Publicystyka - ngo.pl

KSeF ma uszczelnić system podatkowy oraz zminimalizować ilości papierowych dokumentów. Czy mu to się uda? Na pewno nie we wszystkich zakresach.

Jeśli chodzi o ograniczenie papieru, to sam elektroniczny obieg dokumentów miał zlikwidować obowiązki przechowywania całych stosów papierowych FV, niestety KSeF nie jest dostosowany do wymogów projektowych i urzędniczych.

KSeF tak naprawdę będzie dla nas podstawowym narzędziem do odbierania faktur oraz ich archiwizowania. Będzie to taka „skrzynka pocztowa” na faktury. Na początku będziemy te faktury otrzymywać różnymi kanałami, tak jak teraz: papierowo, mailem i dodatkowo przez KSeF, ostatecznie przechodząc tylko na korespondencje KSeF. 

Bez dostępu do systemu faktur elektronicznych od 1 lutego 2026 roku, może się zdarzyć tak, że nasz kontrahent wystawi nam fakturę, a my nie będziemy o niej wiedzieć. Musimy mieć na względzie, że faktura wystawiona przez KSeF traktowana jest jako dokument doręczony do odbiorcy.

Nieodebranie takiej faktury, może rodzić szereg komplikacji, w tym:

• odsetki od nieterminowo opłaconej faktury,
• rekompensata za koszty odzyskiwania należności, które wynoszą od równowartości 40 euro do 100 euro,
• utrata wiarygodności jako solidny kontrahent,
• wpis do rejestrów dłużników, 
• brak możliwości rozliczenia faktury w ramach zadania publicznego, po opłaceniu jej po okresie projektu. 

Musimy w organizacji wyrobić nawyk sprawdzania konta KSeF, gdyż na chwilę obecną (może zostanie to zmienione) nie otrzymujemy żadnego powiadomienia o tym, że otrzymaliśmy jakąś fakturę.

Część osób myśli, że jeśli nie założy konta w KSeF to nie będzie mieć problemu z przesyłaniem faktur przez ten system, nic bardziej mylnego. Konta KSeF są założone dla wszystkich posiadaczy NIPu. My musimy tylko i wyłącznie uzyskać dostęp do tych kont. Dla JDG (Jednoosobowych Działalności Gospodarczych) jest to proste, gdyż NIP firmy jest powiązany z numerem PESEL. Dla podmiotów prawnych sytuacja jest trochę bardziej skomplikowana, ale na szczęście nie za mocno.  

Musimy zacząć od złożenia do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego druku ZAW-FA, skrót ten możemy rozszyfrować jako Zawiadomienie-Faktura. Dzięki temu drukowi podmiot prawny (np. stowarzyszenie, fundacja) nadaje osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

W części A i B wypełniamy powód złożenia zawiadomienia (Nadanie uprawnień) oraz podajemy dane naszej organizacji.

Część C przeznaczona jest do wskazania komu nadajemy uprawnienia. Może to być np. jedna z osób z zarządu albo księgowy/księgowa. Za pomocą formularza ZAW-FA zgłaszamy tylko jedną osobę – to ona dostanie pierwsze uprawnienia (piszemy o tym dalej).  I to ta osoba, jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie mogła już samodzielnie (bez konieczności wysyłania kolejnego druku ZAW-FA) nadawać uprawnienia kolejnym osobom.

Nie zapomnijmy też o wypełnieniu części D, czyli osób reprezentujących podmiot, tu należy posiłkować się naszym sposobem reprezentacji określonym np. w statucie.

Link do druku: https://www.podatki.gov.pl/media/vbclyq3g/zaw-fa-pdf.pdf 

Urząd Skarbowy w ciągu kilku dni wprowadza uprawnienia dla wskazanej w ZAW-FA osoby, do systemu. Po ich wprowadzeniu zgłoszona osoba będzie mogła zalogować na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/ do sytemu, w którym będzie między innymi zarządzać uprawnieniami.

Do logowania można wykorzystać kilka opcji:

• logowanie epuap (bezpłatne)
• logowanie podpisem kwalifikowanym – wydanym na osobę (płatne rozwiązanie – około 150 zł rocznie)
• logowanie pieczęcią elektroniczną – wydaną na organizację (płatne rozwiązanie – około 1500 zł rocznie)

Pierwsze uprawnienia będą nadane przez „SYSTEM” dla numeru PESEL podanego w złożonym zawiadomieniu ZAW-FA (numeru PESEL zgłaszanej osoby). Uprawnienia te będą ograniczały się do „Zarządzania uprawnieniami”, więc w pierwszej kolejności zgłoszona osoba musi nadać uprawnienia sama sobie.

Do wyboru ma:

• Zarządzanie jednostkami podrzędnymi
• Zarządzanie uprawnieniami
• Wystawianie faktur
• Przeglądanie faktur
• Przeglądanie uprawnień
• Przeglądanie historii sesji.

Na początek proponuję, aby dla siebie nadać pełne uprawnienia, czyli wszystkie opcje. Można też dodać kolejne osoby, które powinny mieć dostęp do systemu np. inni członkowie zarządu, księgowa/księgowy, czy też jeszcze inne osoby w zależności od struktury i potrzeb naszej organizacji. 

Do bieżącej pracy z KSeF będziemy używać strony internetowej https://ksef.mf.gov.pl/web/login na której możemy wystawiać i przeglądać faktury. 

UWAGA!!! Podane linki są ważne na grudzień 2025 roku i częściowo dotyczą jeszcze systemu KSeF 1.0. Po pełnym wdrożeniu KSeF 2.0 mogą ulec zmianie.

Realizując dofinansowane ze środków publicznych zadania publiczne (projekty) nadal będziemy musieli mieć „papier”. Fakturę z KSeF będziemy musieli zwizualizować, wydrukować i opisać. Część JST już wprowadziła zapisy w swoich konkursach grantowych o tym, że opis ma być trwale umieszczony na dokumencie księgowym lub jego wizualizacji.

KSeF miał wyeliminować papier. Jednak w związku z tym, że na zmianę podejścia urzędników będziemy musieli poczekać, to ten oczekiwany efekt (i jeden z powodów) wprowadzenia KSeF możemy odsunąć w czasie. Mam nadzieję, że zmiana ta kiedyś nastąpi, a nie upadnie całkowicie. 

Wpływ na uszczelnienie systemu podatkowego na pewno będzie spory, gdyż większość dokumentów będzie musiała przejść przez serwery Ministerstwa Finansów, bardziej martwi mnie tu kwestia poufności danych oraz wglądu w dane fakturowe osób trzecich. 

Widzę jednak tu jeszcze jedno uszczelnienie… uszczelnienie obiegu dokumentów w poszczególnych jednostkach. 

Kto z nas nie zna przypadku gdy na koniec projektu, miesiąca, itp. koordynator projektu, wolontariusz, pracownik, przynosi nam jakąś fakturę, bo znalazł ją w stercie dokumentów lub przypomniał sobie o niej. Zdarza się też to z drugiej strony, sprawdzamy wyciąg bankowy lub kartowy, i okazuje się że są płatności, a brak jest do nich dokumentów zakupowych. Chyba każdy księgowy zgrzytał zębami lub rwał włosy z głowy przy takich sytuacjach. KSeF      powinien to ograniczyć. Księgowy dostanie fakturę praktycznie od razu po wystawieniu, ale… w zamian, za to że nie będzie poszukiwania faktur, będzie poszukiwanie osób odpowiedzialnych za daną fakturę.

Faktura wpłynie do KSeF, księgowy ją odbierze lub ściągnie bezpośrednio do programu księgowego (dużo programów już pracuje nad rozwiązaniami które będą łączyły bazę programu z KSeF), ale nie będzie miał wielu ważnych informacji. 

Księgowy będzie miał dokument, ale nie będzie wiedział do czego ma go przyporządkować i czy w ogóle ma ją księgować. To osoby odpowiedzialne za dany projekt lub ogólnie za wydatki w organizacji będą musiały opisać FV, przyporządkowując ją jak dotychczas do projektu i/lub pozycji budżetowej. 

KSeF to wyzwanie dla każdej organizacji. Wyzwanie z ułożeniem na nowo obiegu dokumentów, procedur i zasad funkcjonowania. 

Musimy pamiętać, że to dopiero początek dużych zmian w księgowości, gdyż już niedługo czeka nas prowadzenie JPK_KR_PD (Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe) oraz JPK_ST_KR (Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe), a więc amerykanka (papierowa wersja prowadzenie pełnej księgowości), która jest jeszcze obecna w wielu organizacjach odejdzie do lamusa.

Jako organizacja, która stara się być z nowinkami technicznymi na bieżąco już od kilku lat pracujemy z KSeF. Głównie przesyłamy faktury przez ten system (nasz system fakturowy jest już sprzężony z KSeF 1.0), sporadycznie zdarza się nam nawet odebrać jakiś dokument przez ten system (bardzo mało podmiotów wystawia tam faktury). 

W jednej z organizacji, w której działam, w związku z KSeF, wdrożyliśmy następujący schemat obiegu dokumentów:

• Księgowy lub inna osoba wyznaczona pobiera wszystkie faktury z KSeF i ich wizualizację wgrywa na dysk sieciowy (można wykorzystać do tego np. Dysk Google, On Drive lub inne rozwiązanie które jest w organizacji).
• Koordynatorzy projektów przeglądają faktury na dysku i pobierają „swoje” dokumenty, od razu przenosząc taką fakturę z ogólnego dysku do swojego archiwum.
• Koordynatorzy drukują FV i dokonują opisów projektowych oraz przyporządkowania do pozycji budżetowych.
• Dokumenty wracają do księgowego, który je księguje zgodnie z kwalifikacją dokonaną przez koordynatorów. 
• Księgowy sprawdza dysk i jeśli pozostały jakieś faktury niepobrane przez koordynatorów, przekłada je zarządowi do weryfikacji.

Jeśli zarząd nie zatwierdza kosztów z faktur (nic nie wie o takich zakupach), to następuje małe „dochodzenie”, na które opracowaliśmy kilka kroków:

1. Czy faktura została opłacona z konta organizacji lub gotówkowo na Raporcie Kasowym, jeśli tak to kto tego dokonał.
2. Czy jest to FV od stałego kontrahenta, jeśli tak to zapytanie do dostawcy kto robił zakupy.
3. Jeśli sprzedawca jest nam nieznany, nie możemy zidentyfikować towaru, a opłaty nie mamy na Raporcie Kasowym lub na wyciągu bankowym, w dodatku nikt się nie przyznaje do takiego dokumentu, to idzie on do „zamrażarki”. Czyli odrębnego katalogu na dysku i jest tam przechowywana do 15 dnia kolejnego miesiąca. Jeśli w tym czasie nikt się nie przyznaje do takiego dokumentu i nie przychodzi w sprawie refundacji opłaconej FV, to faktura taka jest usuwana z systemu księgowego i nie jest ujmowana w naszych rozliczeniach.  

Faktury przelewowe są opłacane dopiero po naniesieniu opisów przez osoby odpowiedzialne za zakupy. W przypadku dokumentów nie rozliczonych z zamrażarki, a wystawionych z terminem płatności, w miarę możliwości (o ile możemy znaleźć kontakt do sprzedawcy) wysyłamy informację, iż nie uznajemy tej FV i jest ona niezasadna. 

Dotychczas w zamrażarce lądowały tylko faktury gotówkowe. Działo się to w przypadku gdy ktoś, np. kupując on line, nie odznaczył, że jest to zakup prywatny i FV z automatu poszła na dane, na które były wcześniej wykonywane inne zakupy. 

KSeF w tym zakresie nic nie zmienia, gdyż tak jak wersje papierowe faktur nie zawsze trafiały do księgowości - i wtedy nie były ujmowane w księgach, tak i w przypadku faktur ustrukturyzowanych, nie musimy po wystawieniu ich ujmować je w naszych księgach. Jedyna różnica jest taka, że teraz o takiej FV na pewno będzie wiedziała księgowość i przysporzy im to pracy. 

Weryfikacja taka naszym zdaniem jest niezbędna, gdyż każdy może się pomylić lub celowo wystawić faktury przez KSeF na losowe podmioty. Najprawdopodobniej w początkowym okresie będą takie próby oszustw na „fałszywe” faktury, dlatego tak ważna jest weryfikacja wystawcy i tego czy naprawdę kupowaliśmy ten towar lub usługę.

Czy jest to obieg idealny? Pewnie nie, ale na chwilę obecną się on sprawdza, a modyfikacji zostanie poddany gdy już na całego będzie działać KSeF 2.0. 

Wystawianie faktur prowadzone jest przez zewnętrzne oprogramowanie online, do którego dostęp mają wyznaczeni pracownicy (osoby zajmujące się sprzedażą). Program oferuje integrację z KSeF i po wystawieniu FV, mamy tam przycisk, który pozwala nam przesłać każdy dokument na serwery ministerstwa. Na marginesie zaznaczmy, że nic nie zmienia się w samych fakturach. Do ich wystawienia potrzebne są te same dane jak dotychczas.

Jest to zdecydowanie wygodniejsze rozwiązanie niż wystawianie faktur bezpośrednio na stronach KSeF, ale jeżeli organizacja wystawia 1-2 faktury miesięcznie i nie ma dedykowanego oprogramowania do fakturowania, to nie musi kupować programu i może takie faktury wystawić bezpośrednio online.

Wybieramy Wystaw fakturę 🡪 Wprowadź fakturę

Musimy przejść przez wszystkie sekcje i wypełnić pola. 

Aby prawidłowo wystawiać tu faktury, proponujemy kontakt ze swoim biurem rachunkowym lub księgowym, którzy podpowiedzą które opcje dotyczą naszego przypadku.

Przykładowe opcje które można wybrać wystawiając FV przez stronę KSeF👆

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wchodził etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów 
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów
• od 1 stycznia 2027 r. dla podmiotów wcześniej zwolnionych 

więcej 🡪 https://publicystyka.ngo.pl/krajowy-system-e-faktur-o-czym-powinny-wiedziec-organizacje-pozarzadowe-tau 

Musimy jednak pamiętać, że daty te dotyczą wystawiania faktur. Do odbioru faktur będziemy zobligowani już od 1 lutego 2026 roku, a więc za miesiąc, dlatego warto już teraz się przygotować.

1. Zgłoszenie pierwszej osoby uprawnionej przez druk ZAW-FA do urzędu skarbowego
2. Aktywowanie konta KSeF i nadanie uprawnień do konta innym osobom
3. Sprawdzenie czy program księgowy i program do fakturowania ma połączenie z KSeF
4. Opracowanie nowego obiegu dokumentów – zasady, procedury
5. A od 1 lutego - odbieranie faktur.

Osobiście czekam na pełne wejście KSeF 2.0 z niecierpliwością i nadzieją, że będzie dobrze, że uprości to niektóre sprawy, że nasi urzędnicy od grantów i dotacji za chwilę zmienią swoje podejście i nie trzeba będzie drukować wizualizacji. 

Nadziei mam wiele, ale też wiele oczekiwań, rozumiem też, że dla wielu podmiotów będzie to wielka rewolucja i duża zmiana technologiczna, ale musimy pamiętać, że świat idzie do przodu, a kto stoi w miejscu, to się cofa. 

Idźmy razem z tym światem i zmieniajmy go na lepsze, tak jak to codziennie robią tysiące organizacji pozarządowych, społeczników i wolontariuszy.