Publicystyka - ngo.pl

Magda Dobranowska-Wittels, warszawa.ngo.pl: – Jesteśmy po roku doświadczeń z realizacją projektów rozliczanych za rezultaty. Jak ta zmiana przebiegła na Ursynowie? Z czym organizacje, realizujące zadania publiczne na zlecenie Dzielnicy, miały trudności?

Marcin Czempiński, naczelnik Wydziału Spraw Społecznych i Świadczeń dla Dzielnicy Ursynów m.st. Warszawy: – Wprowadzenie nowej procedury konkursowej zbiegło się z jeszcze większymi wyzwaniami w realizacji zadań publicznych, związanymi z pandemią. To utrudniło wspólne przejście przez tę zmianę: uniemożliwiało lub znacznie ograniczyło możliwości różnych działań edukacyjno-szkoleniowych dla urzędników i dla organizacji. 

Wydział, którym kieruję współpracuje z organizacjami zajmującymi się przeciwdziałaniem przemocy, profilaktyką i rozwiązywaniem problemów z uzależnieniami, aktywizacją seniorów, przeciwdziałaniem wykluczeniu społecznemu. Organizacje, realizujące projekty na nasze zlecenie miały głównie problemy z poprawnym określeniem rezultatu, odróżnieniem go od celu zadania i właściwym wyznaczeniem poziomu realizacji rezultatu. Jak misję czy cel projektu przełożyć na policzalne efekty? Jak np. zmierzyć wpływ projektu na zmniejszenie poziomu uzależnienia mieszkańców dzielnicy? 

Udało się jednak, wspólnymi siłami, analizując składane oferty i sprawozdania, doprowadzić do tego, że organizacje już wiedzą, jak te rezultaty zapisać, aby dało się je rozliczyć. Posługujemy się „produktami”: liczbą oddziaływań, wydarzeń, interwencji, odbiorców, publikacji. Takie wskaźniki są stosunkowo łatwo mierzalne. 

Co to znaczy wspólnymi siłami? 

– Już na etapie prac nad ogłoszeniami konkursowymi razem z przedstawicielami organizacji w Dzielnicowej Komisji Dialogu Społecznego dyskutowaliśmy o tym, jakie to mogą być rezultaty. A potem – już bardziej szczegółowo – przygotowując umowę z każdą organizacją były te zapisy precyzowane. I podczas kolejnych aktualizacji umów. 

Sprawozdając się z rezultatów, organizacje nie muszą przedstawiać zestawienia faktur. Jak na to reagują urzędnicy? 

– Zarówno organizacje, jak i urzędnicy przyzwyczaili się do dotychczasowej formuły rozliczania zadań. Ale nie jest tak, że organizacje całkiem rezygnują z prowadzenia szczegółowej dokumentacji finansowej. Robią to na potrzeby swoje i ewentualnej przyszłej kontroli.Szczególnie w tym ostatnim przypadku posiadanie poprawne przygotowanie dokumentacji finansowej projektu może być kluczowe. Do tej pory organizacje, na etapie składania sprawozdania, mogły coś poprawić, uzupełnić. Teraz nie mają takiej możliwości. Organizacje działające na Ursynowie mogły jednak do nas przyjść i - trochę na starych zasadach - skonsultować swoją dokumentację finansową, żeby w przyszłości uniknąć kłopotów.

Z jakiej formy realizacji zadania częściej korzystają organizacje współpracujące z Pana wydziałem: powierzenia czy wsparcia? 

– Najczęściej powierzenia. Od lat zresztą obserwuję taką tendencję w konkursach przez nas ogłaszanych. Specyfika zadań decyduje, że organizacjom trudno jest pozyskać środki finansowe na wkład własny. 

W warunkach pandemicznych kluczowy okazał się kontakt między urzędem a organizacjami realizującymi projekty. Jak to wyglądało na Ursynowie? 

Aneksy dotyczyły np. dopisania możliwości prowadzenia działań zdalnie. Czasem zamiast jednego wydarzenia organizacje musiały przeprowadzić kilka, ale na mniejszą skalę. Przy wprowadzaniu istotnych zmian konsultowaliśmy się także z komisją konkursową.

Czy w konkursach ogłaszanych na ten rok przewidzieliście zapisy, które pozwoliłyby organizacjom elastycznie reagować na różne zmieniające się warunki, okoliczności? 

– W ogłoszeniach konkursowych zapisane było, że pożądane jest określenie sposobu realizacji zadania w przypadku niemożliwości przeprowadzenia działań w pierwotnie zakładanej formie. Oferty, które przewidywały taką alternatywę miały większe szanse na pozytywną ocenę komisji konkursowej. 

Poza tym, w przypadku zadań z zakresu np. profilaktyki w szkołach, podzieliliśmy pulę środków na dwie części: dla zadań realizowanych w pierwszym półroczu 2021 r. i w czasie wakacji oraz dla zadań, które będą prowadzone od września do końca roku. To także pozwoli nam lepiej dopasować zapisy konkursowe i umowy do zmieniających się warunków epidemicznych.