie elektronicznym – bo stosują się do zasad wskazanych w statucie (wcześniej przewidziały sobie takie możliwości i nie muszą korzystać z rozwiązań pandemicznych). To też oznacza niestety, że organizacje, które w statucie zapisały wprost, że obrady nie mogą odbywać się w trybie online, nie mogą wykorzystać tych rozwiązań.
Wprowadzenie w 2020 roku zapisów o elektronicznym trybie podejmowania uchwał i obradowania rozwiewa wątpliwości organizacji, których statuty nie zawierały żadnych regulacji w tym względzie. Uzyskują pewność, że obrady i głosowania online są legalne.
Jak organizować, prowadzić i dokumentować spotkania online w NGO? Nagranie #ngoplLIVE
Jak spotykać się online w organizacji pozarządowej, aby decyzje podejmowane podczas takiego spotkania były wiążące i nie budziły prawnych wątpliwości?
Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie
To ważny element w procedurze sprawozdawczej. Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Jest ona podpisywana przez osoby z organu zatwierdzającego (np. przewodniczącego i protokolanta zebrania). Kto zatwierdza - czyli o jakim organie piszemy? Sprawdź tu: Kto zatwierdza sprawozdanie NGO.
Jaką formę może przyjąć uchwała? Uchwała może być w wersji papierowej. Wtedy składane są podpisy osobiste na papierze. Uchwał może być również w wersji elektronicznej. Wtedy podpis elektroniczny - najlepiej płatny (certyfikowany). Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania warto zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe. Jeśli uchwała jest w wersji papierowej trzeba ją najpierw zeskanować albo zrobić zdjęcie i dopiero zapisać.
Informacje o technicznych aspektach zatwierdzania i wysyłania sprawozdania znajdziesz w INSTRUKCJACH.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
