Publicystyka - ngo.pl

Sprawozdanie finansowe najpierw sporządzamy i podpisujemy. To pierwszy etap. Często jest on mylony z drugim – z zatwierdzaniem sprawozdania. Pamiętajmy, że to dwie różne czynności – i dwa różne terminy. A także, bardzo często, różne osoby realizujące obowiązek. Kto zatwierdza sprawozdanie?

Przepisy ustawy o rachunkowości mówią, że organizacja ma na sporządzenie sprawozdania finansowego 3 miesiące od dnia bilansowego (jest to dzień, na który jest sporządzane sprawozdanie; w przypadku większości organizacji to 31 grudnia, gdyż ich rok obrotowy (podatkowy) równa się kalendarzowemu). 

Za sporządzenie sprawozdania odpowiada zarząd NGO. W praktyce na ogół sprawozdanie finansowe sporządza osoba zajmująca się księgowością w organizacji pozarządowej. Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę je sporządzającą oraz cały zarząd.

Standardowo sporządzenie i podpisanie sprawozdania musi nastąpić do 31 marca. W 2021 roku, kolejny rok z rzędu, w związku z epidemią koronawirusa przesunięto terminy sprawozdawcze – każdy o 3 miesiące. Sprawozdanie sporządzaliśmy więc i podpisywaliśmy do końca czerwca.

Następnie sprawozdanie musi być przyjęte przez właściwe władze w organizacji. Jest na to 6 miesięcy od dnia bilansowego, zatem dla większości NGO termin upływa 30 czerwca. W 2021 r., w związku z przesunięciem terminów, na zatwierdzenie sprawozdania finansowego organizacje mają czas do 30 września 2021 r.

Tej informacji trzeba poszukać w STATUCIE organizacji pozarządowej. W różnych NGO przyjęte są różne rozwiązania. Przyjęcie sprawozdania finansowego to inaczej podjęcie uchwały o jego zatwierdzeniu. Chociaż od 2019 roku sprawozdanie sporządzamy, podpisujemy i wysyłamy elektronicznie, to uchwała je zatwierdzająca może być sporządzana w wersji papierowej.

W fundacji, w której działa tylko zarząd, to zarząd sporządza i przyjmuje sprawozdanie finansowe. Jeśli w fundacji dodatkowo jest rada fundacji, to często ona ma taką kompetencję, jak przyjęcie sprawozdania – musi to jednak być zapisane w statucie.

W stowarzyszeniach rejestrowych często praktykuje się takie rozwiązanie, że zarząd sporządza sprawozdanie finansowe, komisja rewizyjna je opiniuje, a walne zebranie członków zatwierdza. Spotyka się też prostszą procedurę, która nie wymaga corocznego zwoływania walnego zebrania członków stowarzyszenia: zarząd stowarzyszenia sporządza sprawozdanie finansowe, a komisja rewizyjna je zatwierdza. Możliwe jest także, że to zarząd stowarzyszenia sporządza i zatwierdza sprawozdanie finansowe (a komisja rewizyjna je tylko opiniuje). Niezależnie od tego jakie rozwiązanie wybrało dane stowarzyszenie, rozwiązanie to musi być opisane w statucie.

Co, jeżeli statut nie dookreśla, kto ma taką kompetencję w stowarzyszeniu?

Wtedy trzeba odwołać się do przepisów ustawy prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z zapisami art. 11, we wszystkich sprawach, które nie są przypisane do innych organów władzy w stowarzyszeniu, DECYDUJE WALNE ZEBRANIE stowarzyszenia – jako najwyższa władza w stowarzyszeniach.

Niezależnie od tego, kto w organizacji zatwierdza sprawozdanie, zwykle jest to organ kolegialny. Żeby zatwierdzić dokument, musi się spotkać. W ubiegłych latach nie było z tym większego problemu. W czasie epidemii problem powstał. Pojawiły się więc przepisy pozwalające organizacjom pozarządowym na posiedzenia i głosowania online. Przypominamy więc, że możecie zatwierdzać sprawozdania bez spotykania się twarzą w twarz.

Zobacz informacje o podejmowaniu decyzji online w NGO: 

• W czasie epidemii stowarzyszenia i fundacje mogą obradować online
• Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 1. Głosowanie w trybie obiegowym
• Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 2. Posiedzenie online
• Jak organizować, prowadzić i dokumentować spotkania online? Nagranie z LIVE ngo.pl [film]
• W jakim terminie musimy organizować zebranie wyborcze i sprawozdawcze w stowarzyszeniu w 2021 roku?