Publicystyka - ngo.pl

Czy koło powiatowe Polskiego Związku Niewidomych też musi mieć KSeF czy tylko okręg, który ma NIP? 

Konto w KSeF jest przyporządkowane do numeru NIP, więc jeśli nie posiadacie nadanego numeru NIP, to nie możecie wnioskować o dostęp do konta. Oczywiście jeśli okręg nada Wam uprawnienia do dostępu, to będziecie go mieć.

A co ze stowarzyszeniem zwykłym (bez działalności gospodarczej), który z zasady nie wystawia faktur? 

Stowarzyszenie zwykłe również powinno mieć konto w KSeF, aby odbierać faktury. Już teraz, od 1 lutego 2026 r., faktury w KSeF będą wystawiane przez duże firmy np. telekomunikacyjne, supermarkety, etc. W kwietniu dołączą kolejni przedsiębiorcy, a docelowo od 1 stycznia 2027 roku będzie to dotyczyć wszystkich wystawiających faktury. Zatem jeśli jako organizacja będziecie cokolwiek kupowali, to faktura za ten zakup będzie dostępna w KSeF. Oczywiście przytoczone tu daty są graniczne i każdy z wystawców będzie mógł wystawiać FV w KSeF wcześniej.

​​Czy organizacja nie mająca działalności gospodarczej, nie będąca organizacją pożytku publicznego, nie wystawiająca faktur VAT powyżej 10000 zł (zwyczajowo do 3000 zł dwa czasem trzy razy w roku) - musi zakładać KSeF?

Konto w KSeF będzie służyło do dwóch rzeczy: 

• do odbierania faktur
• do wystawiania faktur. 

Już teraz, od 1 lutego 2026 r., faktury w KSeF będą wystawiane przez duże firmy np. telekomunikacyjne, supermarkety, etc. W kwietniu dołączą kolejni przedsiębiorcy, a docelowo od 1 stycznia 2027 roku będzie to dotyczyć wszystkich wystawiających faktury. 

Wasza organizacja, już od 1 lutego może mieć w KSeF jakieś faktury, np. za internet, więc TAK - powinniście mieć dostęp do KSeF, by odbierać faktury.

Pytanie konto w KSeF jest odpłatne?

Nie. Jest to usługa całkowicie bezpłatna.

Mam już złożony druk ZAW-FA i nadane uprawnienia - jak wejść dalej?

Wejdź na stronę  https://ksef.podatki.gov.pl/. Kliknij “zaloguj się” przeniesie Cię na stronę na której podajesz NIP Twojej organizacji, bo konto KSeF jest powiązane z NIP-em. Następnie przeniesie Cię do podpisu (np. profilem zaufanym), by potwierdzić, że Ty jesteś właściwą osobą, która chce się dostać do konta.  

Jaki jest adres portalu KSeF gdzie możemy operować jako uprawniony użytkownik?

Adres to https://ksef.podatki.gov.pl/. Warto też dodać, że dostępna będzie mobilna aplikacja na telefon.

Co z rozliczaniem faktur przez księgową lub biuro rachunkowe? Czy księgowa musi mieć dostęp do KSeF?

Dostęp do konta KSeF Twojej organizacji może mieć kilka osób. Mogą mieć one nadane różne uprawnienia. Na początek trzeba zgłosić "pierwszą osobę uprawnioną" (druk ZAW-FA). Po zgłoszeniu i zarejestrowaniu jej w systemie, osoba ta wchodzi i samodzielnie nadaje uprawnienia innym. Tą pierwszą osoba uprawnioną może być członek zarządu, ale może to też być księgowa. To Wy w swojej organizacji musicie ustalić kto i na jakim poziomie dostaje uprawniania do konta w KSeF. Przykładowo: członek zarządu ma uprawnienia administracyjne, a księgowa ma uprawnienia do pracy z fakturami. 

Czy jedna osoba może mieć dostęp administracyjny KSeF do kilku organizacji?

Tak. Jak najbardziej jedna osoba może mieć dostęp w KSeF do kilku organizacji. To jakie będzie miała uprawnienia zależy od indywidualnej decyzji organizacji. Przykładowo: w jednej organizacji mogą to być uprawnienia administracyjne, a w innej może to być dostęp do pracy na fakturach. 

Czy dobrze zrozumiałam, że logować się będzie można tylko przez profil zaufany?

Nie, nie tylko. Logowanie jest możliwe poprzez profil zaufany, pieczęć kwalifikowaną (koszt ok. 1500 zł rocznie) podpis kwalifikowany (ok. 200 zł rocznie) albo certyfikat KSeF.

W części C druku ZAW-FA, wpisujemy pesel osoby fizycznej i jej dane czy dane organizacji i NIP?

Część C służy do wskazania komu nadajecie uprawnienia, czyli wpisuje się dane osoby. Polecamy także instrukcję wypełniania formularza ZAW-FA - Krajowy system e-Faktur (KSeF) cz. 1 - Formularz ZAW-FA [film]

Do kiedy musimy zrobić zgłoszenie ZAW-FA do urzędu skarbowego?

Nie ma na to limitu czasowego. Jeśli nie nadacie uprawnień, to nie będziecie mogli odebrać faktur. 

Naszą fundację może reprezentować Prezes - jednoosobowo. Czy w takiej sytuacji ta jedna osoba ma podpisać dokument (ZAW-FA) sama, nawet jeśli jest 5 członków zarządu?

Dokumenty, w tym dokumenty urzędowe, mają być podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie organizacji. Skoro statut stanowi, że to prezes jednoosobowo popisuje dokumenty, to tak właśnie powinien być podpisany formularz ZAW-FA. 

Czy druk ZAW-FA może podpisać prezes zarządu, żeby sobie samemu nadać uprawnienia?

Dokumenty, w tym dokumenty urzędowe, mają być podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie organizacji. Jeśli zgodnie ze statutem to prezes jednoosobowo popisuje dokumenty, to tak też może być  podpisany formularz ZAW-FA. Warto też pamiętać, że jest to tylko zgłoszenie pierwszej osoby uprawnionej. Po zalogowaniu się do systemu, pierwsza osoba uprawniona dalej nadaje uprawnienia - sobie oraz innym osobom. 

Chcę wysłać druk listownie do urzędu. Czy powinnam dołączyć dokument potwierdzający sposób reprezentacji, jeśli nie jesteśmy zarejestrowani w KRS, tylko u starosty?

Nie ma potrzeby dołączania dodatkowego załącznika potwierdzającego sposób reprezentacji.