Uprawnienia, tokeny, certyfikaty w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) - co, po co i dla kogo?
Udało się. Jesteś pierwszą osobą uprawnioną do KSeF w Twojej organizacji pozarządowej. Wchodzisz do systemu. Wiesz, że masz nadać uprawnienia sobie i innym. Pytanie tylko jakie i dla kogo? Czy musisz także wygenerować certyfikat albo posiadać token? Na te pytania spróbujemy odpowiedzieć w poniższej instrukcji.
Ten artykuł skierowany jest do organizacji pozarządowych, które przeszły "pierwszy etap" - w odpowiedni sposób uzyskały dostęp i mogą wejść do systemu. Jeśli jesteś jeszcze przed tym etapem, zobacz koniecznie 👉KSeF. Jak wypełnić i złożyć zgłoszenie ZAW-FA [infografika]
Zacznijmy od początku. Po zalogowaniu się do KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) widzisz menu z trzema rozwijalnymi opcjami: uprawnienia, tokeny, certyfikaty. Wiesz już, że najpierw musisz zająć się “uprawnieniami”. Masz do wyboru:
Dodaj administratora - nadanie uprawnień administratora
Nasza rekomendacja jest taka, by co najmniej dwie osoby z organizacji miały uprawnienia administracyjne do KSeF. Mogą to być dwie osoby z zarządu, może to być jedna osoba z zarządu i ktoś kto zajmuje się księgowością. To ile będzie osób uprawnionych do administrowania organizacją jest decyzją Twojej organizacji. Jedną z nich jesteś Ty (osoba zgłoszona przez ZAW-FA) i sobie także musisz nadać uprawnienia administracyjne.
Jak to technicznie wygląda?
Po wejściu w tę opcję widzisz informacje o tym:
- kto nadaje uprawnienia czyli jaka to organizacja (podmiot kontekstu) - numer NIP Twojej organizacji i kto jest osobą uprawniającą - Twój numer PESEL
- opcję do wyboru: "Rodzaj jednostki lub podmiotu, w kontekście którego będzie działał administrator" - tu najczęściej będzie to zaznaczenie "kontekst bieżący" czyli po prostu dodanie administratora dla twojej organizacji.
- opcję do wyboru: dane administratora - zwykle będzie to "Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL".
- informację jakie uprawnienia nadasz. Jeśli wybierzesz "kontekst bieżący" to w zakresie nadawanych uprawnień masz:
Możesz kliknąć "nadaj uprawnienia" albo "zrezygnuj".
Nadaj uprawnienie
To jest ten moment, w którym wybierasz już konkretne rodzaje uprawnień czyli inaczej mówiąc dostępu w KSeF do danych dla Twojej organizacji z jakimi będą miały do czynienia, będą pracowały konkretne osoby.
Jak to technicznie wygląda?
Po wejściu w tę opcję widzisz informacje:
- kto nadaje uprawnienia czyli jaka to organizacja (podmiot kontekstu) - numer NIP Twojej organizacji i kto jest osobą uprawniającą - Twój numer PESEL
- "Rodzaj uprawnienia" czyli rozwijalną listę komu chcesz nadać uprawnienia. Tu najczęściej wybierana będzie opcja "Osobie fizycznej do pracy w KSeF". Po wybraniu tej opcji wpisujesz dane osoby, której nadajesz uprawnienia.
- zakres uprawnień, jaki masz wyboru, obejmuje:
Zaznaczasz przynajmniej jedną opcję i klikasz “nadaj uprawnienia” albo ‘zrezygnuj”.
Komu i jakie uprawnienia nadać?
Wszystko zależy od specyfiki Twojej organizacji. W przypadku kiedy za większość rzeczy odpowiada tak naprawdę jedna czy dwie osoby rekomendujemy, aby pełne uprawnienia miały minimum dwie osoby, w tym przynajmniej jedna osoba spośród administratorów. Nasza rekomendacja jest taka, by była to osoba z zarządu.
Wystawianie faktur - uprawnienia te są niezbędne dla osób które w naszym imieniu będą wystawiać faktury sprzedażowe za nasze usługi bądź towary. Jeśli "tylko" odbieracie faktury, to nie musicie zaznaczać tego elementu.
Przeglądanie faktur - na ten moment najbardziej przydatne uprawnienie, to uprawnienia do odbierania faktur, dla osoby która będzie odbierała faktury. W zależności od wielkości, sposobu zarządzania dokumentami w twojej organizacji, może to być np. jedna osoba, która "ściąga" wszystkie faktury i je rozdziela dalej.
Przeglądanie uprawnień - sprawdzanie kto ma jakie uprawnienia.
Przeglądanie historii sesji - touprawnienia administracyjne do sprawdzania kto, kiedy i co robił w KSeF w naszym imieniu.
Zarządzania jednostkami podrzędnymi - może być przydatne w przypadku gdy organizacja pozarządowa prowadzi np. Zakład Aktywizacji Zawodowej lub Warsztat Terapii Zajęciowej, ale także dla organizacji która ma oddziały.
Po nadaniu uprawnień do wystawiania, przeglądania faktur w aplikacji pojawi się nowy moduł - "Faktury". Osoba zobaczy go przy następnym logowaniu.
KSeF a uprawniania dla księgowości
Tu niestety nie podamy Ci rozwiązania na tacy. Poniżej opisaliśmy trzy warianty, możliwych rozwiązań. Decyzja, co wybrać zależy od specyfiki Twojej organizacji.
Księgowość wewnętrzna
Jeśli masz księgową/księgowego zatrudnioną w organizacji, to najrozsądniejszym rozwiązaniem będzie nadanie jej uprawnień do wystawiania i odbierania (przeglądania) faktur. Dodatkowo może też mieć uprawnienia do przeglądania sesji, by widzieć historię działań w KSeF. W przypadku gdy osoba zajmująca się księgowością jest w naszym zarządzie to nic nie stoi na przeszkodzie, aby miała pełne uprawnienia, w tym także administracyjne.
Księgowość zewnętrzna połączona z KSeF
Odbieranie (przeglądanie) faktur to uprawniania minimum dla księgowej/księgowego lub biura rachunkowego. Księgowy będzie sam pobierał dokumenty z KSeF i importował je do programu księgowego. Może również połączyć z KSeF program księgowy, z którego korzysta, aby sczytywać faktury bezpośrednio z systemu.
Wystawianie faktur nadanie tych uprawnień dla zewnętrznej księgowości zależy od tego kto odpowiada za wystawianie faktur w Twojej organizacji.
Księgowość zewnętrzna niepołączona z KSeF
Księgowa, księgowy lub biuro rachunkowe nie musi mieć nadanych przez Ciebie żadnych uprawnień w KSeF. W takim przypadku faktury otrzymuje tak jak dotychczas: w wersji papierowej lub jako plik PDF czy XML od organizacji. Księgowa, księgowy lub biuro rachunkowe nie łączy się z KSeF Twojej organizacji, nie pobiera stamtąd faktur ani ich tam nie wysyła.
Który sposób będzie najlepszy w przypadku Twojej organizacji? Na to pytanie musicie odpowiedzieć sobie sami. Najlepiej przedyskutować to w gronie zarządu wraz z osobami odpowiadającymi za księgowość organizacji.
Po co są tokeny i certyfiakty? Kiedy mogą być przydatne?
Token służy do nawiązywania sesji w KSeF przy użyciu API. Czyli jest używany do powiązania różnych aplikacji z systemem KSeF. Przykładowo jeśli chcesz używać aplikacji mobilnej KSeF na swoim telefonie, to musisz ją powiązać z kontem KSeF poprzez wygenerowany token. Dzięki użyciu tokena będziesz mieć prostsze, szybsze logowanie. Właśnie poprzez token - a nie za każdym razem przy użyciu podpisu elektronicznego. Jeśli często korzystasz albo chcesz korzystać z KSeF na telefonie, to token może być dla Ciebie przydatnym rozwiązaniem.
Certyfikat to specjalny klucz kryptograficzny, który umożliwia między innymi logowanie do KSeF 2.0, podpisywanie faktur w trybach offline oraz integracje z programami.
Certyfikat może być przydatny do łączenia systemu KSeF z różnymi programami komputerowymi, czy to będą programy księgowe, CMRy, programy do fakturowania. Wgranie certyfikatu do programu, usprawnia nasze każdorazowe logowanie i łączenie się: program - KSeF.
Okno uwierzytelniania w KSeF jednego z programów komercyjnych.
Certyfikaty i tokeny są przypisywane do konkretnej osoby korzystającej (przypisane są do numeru PESEL) i nie powinno się ich nikomu przekazywać. Użycie ich przez inną osobę niż uprawniona, będzie w systemach teleinformatycznych identyfikowane jako użycie przez właściciela certyfikatu lub tokena. Czyli jeśli przekażemy swój certyfikat/token innej osobie i ta osoba zrobi coś "źle", to wszelkie cyfrowe ślady, wskażą nas jako osobę winną.
Certyfikaty, tokeny, podpis elektroniczny czy podpis zaufany, możemy przy KSeFie porównać do kluczy które otwierają nam drzwi. Drzwi, które wpuszczają nas lub naszych gości (programy) do świata faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
Linki do podręcznika Ministerstwa Finansów
Stołeczne Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO) to system bezpłatnego wsparcia dla organizacji działających na rzecz Warszawy i osób w niej mieszkających.
Więcej informacji o ofercie SCWO znajdziesz na stronie: https://warszawa.ngo.pl/scwo. Projekt finansuje miasto stołeczne Warszawa.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
