Od kiedy podpisy pod sprawozdaniem finansowym NGO mogą być tylko elektroniczne, moment jego podpisania (sporządzenia) nabrał znaczenia. Wcześniej z problemem stykaliśmy się rzadziej, bo ustalenie, kiedy naprawdę pod sprawozdaniem znalazł się podpis członka zarządu było w praktyce dość trudne. Przypominamy, co można zrobić, jeśli nie udało nam się w wyznaczonym terminie zebrać podpisów pod sprawozdaniem finansowym.
Termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego NGO został w 2021 r. przesunięty z powodu epidemii (podobnie jak w roku ubiegłym). Było więcej czasu, ale problemy, jakie organizacje pozarządowe mają z podpisywaniem (elektronicznym) sprawozdań (sporządzonych elektronicznie) nie zniknęły. Zresztą kłopotów może być wiele i nie wszystkie muszą wynikać z pełnej elektronizacji obowiązków sprawozdawczych. Co więc możemy zrobić, jeśli nie udało nam się w wyznaczonym terminie zebrać podpisów?
Podpisz sprawozdanie – jak najszybciej
Organizacja nie zebrała podpisów pod sprawozdaniem finansowym do 30 czerwca (w przesuniętym terminie). Co to oznacza? Przekroczyła termin i tego już nie cofnie.
W takiej sytuacji powinna zrobić wszystko, aby jak najszybciej skompletować wymagane podpisy.
Podpisujemy sprawozdanie finansowe po terminie. Chociaż nie wydaje się to bardzo poważnym przewinieniem (o czym jeszcze poniżej), to jednak nie powinniśmy udawać, że nic się nie stało. Możemy więc opisać, co się wydarzyło – podajmy powody spóźnienia. Miejscem do takich wyjaśnień może być informacja dodatkowa (chociaż w przypomnianej niżej odpowiedzi Ministerstwo Finansów tłumaczy, że nie jest to właściwe miejsce – kłopot w tym, że nie ma innego).
Na temat spóźnienia nie trzeba się rozpisywać – stwierdzamy fakt i krótko wyjaśniamy powód. Powodem mogą być trudności w zastosowaniu się do wymagań wynikających z elektronizacji sprawozdań (zobacz np. Elektroniczna sprawozdawczość – (nie)zbędny obowiązek), brak wystarczających kompetencji cyfrowych, ale powody mogą być też inne – indywidualne, losowe.
Samo sporządzenie i podpisanie sprawozdania po terminie nie różni się od tego, które robilibyśmy (mieliśmy zrobić) w terminie. Wymogi pozostają identyczne: sprawozdanie przygotowujemy w formie elektronicznej (koniecznie w tzw. strukturze logicznej) i podpisujemy elektronicznie. Instrukcje koncentrujące się na sporządzaniu i podpisywaniu elektronicznego sprawozdania podajemy poniżej.
Można odmówić podpisania sprawozdania
Kiedy pod koniec czerwca pisaliśmy o tym, że należy podpisywać sprawozdanie w terminie, wspominaliśmy też o prawie do odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem. To nic nowego – przepis ten funkcjonował od dawna. Można go było stosować, kiedy organizacja mieściła się z ustawowych terminach, ale można go też stosować przy sprawozdaniu podpisywanym z opóźnieniem. Pamiętajmy o możliwości odmowy złożenia podpisu, ale pamiętajmy też, że jest to jednak sytuacja wyjątkowa i jakiś powód odmowy musi być.
Podpisy po terminie – czym to grozi?
Jak służby skarbowe traktują sprawozdania podpisane po terminie? Nadal trudno przewidzieć. W latach ubiegłych, kiedy pod sprawozdaniami dominowały podpisy „analogowe”, problem ten praktycznie nie występował. Nie są nam znane organizacje, które poniosły konsekwencje za niepodpisanie sprawozdania w terminie. Jedyne przypadki, o jakich słyszeliśmy dotyczyły NGO-sów, które w ogóle nie wywiązywały się z obowiązków sprawozdawczych i były przez urzędy wzywane do złożenia zaległych sprawozdań.
Jest jednak pewne, że podpisanie sprawozdania po terminie będzie mniejszym uchybieniem niż niepodpisanie go w ogóle, a tym bardziej niż niezłożenie go do Szefa KAS czy do KRS (organizacje z działalnością gospodarczą). NGO-sy, którym nie udało się więc zrobić tego, co trzeba w terminie, nie powinny chować głowy w piasek i uciekać od problemu.
Podpiszmy sprawozdanie po terminie i starajmy się kolejne obowiązki – zatwierdzenie i przesłanie sprawozdania – wykonać w wyznaczonych ramach czasowych.
Co o podpisach po terminie sądzi Ministerstwo Finansów
O to jak zachować się w opisanej wyżej sytuacji – sytuacji sporządzenia i podpisania sprawozdania po terminie – pytaliśmy w ubiegłym roku Ministerstwo Finansów. Ponieważ sytuacja nie zmieniła się (przepisy są te same, a dodatkowo – identycznie jak rok wcześniej – nastąpiło przesunięcie terminów) przypominamy odpowiedź, która przyszła do nas wtedy z resortu.
(podkreślenia pochodzą od redakcji)
Zgodnie z art. 77 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości brak sporządzenia sprawozdania finansowego lub brak wymaganych podpisów na tym sprawozdaniu podlega odpowiedzialności karnej. Jednakże kwalifikacja czynu, jako umyślnego występku, o którym mowa w ww. artykule, wymaga każdorazowej, indywidualnej analizy konkretnego przypadku pod względem zaistnienia znamion czynu określonego w tym przepisie, jak również zbadania wszelkich okoliczności popełnienia czynu, a w szczególności kwestii zawinienia sprawcy/sprawców.
W związku z zaistniałą sytuacją wskazane w korespondencji jednostki powinny niezwłocznie sporządzić i podpisać sprawozdania finansowe.
Odnosząc się natomiast do pytania, czy fakt sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego w późniejszym terminie należy opisać w informacji dodatkowej, informujemy, że informacja dodatkowa zawiera istotne dane i objaśnienia dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego (art. 48 ust. 1). W informacji dodatkowej nie należy więc zawierać kwestii, o których jest mowa w zapytaniu.
Należy podkreślić, że instytucja czynnego żalu uregulowana w art. 16 Kodeksu karnego skarbowego ma wyłącznie zastosowanie w przypadku popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. Natomiast nie ma zastosowania do przestępstw określonych w ustawie o rachunkowości. Zatem złożenie czynnego żalu w trybie art. 16 kks byłoby uzasadnione jedynie wówczas, gdyby niesporządzenie i niepodpisanie w terminie sprawozdania finansowego wiązało się z popełnieniem wykroczenia skarbowego określonego w art. 80b kks, który polega na nieprzekazaniu w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania.
Natomiast w przypadku niesporządzenia sprawozdania finansowego lub niesporządzenia zgodnie z przepisami (w tym przepisami wskazującymi termin do ich sporządzenia) nie można złożyć czynnego żalu skutkującego niepodleganiem karze. Stąd dopiero w toku prowadzonego postępowania przygotowawczego właściwy organ, który będzie prowadził postępowanie (naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, policja lub prokurator) jest zobowiązany ustalić czy w danej sprawie doszło do popełnienia przestępstwa. Istotne w tej sprawie są okoliczności związane z popełnieniem przestępstwa np. czy przestępstwo zostało popełnione umyślnie, bowiem nieumyślne zachowanie sprawcy jest przesłanką wyłączającą możliwość prowadzenia postępowania przygotowawczego i skutkującą umorzeniem postępowania przygotowawczego lub np. czy zaistniał stan wyższej konieczności także skutkujący nieprowadzeniem postępowania przygotowawczego (art. 17 par. 1 kpk). Ustalenia w tym zakresie dokonywane są przez organ prowadzący postępowanie przygotowawcze w oparciu o zebrany materiał dowodowy w danej sprawie.
W kwestii wskazanych w zapytaniu okoliczności związanych z COVID-19, które wpłynęły na niesporządzenie w terminie sprawozdania finansowego, właściwy do ich oceny pod kątem np. przesłanek warunkujących umorzenie postępowania, jest organ prowadzący postępowanie przygotowawczego w konkretnej sprawie.
Najprościej jak się da o sprawozdaniach finansowych
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
