Publicystyka - ngo.pl

Mamy za sobą pierwszy pełny rok stosowania procedury konkursowej, w której zdecydowanie większą niż do tej pory uwagę zwraca się na rezultaty działań w realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe. Rozliczenie za rezultaty budziło wiele obaw – jak sobie z tym poradzą organizacje, jak urzędnicy. Nałożyły się na to jeszcze warunki pandemiczne, które nie ułatwiły sprawy. Jak organizacje sportowe radziły sobie z tymi wyzwaniami? 

Marcin Nowocień, naczelnik Wydziału Sportu w Biurze Sportu i Rekreacji Urzędu m.st. Warszawy: – Na początek trzeba powiedzieć, że w naszym Biurze organizacje realizujące zadania publiczne mają kontakt z dwiema komórkami. Jedną jest Wydział Sportu, który odpowiada za ogłoszenie konkursów, konsultacje z organizacjami w trakcie naboru, cały proces związany z ich rozstrzygnięciem oraz przygotowanie umów, a drugą – Wydział Kontroli i Rozliczeń, z którym organizacje kontaktują się na etapie składania sprawozdań, podczas ich weryfikacji i akceptacji, a następnie w trakcie prowadzonych kontroli finansowych, kiedy weryfikowana jest prawidłowość wydatkowania środków publicznych. Zawsze ściśle ze sobą współpracujemy, ale w tym roku – z uwagi na stan pandemii – było to szczególnie istotne.

Emilia Wnuk, p.o. naczelnika Wydziału Kontroli i Rozliczeń w Biurze Sportu i Rekreacji Urzędu m.st. Warszawy: – Bardzo dobrze przygotowaliśmy się do tych zmian.

Największy kłopot pojawił się z realizacją umów, które dotyczyły rozgrywek ligowych. W czasie, gdy rozgrywki powinny iść pełną parą (marzec – maj) wszystko stanęło. Ale tutaj bardzo dobrze zareagowały polskie związki sportowe, które uznały sezon za dograny w momencie, kiedy został przerwany. To pozwoliło nam rozliczyć kluby w oparciu o rezultaty. Oczywiście, ze zrozumiałych względów, nie wszystkie środki dotacyjne zostały wykorzystane, w związku z czym częściowo musiały zostać zwrócone. 

W związku z zaistniałą sytuacją, wiele z imprez sportowych się nie odbyło, ponieważ były zaplanowane na pierwszą połowę roku 2020. Część z nich – w porozumieniu z organizacjami – została przełożona na późniejszy termin, ponieważ do końca była nadzieja, że jednak uda się je przeprowadzić. Pomimo tego i tak kilku z nich ostatecznie nie udało się zorganizować. Jednak przygotowania zostały poczynione, wydatki poniesione. Po dogłębnej analizie pełnej dokumentacji dotyczącej zadania, wydatki te zostały rozliczone, mimo, iż rezultaty nie zostały osiągnięte.

Marcin Nowocień: – W 2020 r. ogłosiliśmy 23 konkursy ofert. Mimo, że procedura konkursowa dopuszcza, że organ może odstąpić od określania rezultatów, w Biurze Sportu i Rekreacji każdy konkurs miał opisane wymagane rezultaty. Wyszliśmy bowiem z założenia, że lepiej zapobiegać niż leczyć. 

W konkursie na szkolenie sportowe dzieci i młodzieży przekazaliśmy organizacjom ponad 21 mln zł. Określiliśmy obowiązkowe rezultaty i sposób ich monitorowania: liczba godzin treningowych nie mniejsza niż 114 w szkoleniu podstawowym oraz 171 w szkoleniu zasadniczym, liczba uczestników szkolenia. Lista uczestników szkolenia – zawierająca datę, zakres godzinowy zajęć, nazwisko szkoleniowca i frekwencję – miała być dowodem, że rezultat został osiągnięty. Cześć organizacji z tego korzystała, aby prowadzić np. zajęcia on-line. Tak prowadzone działania uznawaliśmy za możliwe do rozliczenia. 

W ogłoszeniach konkursowych określaliście Państwo nie tylko jakich rezultatów się spodziewacie i w jaki sposób je monitorować, ale także na jakim poziomie. W jednym z ogłoszeń znalazł się np. zapis: „Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli oferent zrealizuje 80% założonych w ofercie rezultatów”. Co w przypadku, gdy wskaźnik zostanie osiągnięty w 75%? Zadanie nie jest zrealizowane i organizacja powinna zwrócić całą dotację? 

Marcin Nowocień: – Zaznaczam, że w większości konkursów BSiR są zapisy dotyczące limitów procentowych osiągniętych rezultatów. Jest to zdecydowanie z korzyścią dla organizacji i zapisy te, nie budziły żadnych wątpliwości podczas konsultacji ogłoszeń z BKDS-ami. Takie zapisy rekomendowane były również przez Ogólnopolską Federację Organizacji Pozarządowych.

Emilia Wnuk: – Jak już wcześniej wspomniałam, podanie wskaźników, znacznie pomogło i ułatwiło organizacjom realizującym zadania w osiągnięciu zakładanych rezultatów. Dzięki wskaźnikom, beneficjenci uzyskali pewną swobodę i elastyczność w sposobie realizacji zadania, nie musieli drżeć o to, czy np. z zaplanowanych 500 uczestników imprezy sportowej, weźmie w niej udział 490, tj. o 10 osób mniej i z tego powodu bedą mieli problem z rozliczeniem całego zadania. Pandemia i lockdawny pokazały, a zarazem potwierdziły, jak ważnym elementem w realizacji zadań było podanie, już na etapie ogłoszenia, procentowych wskaźników osiągnięcia rezultatów zadania. W bardzo nielicznych przypadkach, w których, z przyczyn niezależnych od beneficjenta dotacji, nie zostały osiągniete rezultaty, rozpatrywaliśmy sytuację indywidualnie i zazwyczaj rozliczaliśmy wydatki poniesione na realizację zadania, pomimo iż, rezultaty nie zostały osiągnięte w zakładanym wymiarze.

Kontakt między organizacjami realizującymi zadania a urzędem je zlecającym jest zawsze ważny, ale w czasie pandemicznym okazał się bardzo istotny. Czy organizacje zdawały sobie z tego sprawę? 

Emilia Wnuk: – Byliśmy na bieżąco w kontakcie z organizacjami. W zależności od zmieniającej się sytuacji albo kluby reagowały, albo my pokazywaliśmy alternatywne możliwości realizacji działań. 

Marcin Nowocień: – Przy pierwszym lockdownie wystosowaliśmy do organizacji realizujących zadania zlecone w ramach konkursów pismo z prośbą o zgłaszanie problemów oraz z informacją, co będziemy brali pod uwagę przy rozliczeniu zadania. Kluby przedstawiały stan realizacji zadania wraz z ewentualnymi propozycjami zmian, zarówno harmonogramów jak i kosztorysów. Każde zgłoszenie było analizowane indywidualnie przez pracowników biura, a zmiany regulowane stosownymi aneksami. Biuro wyszło na przykład z taką inicjatywą, aby część zajęć można było odrobić w okresie wakacyjnym. Standardowo wtedy zajęcia sportowe finansowane przez Miasto się nie odbywają. Ale w tym roku to był doskonały moment, ponieważ obostrzenia epidemiczne zelżały i można było coś zrobić.

Wprowadzenie „rozliczenia za rezultaty” przez wiele organizacji było oczekiwane jako zwolnienie z konieczności prowadzenia takiej dokumentacji finansowej projektów, jak do tej pory. Już wiemy – z różnych doświadczeń i wypowiedzi urzędników i samych organizacji – że tak nie jest. Czy przewidujecie Państwo kłopoty związane z kontrolowaniem projektów? 

Emilia Wnuk: – Właśnie rozpoczęliśmy etap kontroli finansowych umów zeszłorocznych. Samo sprawozdanie się zmieniło. Nie ma zestawienia faktur. To znacznie utrudnia prowadzenie kontroli i pewnie będzie wpływało na jej wyniki, ponieważ jest spory chaos, dużo niejasności i niespójności. Już teraz widzimy, że pojawiają się problemy podczas weryfikacji dokumentów finansowych, powiązaniem ich z zadaniem oraz przypisaniem do konkretnego rodzaju kosztu. Jesteśmy jednak dopiero na początku tego procesu i jest jeszcze za wcześnie, aby wyciągać konkretne i dalekosiężne wnioski

Czy w tegorocznych umowach przewidywaliście możliwości prowadzenia zajęć w formach alternatywnych?

Marcin Nowocień: – Korzystamy z doświadczeń ubiegłorocznych. Jesteśmy w stanie wiele spraw już przewidzieć, a i organizacje są wyczulone na okoliczności, które mogą wystąpić.