Publicystyka - ngo.pl

Kolejny rok zebranie na czas pod sprawozdaniem finansowym wszystkich wymaganych podpisów jest jednym z podstawowych wyzwań stojących przed zarządami NGO-sów. Nie wszyscy mamy jednakowe kompetencje cyfrowe, możliwości czy warunki. Może się więc zdarzyć, że podpisów zabraknie. Co należy wtedy zrobić?

W 2021 r. znowu mamy więcej czasu na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej (zob. Przesunięte terminy sprawozdań i CIT-8 w 2021 r.). To jednak nie anuluje podstawowych problemów związanych z realizacją tego obowiązku. Nadal nie w każdej organizacji osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania są w stanie "złożyć" podpis elektroniczny w sposób prawidłowy i pod właściwym dokumentem. Zachęcamy, żeby mimo wszystko mobilizować się i starać, ale przypominamy też co można – należy zrobić – jeśli jednak z podpisami elektronicznymi nie wszystkim nam po drodze.

Sprawozdanie większość organizacji sporządza i podpisuje w marcu. Ale w 2021 r. jest więcej czasu – obowiązek ten realizujemy do końca czerwca. 

Organizacje sporządzające sprawozdania finansowe – z obowiązku tego zwolnione są tylko NGO-sy prowadzące UEPIK – sporządzają i podpisują sprawozdania elektronicznie. 

Podpisy pod sprawozdaniem finansowym składają wszyscy członkowie zarządu organizacji i osoba sporządzająca sprawozdanie. To proces, który wymaga współdziałania. Zaczynając od prawidłowego przygotowania pliku sprawozdania, przechodząc przez zebranie wszystkich wymaganych podpisów elektronicznych, nie zapominając na końcu o zapisaniu podpisanego sprawozdania i zapamiętaniu gdzie go zapisaliśmy, bo za jakiś czas ten plik trzeba będzie jeszcze wysłać!

Cały  ten proces opisaliśmy ze szczegółami w instrukcjach:

Podpis elektroniczny – co to takiego? W instrukcjach, do których odsyłamy powyżej, podpisem elektronicznym jest Profil - Podpis zaufany ePUAP. Dlaczego ePUAP? Bo to podpis bezpłatny i dostępny dla każdego obywatela. Podpisami elektronicznymi są też podpisy kwalifikowane. Ale podpisy kwalifikowane to usługa komercyjna – trzeba za nie zapłacić. Nie każda organizacja zafunduje swoim członkom płatne podpisy kwalifikowane. Dlatego polecamy Podpis zaufany ePUAP – tym bardziej, że może się on przydać członkom zarządów (i w ogóle obywatelom) także w innych sytuacjach.

Mimo dostępności Profilu – Podpisu ePUAP i jego bezpłatności można sobie wyobrazić wiele sytuacji, w których nie wszyscy członkowie zarządu dadzą radę złożyć taki podpis elektroniczny pod sprawozdaniem finansowym NGO. 

Na szczęście mamy jeszcze stare przepisy z ustawy o rachunkowości, które można tu wykorzystać.

Pisząc o tym jak należy podpisywać sprawozdanie, należy też napisać o prawie do odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem. To nic nowego – przepis ten funkcjonował od dawna. Pamiętajmy o możliwości odmowy złożenia podpisu, ale pamiętajmy też, że jest to jednak sytuacja wyjątkowa i jakiś powód odmowy musi być.

Jeśli członek zarządu z różnych przyczyn (brak kompetencji, problemy techniczne, przyczyny losowe) nie jest w stanie podpisać sprawozdania elektronicznie – tak jak wymagają tego obecnie przepisy – może skorzystać z prawa do odmowy podpisania sprawozdania finansowego.

Odmowa (jeśli następuje) jest niezbędnym elementem do tego, żeby uznać sprawozdanie za sporządzone – zastępuje brakujący podpis. 

"Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego" - wskazuje ustawa o rachunkowości. Odmowa może mieć formę pisemną i podpis odręczny. Taki dokument skanujemy lub fotografujemy. Będzie załącznikiem do sporządzonego elektronicznie i podpisanego elektronicznie sprawozdania. Starajmy się, żeby daty złożenia podpisów pod sprawozdaniem i data na odmowie było zbliżone.