Publicystyka - ngo.pl

Organizacja pozarządowa z działalnością gospodarczą wysyła sprawozdanie finansowe WYŁĄCZNIE do KRS. Opisujemy krok po kroku, jak to zrobić.

Wzór

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości. UWAGA! Sprawozdanie musi być sporządzone w strukturze logicznej.

Podpisy

Sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.

Terminy

W większości organizacji rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. W roku 2021, w związku z pandemią COVOD-19 terminy sprawozdawcze zostały przesunięte. Poniżej podajemy ogólną zasadę, wnikającą z ustawy o rachunkowości oraz realnie obowiązujący termin w 2021 roku. 

• Sporządzenie i podpisanie sprawozdania - w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (31 marca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2020 rok – do 30 czerwca 2021 r.
• Zatwierdzenie sprawozdania - w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (do 30 czerwca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2020 rok – do 30 września 2021 r.
• Przesłanie sprawozdania wraz z uchwałą zatwierdzającą do Krajowego Rejestru Sądowego – w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia; dla sprawozdania za 2020 – do 15 października 2021 r. 

Od 1 października 2018 r. przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują do sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

O sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania pisaliśmy już w marcu, koncentrując się wtedy na składaniu elektronicznych podpisów przez członków zarządu (zobacz: Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą w 2021 roku [INSTRUKCJA]). We wskazanej instrukcji sygnalizowaliśmy też, że sprawozdanie trzeba będzie zatwierdzić i złożyć - w odpowiednich terminach i w odpowiedni sposób.

Teraz właśnie dokładnie tłumaczymy, jak to zrobić: jak zatwierdzić i jak wysłać sprawozdanie finansowe.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija standardowo 30 czerwca, a po przesunięciu terminów w 2021 r. – 30 września.

Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego, ochotniczej straży pożarnej - najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji - rada fundacji albo zarząd.

zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe w organizacjach pozarządowych

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Uwaga: uchwała na tym etapie ma zwykle wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków).

Warto jednak pamiętać, że mamy także możliwość podjęcia uchwały za pomocą środków komunikacji na odległość – obiegowo, on-line. O uchwałach w czasie epidemii piszemy w odrębnym akapicie (na końcu tekstu).

Papierową podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe (taki folder w komputerze rekomendowaliśmy stworzyć w Instrukcji o podpisywaniu sprawozdania).

W 2021 roku organizacje prowadzące działalność gospodarczą przesyłają elektronicznie zrobione w strukturze logicznej i podpisane sprawozdanie finansowe oraz uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania (skan/zdjęcie wersji papierowej lub wersję elektroniczną) do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. KRS przekazuje sprawozdanie do urzędu skarbowego.

Kto ma przesłać sprawozdanie do KRS? Za przekazanie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej z gronie zarządu, kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Uwaga! Dane osoby, którą wybierzecie muszą widnieć w KRS (w składzie zarządu).

Jak wysłać sprawozdanie do KRS?

Jesteś wybraną z zarządu osobą do wysłania sprawozdania, twoje dane są w KRS, wejdź na stronę  https://ekrs.ms.gov.pl

• jeśli masz już założone konto, to wybierz – „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu.
• jeśli nie masz jeszcze konta, to musisz je najpierw założyć na stronie na stronie https://ekrs.ms.gov.pl – zakładka „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski”, polecenie „Utwórz konto” w lewym, dolnym rogu.

Konto autoryzujesz podpisem kwalifikowanym lub profilem (podpisem) zaufanym ePUAP.

Właścicielem konta jest Ty (osoba), a nie organizacja.

Po założeniu konta wróć na stronę główną https://ekrs.ms.gov.pl, wybierz „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu.

• Po zalogowaniu wybierz i kliknij w przycisk „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”

• Następnie wybierz przycisk „dodaj zgłoszenie”

• Przekieruje Cię do wyszukiwania, w okienku wpisz numer KRS i wyszukaj swoją organizację.

• Kliknij przycisk „dalej”, twój kolejny krok to podanie informacji czego dotyczy twoje zgłoszenie. Podaj roboczą nazwę zgłoszenia – to nazwa dla Ciebie. Podaj okres za jaki składane są dokumenty czyli daty początku i końca roku obrotowego Twojej organizacji. Wybierz rodzaj zgłoszenia.

• Kliknij przycisk „dodaj dokument”. Pojawi się nowe okno, w którym uzupełniasz informacje. Załączając sprawozdanie w strukturze logicznej podajesz „datę sporządzenia sprawozdania finansowego” po czym dołączasz sprawozdanie finansowe. System „czyta” strukturę logiczną załączanego sprawozdania finansowego i „widzi” czy wpisana przez nas data i data „zaszyta” w sprawozdaniu się zgadzają. Jeśli nie to informuje o błędzie. 

Zanim dodasz dokument (sprawozdanie - jak opisano w kroku powyżej) sprawdź czy masz u siebie (na dysku komputera, w mailu, na pendrive) sprawozdanie finansowe sporządzone elektronicznie w strukturze logicznej i elektronicznie podpisane przez księgową i przez wszystkich członków zarządu. Pamiętaj tylko takie sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. 

Jak sprawdzić czy są wszystkie podpisy? Wchodząc na stronę https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER, wybierając możliwość elektronicznego podpisania dokumentu i korzystając z opcji sprawdzenia dokumentu.

• Kliknij „zapisz”, po czym ponownie przekieruje Cię do ekranu z przyciskiem „dodaj dokument” po to by dodać uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe (skan, zdjęcie albo elektroniczną wersję uchwały). Uzupełnij informacje podając datę sporządzenia uchwały o zatwierdzeniu – pamiętaj masz 15 dni do daty zatwierdzenia za złożenie dokumentów do KRS. Kliknij „zapisz”.

• Na ekranie pojawi Ci się informacja o zapisanych dokumentach. Kliknij „dalej”.

• Zostaniesz przeniesiony do nowego ekranu z oświadczeniami. Jako osoba wysyłająca sprawozdanie składasz oświadczenie czy dołączone przez Ciebie plik sprawozdania jest podpisany przez wszystkie wymagane osoby. 

Jeśli

TAK zaznacz: „oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe”

NIE zaznacz: dokument nie posiada wszystkich wymaganych podpisów. Otworzy się pole, w którym podajesz, kto się nie podpisał, a pod nim kolejne z informacjami o powodach odmowy podpisu. Pamiętaj osoba może odmówić podpisania sprawozdania finansowego, taka odmowa jest sporządzana pisemnie i wymaga uzasadnienia.

• Po kliknięciu „dalej” dochodzisz do ostatniego kroku przez wysłaniem sprawozdania. Musisz zapisać i zweryfikować sprawozdanie. Najpierw kliknij „zapisz”, a potem „weryfikuj”. Po weryfikacji wybierz siebie, jako osobę, która będzie wysyłała sprawozdanie do „repozytorium plików DF”.
• Osoba podpisująca zgłoszenie musi być uprawniona do reprezentacji i być ujawniona/wpisana do KRS wraz ze swoim numerem PESEL. System podaje tabelę z nazwiskami oraz PESELAMI osób uprawnionych do reprezentowania organizacji. Osoba składająca zgłoszenie zaznacza informację, kto ma je podpisać. System daje możliwość, aby jedna osoba zamieściła sprawozdanie, a inna podpisała i wysłała jego zgłoszenie.
• Na zakończenie trzeba podpisać elektronicznie (podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP) i wysłać zgłoszenie – „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

• Po kliknięciu „wybierz”  system przekieruje Cię na podpisanie (podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym ePUAP), po podpisaniu kliknij „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

Po wykonaniu tych wszystkich czynności otrzymujemy mailem (jako osobne wiadomości):

• informację o rejestracji zgłoszenia wraz z jego identyfikatorem,
• informację o zamieszczeniu w dziale III rejestru przedsiębiorców KRS wzmianki o złożeniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz

informację o zapisaniu tych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

I to już wszystko. Sprawozdanie finansowe jest zrobione, podpisane, zatwierdzone i WYSŁANE. Teraz wakacje… aż do następnego roku ☺️ Powodzenia!