Publicystyka - ngo.pl

​Jak zweryfikować fakturę - czy wszystko jest w porządku na fakturze? Ile mamy na to czasu? W jaki sposób sprawdzić czy artykuł, który kupowaliśmy jest na pewno tym na fakturze? 

Powinniście to zrobić jak najszybciej, tak jak w przypadku każdego innego zakupu. Sposób dostarczenia dokumentu nie ma tu nic do rzeczy.

Załóżmy że się już zaloguje. Zobaczę swoją fakturę? Mogę ją sobie zapisać na swoim laptopie? Jak dostarczyć księgowej fakturę? Księgowa ma mieć dostęp do mojego KSeF?

Można zapisać wizualizację faktury na laptopie i przesłać ją dalej do księgowej. Może być też tak, że księgowa może mieć swój dostęp do KSeF. Przekazywanie dokumentów zależy od tego jakie procedury wdrożycie w swojej organizacji. Proponujemy porozmawiać ze swoją księgową i wdrożyć procedury, które będą dla Was wszystkich wygodne i optymalne.

Czy w supermarketach przy kasie będą wystawiać jakieś potwierdzenia transakcji czy od razu faktura będzie w KSeF?

Sprzedawca nie będzie miał obowiązku wydawania potwierdzeń. Każdy system sprzedażowy działa inaczej, dlatego ciężko powiedzieć jak będzie to wyglądało w poszczególnych sklepach.

​W jakim czasie od wystawienia faktury, faktura pojawia się w KSeF? Czy da się sprawdzić poprawność wystawienia faktury jeszcze będąc w sklepie np. na aplikacji mobilnej?

Teoretycznie faktura po przesłaniu do KSeF powinna pojawiać się tam niezwłocznie. Jak będzie w praktyce, czas pokaże. 

Jak będę odbierać faktury za media?

Zależy kto będzie wystawcą takiej faktury i w jaki sposób zostanie ona do Was wysłana. Najprawdopodobniej będzie to jednak KSeF, ponieważ fakturyza media są najczęściej od większych sprzedawców.

Ktoś brał na nas fakturę i zrobił błąd w NIP, zmienił jedną cyfrę. Czy ona pojawi się na naszym koncie?

Nie, takiej faktury nie zobaczycie na swoim koncie, gdyż konto powiązane jest z numerem NIP. Faktura trafi do odbiorcy, który posługuje się tym błędnym NIP-em. 

​​Co ze zmianami po wystawieniu faktury? Np. nabywca poprosi o zmianę nazwy przedmiotu sprzedaży lub dodanie daty czy coś podobnego.

Zmiana faktury w KSeF nie jest możliwa poprzez edycję – raz wysłany dokument zyskuje unikalny numer i pozostaje w systemie. W przypadku błędów jedynym rozwiązaniem jest wystawienie w KSeF faktury korygującej (strukturyzowanej), która odnosi się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Nie ma możliwości anulowania przyjętej faktury.

Jak wygląda sytuacja z fakturami zagranicznymi?

Faktur z zagranicy KSeF nie dotyczy, tak samo jak faktur wystawianych przez sprzedawcę na podmiot zagraniczne.

Co z fakturami do paragonu w sklepach do 500 zł?

Faktury uproszczone (czyli paragon z NIP do kwoty 450 zł) są wyłączone z KSeF-u do końca 2026 roku.

Czy KGW mogą otrzymywać faktury papierowe za zakupy do końca roku?

Forma otrzymywania faktur nie jest uzależniona od statusu prawnego odbiorcy. Jeżeli sprzedawca będzie miał taką chęć i możliwości to może Wam wydrukować taką fakturę, ale nie ma takiego obowiązku. 

Moja organizacja kupuje w zwykłych sklepach, gdzie bierzemy faktury lub paragony fiskalne. Jak to będzie w tym wypadku?

Myśląc paragony fiskalne, zapewne chodzi Wam o faktury uproszczone, czyli paragony z numerem NIP. Ten rodzaj dokumentów do końca 2026 będzie nadal obowiązywał. 

Faktury będą przesyłane do KSeF w zależności od tego kiedy dany sklep będzie musiał lub chciał do niego przystąpić.