Publicystyka - ngo.pl

Od kiedy pamiętam organizacje miały problem z określeniem celów i rezultatów projektu. Autorzy nowego wzoru oferty na realizację zadania publicznego chcąc „uprościć” opis projektów w ofertach, usunęli z nich punkt, w którym organizacja określała cel. Zostawiono rezultaty, które jednocześnie związano z rozliczeniem zadania publicznego. I tutaj zaczynają się prawdziwe wyzwania. Uporządkujmy to.

Cel to odpowiedź na problem, który chcemy przy pomocy zmiany społecznej (jaką jest projekt) rozwiązać. Nie ma projektu, kiedy nie ma problemu.

Mając sytuację wyjściową (problematyczną), poprzez realizację projektu doprowadzamy do sytuacji pożądanej. Opisuje ją właśnie cel – wynik waszych działań. Cel projektu to pożądany stan w przyszłości, po zakończeniu realizacji projektu.

Nie bój się stawiać sobie celów. Jeśli nie będziesz wiedział dokąd idziesz, nigdy tam nie dojdziesz.  

Co prawda Miasto Stołeczne Warszawa nie wymaga, aby cele opisywane przez organizacje były SMART,  warto jednak zapoznać się z tą metodą ich wyznaczania, ponieważ może nam to pomóc w pracy nad projektem.

Cel SMART jest: 

Specific – jasno określony, najlepiej jednym zdaniem;

Measurable – mierzalny (po to, by stwierdzić, w jakim stopniu go osiągnęliśmy);

Achievable – osiągalny, ponieważ inaczej plan okaże się nierealny;

Related – powiązany z naszą misją życiową lub z misją organizacji;

Timed – z określoną datą osiągnięcia.

Cel musi być konkretny, dostosowany do potrzeb i okoliczności, mierzalny i weryfikowalny, realny (osiągalny), określony w czasie.

Stawiane przez organizację mierzalne cele są kryteriami jej działań, według których można określić skuteczność projektu oraz rezultaty.

Projekt powinien wiązać się z celami programu, w ramach którego można otrzymać dotację. Każdy projekt musi przyczyniać się do osiągania celów programu

W regulaminie konkursu/ogłoszeniu/ dokumentacji konkursowej samorząd powinien określić cele zadania publicznego. Zgodnie z zapisami art. 221 ustawy o finansach publicznych to po stronie samorządu jest określenie, jakie cele chce osiągnąć, zlecając dane zadanie.

Cele realizacji zadania publicznego wskazane w ogłoszeniu o konkursie powinny wynikać z:

• celów określonych w Programie współpracy z organizacjami  lub
• celów dokumentów strategicznych samorządu (strategie, programy), które należy wskazać w Programie współpracy z organizacjami.

Nie ma obowiązku wskazywania w ofercie celów zadania publicznego! Zachęcamy jednak do stawiania sobie celów i określania ich (komplementarnie z ogłoszeniem) – będzie wygodniej opisywać rezultaty projektu (można to zrobić w ofercie, w punkcie III.3 – Syntetyczny opis zadania).

Rezultaty, tak jak cele, muszą być weryfikowalne i mierzalne. Musimy znać miarę, skalę oraz momenty pomiaru. Musimy mieć zapewnione źródła danych. Rezultaty są wynikiem waszych działań. Pokazują, na ile zmierzacie do celu.

Rezultaty produktu określają „dobra i usługi”, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu i zostaną dostarczone grupie docelowej.

Rezultaty bezpośrednie odzwierciedlają efekty, które powstaną w wyniku skorzystania przez grupę docelową z dostarczonych produktów w ramach projektu, czyli np. w wyniku udzielenia wsparcia danej osobie/ grupie osób/ instytucji. Są one mierzalne od razu po zakończeniu projektu.

Rezultaty długofalowe – zmiana, do której osiągnięcia w dłuższej perspektywie przyczynią się rezultaty bezpośrednie naszego projektu. Rezultaty długofalowe  najczęściej odnoszą się do ogólnego celu danego programu.

Dla wszystkich rodzajów rezultatów powinniśmy określić także wskaźniki oraz sposób ich monitorowania. Wskaźniki to inaczej fakty i zjawiska, które udowodnią, że planowana przez nas zmiana zachodzi. Sposób monitorowania odpowiada na pytanie, skąd o tym wiemy.

Wskaźniki dzielimy na: ilościowe (np. 40 osób weźmie udział w 100 godzinach szkoleń) i jakościowe (75% uczestników oceni szkolenia jako adekwatne do ich potrzeb).

Są także wskaźniki obiektywne (70% uczniów poprawiło oceny z matematyki, obiektywne dane pochodzą z dzienników szkolnych, od nauczyciela, od rodziców) i subiektywne (70% uczestników projektu twierdzi, że teraz bardziej ufa sąsiadom, dane pochodzą z ankiet wypełnianych przez samych uczestników).

Wiele organizacji, planując działania dotyczące zmiany postaw, poglądów, świadomości, podniesienia samooceny itp. (zwanych kiedyś rezultatami miękkimi) ma problem z określaniem zarówno rezultatów, jak i wskaźników. Modelowo (w najprostszej wersji) może wyglądać to tak:

Nazwa rezultatu: wzrost pozytywnego nastawienia uczestników projektu  do uchodźców.

Planowany poziom osiągnięcia (wartość docelowa): 60% uczestników zadeklaruje, że zmieniło nastawienie do uchodźców na pozytywne.

Sposób monitorowania/ źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika: ankiety po zakończeniu projektu (wskaźnik subiektywny - deklaracja uczestników, bez badania ich zachowań w stosunku do uchodźców). Da ambitnych: ankiety przed rozpoczęciem projektu i po jego zakończeniu.

Źródłami informacji o rezultatach mogą być np. ankiety, dokumentacja zdjęciowa, testy wiedzy przed i po rozpoczęciu projektu, dzienniczki zajęć, indywidualne karty monitorowania uczestników (w przypadku terapii, pracy socjalnej itp.), listy obecności, listy wysyłkowe publikacji (w odniesieniu do produktów). Planując sposób monitorowania wskaźnika, należy kierować się przede wszystkim prostotą, ekonomicznością oraz dostępnością danego źródła danych.

Każdy rezultat musi mieć wskaźnik ilościowy, a poza tym może mieć również wskaźnik jakościowy (ale nie musi, chyba że jest to wymagane w ogłoszeniu o konkursie). Jeśli nie jesteśmy w stanie podać wskaźnika ilościowego dla jakiegoś rezultatu, który pierwotnie planujemy, należy z niego zrezygnować.

Rezultaty nie biorą się znikąd – musi być działanie (działania), które do danego rezultatu doprowadzi.

Działania są po coś – z nich wynikają jakieś rezultaty (lub przynajmniej mają wpływ na osiągnięcie jakiegoś rezultatu).

Najistotniejsze jest to, aby wskazać rezultaty adekwatnie do działań i czy faktycznie prowadzą nas one do celu.

Zawsze z pokorą podchodź do rezultatów. Wypełniając formularz oferty na realizację zadania publicznego, zacznij od wypełniania tabeli, którą znajdziesz w punkcie 6 (Dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego): jeśli nie będziesz umiał zmierzyć rezultatu, udowodnić, że go osiągnąłeś – zrezygnuj (opisz to w działaniach).

Samorząd może zrezygnować z wymogu szczegółowego opisywania rezultatów. Rekomendujemy jednak, aby je zachować. Pozwoli to odnieść się do nich przy rozliczaniu zadania.

Jeżeli samorząd zdecyduje się w regulaminie konkursu/ogłoszeniu/ dokumentacji konkursowej wskazać rezultaty, informacje te powinny oraz odnosić się także do określenia poziomu osiągnięcia ich (wskaźniki), czy rekomendowanego sposobu monitorowania ich.

W regulaminie konkursu/ogłoszeniu/dokumentacji konkursowej samorząd może określić:

• oczekiwane rezultaty zadania publicznego. Decyzja o ich wprowadzeniu do ogłoszenia powinna wynikać z analizy specyfiki danego zadania. W przypadku zadań, co do których samorząd wie jakie chce konkretnie osiągnąć rezultaty, wpisuje je i traktuje jako obligatoryjne do osiągnięcia,
• ryzyka związane z planowanym zadaniem. Opis ten można zamieścić w pkt. 5 oferty. Analiza ryzyk oraz sposobów zapobiegania im stanowi zabezpieczenie dla samorządu i organizacji/PES w sytuacji, gdy realizacja danego zadania ulega modyfikacjom z powodu wystąpienia określonych okoliczności. Może więc stanowić uzasadnienie dla proponowanych przez oferenta zmian w zapisach oferty.

Konsultacja: Beata Juraszek-Kopacz, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, doradczyni SCWO.