Publicystyka - ngo.pl

– Jesteśmy po pełnym „obrocie” funkcjonowania naszych przedsięwzięć pod nowymi przepisami dotyczącymi rozliczania projektów realizowanych na zlecenie samorządów – mówiła Karolina Cyran- Juraszek z Fundacji Społeczeństwa Obywatelskiego, ekspertka Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych. Od jej prezentacji rozpoczęło się spotkanie. – Jedno wiemy na pewno: trzeba ten temat traktować indywidualnie,, analizując ogłoszenia konkursowe i projekty jako zmiany społeczne.

Uproszczenie procedur, inna metodologia projektowa, elementy rozliczenia za rezultat, nowe wzory formularzy, inne podejście do wkładu własnego – to wszystko znalazło się w nowych procedurach konkursowych przygotowanych na podstawie zmian ustawowych, które weszły w życie 1 marca 2019 roku.

– Ambicją ustawodawcy było wprowadzenie rozliczenia za rezultaty, ale w efekcie mamy fetysz rezultatów. Nie rozliczamy się z rezultatów naszych działań, lecz nadal z części kosztowej – mówiła Karolina Cyran-Juraszek, dodając jednak, że wprowadzenie nowych rozwiązań było dużą zmianą i dla organizacji i dla samorządów. – Samorząd warszawski modelowo udźwignął ten temat.

Zdaniem ekspertki kluczowe jest kompleksowe podejście do konkursu – od etapu przygotowania ogłoszenia konkursowego do etapu sprawozdania z realizacji zadania publicznego. Istotne jest także zrozumienie logiki projektu: cel-rezultat-wskaźniki-sposób pomiaru. Karolina Cyran-Juraszek zwróciła uwagę na kilka wyzwań, które pojawiły się w trakcie roku stosowania nowych zasad prowadzenia i rozliczania projektów.

Przed zmianami samorządy nie musiały określać celu realizacji zadania publicznego. Obecnie jest to ich obowiązek. 

– O celu należy myśleć jako o pożądanym stanie w przyszłości – mówiła Karolina Cyran-Juraszek, podkreślając jednak, że nie ma to być marzenie, a realna zmiana. Cele zadań publicznych powinny wynikać z celów określonych w programach współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi. Warszawski samorząd o to dba – stołeczne konkursy są wynikiem realizacji miejskich polityk publicznych i strategii.

– Organizacje powinny mieć świadomość, że dany konkurs realizuje taką politykę – zwracała uwagę ekspertka.

– Rezultaty są wynikiem naszych działań, pokazują, na ile zmierzamy do celu – omawiając rodzaje rezultatów Karolina Cyran-Juraszek zwróciła szczególną uwagę na wskaźniki oraz sposób ich monitorowania i mierzenia.

Czym jest rezultat w projekcie? >

Jak określić cel i rezultaty projektu, aby się z nich rozliczyć? >

– Dla wszystkich rodzajów rezultatów powinniśmy określać wskaźniki oraz sposób ich monitorowania – mówiła ekspertka, apelując jednocześnie o pokorę w wyznaczaniu wskaźników. – Szczególnie trudne są wskaźniki miękkie, jakościowe. Nie dlatego, że się je trudno osiąga – organizacje poprzez swoje działania rzeczywiście wpływają na zmiany postaw, poglądów, świadomości – ale jest problem z określeniem tych wskaźników w taki sposób, aby dało się je zmierzyć. Pokora, prostota, ekonomia. Odpowiedzmy sobie na pytanie: czy nas na to stać? Jeśli nie ma potrzeby, nie ma takiego wymogu w ogłoszeniu konkursowym – odpuśćmy. Każdy rezultat musi mieć wskaźnik ilościowy, a poza tym może – ale nie musi – mieć również wskaźnik jakościowy. Chyba, że takie jest wymaganie w ogłoszeniu konkursowym.

– Cieszymy się, że projekty są rozliczane rezultatami, ale w sprawozdaniach jest tak, jak przed zmianą: prym wiodą koszty kwalifikowane. Rozumiem, że takie są zapisy ustawowe, którymi są związani urzędnicy, ale czy to się zmieni? – pytał Rafał Jachimiak z AZS Warszawa, członek BKDS ds rekreacji.

– Były na ten temat rozmowy, ale na razie nic z nich nie wynikło – odpowiedziała Karolina Cyran-Juraszek. Przyznała jednocześnie, że na poziomie sprawozdania akcenty się nie zmieniły. - Znam samorządy, które potraktowały te zapisy bardzo dosłownie i w umowach umieściły zapisy zgodnie, z którymi, jeśli organizacja nie osiągnie np. 50% zakładanych rezultatów – wówczas powinna oddać środki. Ja bym postulowała jednak bardziej kompleksowe podejście do zadań i rezultatów.

Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli oferent zrealizuje 80% założonych w ofercie rezultatów

W trakcie rozmowy okazało się, że podobne zapisy znajdują się m.in. w umowach podpisywanych przez organizacje sportowe w Warszawie („Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli oferent zrealizuje 80% założonych w ofercie rezultatów.”). 

– Pech tego rozporządzeni, które wprowadziło nowe wzory ogłoszenia, oferty, umowy i sprawozdania polega na tym, że nie wprowadzono jednocześnie zmian do ustawy o finansach publicznych. Ta ustawa nadal nas obowiązuje. Takie rozwiązanie jest pułapką dla organizacji – przestrzegała Ewa Kolankiewicz, Pełnomocniczka Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi, przypominając, że pod „rządami” poprzedniego rozporządzenia urzędnicy w czasie składania przez organizacje sprawozdań mieli możliwość wyłapać wiele błędów w tabelach z rozliczeniami finansowymi. – Zmiany w sprawozdaniach były możliwe, ponieważ organizacje nie miały jeszcze zamkniętego roku finansowego. Teraz nie widzimy tych tabel przy składaniu sprawozdań z realizacji zadań publicznych. Prawdopodobieństwo, że kontrola dotrze do organizacji przed marcem jest bardzo niewielka (zgodnie z ustawą do 31 marca organizacje mają obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe; w tym roku – z powodu pandemii termin ten został przesunięty do końca czerwca - przyp. red.; czytaj więcej: Nie musicie sporządzać sprawozdania finansowego i wysyłać CIT-8 do 31 marca). Jeśli ktoś coś źle rozliczył, będzie miał kłopoty. Nie znamy jeszcze skali problemów, które mogą mieć organizacje. Liczba zwrotów dotacji może być większa niż do tej pory. Staranność i skrupulatność po stronie organizacji musi być jeszcze większa.

– Dziękujemy za ostudzenie zapędów organizacji, aby wpisywać do ofert wszystkie możliwe rezultaty – powiedziała Hanna Kosicka z DKDS na Ursynowie, która także podzieliła się dobrą praktyką: – Na Ursynowie, w Wydziale Spraw Społecznych mogliśmy poprosić o obejrzenie faktur przed złożeniem sprawozdania. Dzięki temu śpimy spokojnie.

Marcin Czempiński: Pandemia utrudniła przejście przez zmianę w procedurze konkursowej >

Przedstawicielka ursynowskiego DKDS zgłosiła także kilka uwag do generatora wniosków witkac.pl: m.in. o rozszerzenie pola, w którym organizacja wprowadza rozbudowany opis zamierzanych działań.

– Nie lekceważmy naszej roli jako osób, które konsultują ogłoszenia konkursowe i tabele ocen – apelował Marek Chodaczyński, członek BKDS przy Biurze Kultury, zwracając także uwagę na konieczność zwiększenia wiedzy na temat rezultatów, wskaźników i sposobów ich mierzenia wśród osób, które potem wchodzą do komisji oceniających oferty konkursowe.

– Państwa rola, jako osób oceniających wnioski i rezultaty polega na tym, aby zobaczyć, czy w ofercie znajduje się odpowiedź na ogłoszenie, czy są tam obligatoryjne rezultaty i czy jest pokora – odpowiadała Karolina Cyran-Juraszek. – Nawet jeśli są dwa obowiązkowe rezultaty, a do tego 10 dodatkowych, ale nie ma to odzwierciedlenia w projekcie, w budowie budżetu – to jest już sygnał, aby się zastanowić. 

Jednym z narzędzi, które może pomóc zarówno organizacjom (przy pisaniu ofert), członkom i członkiniom BKDS-ów (przy opiniowaniu ogłoszeń konkursowych), jak i członkom i członkiniom komisji oceniających oferty mogłyby być branżowe bazy rezultatów. Taką bazę wypracowały np. BKDS ds. edukacji, a także BKDS ds. sportu i rekreacji.

– Udało nam się wspólnie stworzyć taki zamknięty katalog – mówił Rafał Jachimiak. – To pomaga pisać oferty. Wiemy na czym zależy Miastu, skupiamy się więc na wymyślaniu i pisaniu samych projektów. Problem jednak polega na tym, że nie wszyscy czytają ogłoszenia konkursowe. A tam rezultaty są podane jak na talerzu. Wystarczy pokazać, w jakim wymiarze je zrealizujemy.