Publicystyka - ngo.pl

Magda Dobranowska-Wittels, warszawa.ngo.pl: – Organizacje pozarządowe realizujące zadania publiczne samorządu w 2020 r. po raz pierwszy rozliczały się z osiągniętych rezultatów. Była to duża zmiana zarówno dla organizacji, jak i dla urzędników. Co sprawiało największe problemy? 

Magdalena Kwiatkowska, naczelniczka Wydziału Projektów Społecznych w Biurze Kultury UM st. Warszawy: – W 2020 roku największy problem sprawiał covid, realizacja działań i projektów w niepewnej, ciągle zmieniającej się sytuacji epidemicznej. Samo przygotowanie sprawozdania rozliczanego „z rezultatów” dla organizacji wydaje się łatwiejsze. Jest przy nim mniej pracy, nie trzeba wprowadzać do sprawozdania zestawienia dokumentów księgowych.

Planując działania ciężko jest dokładnie określić np. liczbę odbiorców, dlatego organizatorzy powinny podchodzić do tych danych racjonalnie, tzn. zgodnie z realnymi możliwościami. Uważam, że kluczowe jest podanie realnych i miarodajnych wskaźników. 

Dużym wyzwaniem dla organizacji jest definiowanie rezultatów miękkich, czy rezultatów jakości wykonania zadania. Cały czas wypracowujemy wspólnie podejście do tego sposobu opisu działań, bardzo ważnego z perspektywy Biura Kultury. Rezultaty twarde, policzalne, pozwalają nam sprawdzić, czy oferent wykonał wszystkie zaplanowane elementy oferty na wskazanym poziomie. Rezultaty jakościowe mówią nam o tym, jaką zmianę przyniosła praca organizacji. Na przykład, czy zadanie rozwinęło konkretne kompetencje uczestników, wpłynęło na integrację społeczną lub upowszechniło wiedzę na jakiś temat. Rezultaty jakościowe wymagają od organizatorów doboru odpowiednich narzędzi monitorowania, wprowadzenia w swoje praktyki nowych sposobów komunikacji z odbiorcami (np. ankiet ewaluacyjnych).

Z jednej strony covid utrudnił nam wszystkim funkcjonowanie i realizację zadań, z drugiej strony przepisy kolejnych tarcz pomocowych dawały organizacjom pozarządowym jakieś wsparcie. W sytuacji, gdy część zadania nie odbyła się z powodu epidemii, organizacje mogły rozliczać koszty przygotowawcze. Wiadomo było, że nie mogliśmy obciążać organizacji z powodu tego, że z dnia na dzień ogłaszany był lockdown. Każda sytuacja była rozpatrywana indywidualnie i dokładnie analizowana. 

Dużo umów było aneksowanych. Organizacje starały się dostosować do panujących realiów. Jeśli było to możliwe przenosiły działania do sieci. Często jedna umowa podlegała aneksowaniu więcej niż jeden raz. Staraliśmy się być elastyczni, tak żeby organizacje mogły zrealizować zaplanowane działania. Wszystkim nam zależało na tym, aby mieszkańcy Warszawy mogli w dalszym ciągu korzystać z oferty kulturalnej. 

Pełnomocniczka Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi wiele razy apelowała do organizacji, aby kontaktowały się z urzędami zlecającymi zadanie w razie jakichkolwiek trudności. Czy były takie sytuacje, że organizacje zgłaszały się do Państwa w momencie, gdy już w zasadzie trzeba było składać sprawozdanie? 

– Nie przypominam sobie wielu takich sytuacji. Raczej nie zdarzało się, że organizacje czegoś nie zrealizowały, ponieważ czekały do końca na dogodny czas, a potem – pod koniec roku – nie miały już możliwości przesuwania terminu. Mieliśmy może takie dwa, trzy przypadki, że nie udało się wprowadzić części zmian w projekcie pod sam koniec roku, bo zabrakło już na to czasu. Jedna organizacja zwróciła prawie całą dotację, ponieważ nie udało jej się zrealizować zaplanowanego na jesień zadania z powodu kolejnego lockdownu, a był to projekt niemożliwy do przeprowadzenia w formule online. 

Nie zdarzyło się, żeby organizacje realizowały zadania zupełnie inaczej i nie zgłosiły tego wcześniej. Byliśmy w stałym kontakcie. Staraliśmy się przypominać o konieczności aneksowania umów w przypadku, kiedy zachodziła taka potrzeba. Przedstawiciele organizacji również sami kontaktowali się z nami, wspólnie szukaliśmy rozwiązań w tym trudnym czasie.

Łukasz Waszak: Samorządy i organizacje pozarządowe wybrnęły z sytuacji pandemicznej i roku 2020 obronną ręką wtedy, gdy następował pomiędzy nimi kontakt, kiedy był dialog >

Czy w nowych konkursach, po roku pandemii, przewidujecie takie rozwiązania, które mogą pomóc w sytuacjach ryzykownych? Czy są np. opisane ryzyka, które – jeśli zaistnieją – są podstawą do rozliczenia projektu w zmienionej formie lub do rozwiązania umowy? 

– We wszystkich konkursach ogłoszonych na 2021 r. poprosiliśmy organizacje, aby w ofertach przedstawiły możliwość realizacji działań także w alternatywnej formie, na wypadek dalszych ograniczeń działalności w kulturze. Taki model wypracowaliśmy podczas konsultacji ogłoszeń konkursowych ze stroną społeczną. Jednak nie było ogólnych wytycznych, aby inaczej podchodzić do realizacji zadań. W dalszym ciągu obowiązują również tarcze pomocowe i organizacje mogą korzystać z tych rozwiązań w zakresie realizacji zadań publicznych.

Tarcze jednak nie chronią tych organizacji, które miały wnieść wkład finansowy w projekt, a – z przyczyn epidemicznych – nie mogły go pozyskać. W Warszawie organizacje same – przy składaniu wniosku – decydują, czy chcą realizować projekt w formie wspierania lub powierzenia realizacji zadania. Która z tych form była częściej wykorzystywana w zeszłym roku?

– Głównie wsparcie, rzadziej powierzenie. W przypadku trudności z uzyskaniem wkładu finansowego na zadeklarowanym poziomie, organizacje zwracały się do nas z wnioskami o aneks do umowy. W zeszłorocznych umowach mieliśmy zapis, który dawał organizacji możliwość – w przypadku zmniejszonego wkładu finansowego – zwiększyć wkład niefinansowy. Oraz zapis, że wkład finansowy i niefinansowy może się zmieniać, o ile nie zmniejszy się jego sumaryczna wartość. W tym roku zapis ten wygląda inaczej, nie ma słowa „sumaryczna” wartość. 

W przypadku konieczności zmian w zakresie finansowania zadania organizacje mogą zwracać się do miasta z wnioskiem o aneks. Przy zmniejszeniu wkładu finansowego i niefinansowego kluczowa była dla nas analiza, czy obniżenie tych wartości nie spowodowałoby zmiany liczby punktów uzyskanych przez ofertę na etapie konkursu ofert. 

W tym roku także wsparcie jest częściej wybierane? 

– Dopiero zaczynamy podpisywać umowy, ale na podstawie tych, które są już przygotowywane mogę powiedzieć, że organizacje częściej wybierają wsparcie. 

Organizacje, przechodząc na rozliczenie za rezultaty, cieszyły się, że „odpadnie” im cała robota związana z przygotowaniem dokumentacji finansowej… 

Organizacje muszą prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową związaną z realizacją zadania, ale wiemy, że różnie z tym bywa. 

W sprawozdaniu wpisane są łączne kwoty za poszczególne rodzaje kosztów, bez podziału na źródła finansowania. Tak naprawdę zestawem faktur teraz będzie wydruk z ewidencji księgowej. Przeprowadzenie kontroli finansowej zadania również będzie utrudnione, opisy na dokumentach księgowych często są niekompletne, nie zawierają informacji, którego kosztu dotyczy dany dokument księgowy.