Publicystyka - ngo.pl

Wchodzi w życie KSeF. Będzie dla nas podstawowym narzędziem do odbierania faktur oraz ich archiwizowania. Już w lutym może się okazać, że jakiś podmiot wystawi nam fakturę w KSeF. Co wtedy? Jeśli chcecie się dowiedzieć, czytajcie artykuły dotyczące KSeF. Znajdziecie je zebrane na portalu [KLIKNIJ]. A dziś zajrzyjcie do zebranych poniżej pytań i odpowiedzi.

Tak, każda organizacja prędzej czy później będzie musiała korzystać z KSeF. Będzie to podstawowe narzędzie do odbierania faktur oraz ich archiwizowania (np. faktur za prąd, telefon, czynsz, za księgowość oraz oczywiście innych). Taka „skrzynka pocztowa” na faktury.

Tak, każda organizacja prędzej czy później będzie musiała korzystać z KSeF, nawet jeśli niczego nie sprzedaje i nie wystawia faktur. Będzie to podstawowe narzędzie do odbierania faktur oraz ich archiwizowania. Taka „skrzynka pocztowa” na faktury.  Faktury w systemie KSeF będą wystawiane, na razie przez duże podmioty (np. dostawców energii, telefonii) już o 1 lutego 2026 r. 

Dlatego już od 1 lutego 2026 r. organizacje powinny mieć dostęp do KSeF.

Druk ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur) służy do zgłoszenia pierwszej osoby uprawnionej przez organizację (np. fundację, stowarzyszenie) do systemu KSeF. Za pomocą formularza ZAW-FA zgłaszamy tylko jedną osobę – to ona dostanie pierwsze uprawnienia.

Pierwsza osoba uprawniona - to wybrana przez organizację pozarządową osoba fizyczna, którą organizacja zgłasza za pomocą formularza ZAW-FA, nadając jej  uprawnienia do korzystania z KSeF. Może to być np. jedna z osób z zarządu albo księgowy/księgowa. Za pomocą formularza ZAW-FA zgłaszamy tylko jedną osobę – to ona dostanie pierwsze uprawnienia.  I to ta osoba, jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie mogła już samodzielnie (bez konieczności wysyłania kolejnego druku ZAW-FA) nadawać uprawnienia kolejnym osobom z organizacji.

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, można złożyć analogowo (papierowo) albo elektronicznie. 

Analogowo (papierowo) 

• pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze
• wydrukuj i wypełnij druk ZAW-FA
• podpisz go odręcznie - podpisuje zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji 
• złóż (osobiście, listownie) do urzędu skarbowego właściwego dla twojej NGO.

Elektronicznie

• pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze
• wypełnij druk ZAW-FA  (wydrukuj, wypełnij i zeskanuj albo wypełnij elektronicznie pdf)
• wypełniony druk podpisz elektronicznie (np. podpisem zaufanym) - podpisuje zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji 
• złóż elektronicznie jako załącznik przez e-Urząd Skarbowy albo przez e-Doręczenia do urzędu skarbowego właściwego dla twojej NGO.

Zobacz też instrukcję wypełniania i składania ZWA-FA 👉https://publicystyka.ngo.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef-cz1-formularz-zaw-fa-film

Co w związku z wejściem w życie KSeF powinna zrobić organizacja w najbliższym czasie? 

Krok 1. Zgłoś pierwszą osobę uprawnioną 

• wypełnij druk ZAW-FA
• podpisz (ręcznie albo elektronicznie) go zgodnie ze sposobem reprezentacji 
• złóż (papierowo albo elektronicznie) do urzędu skarbowego

Zobacz instrukcję wypełniania i składania ZWA-FA 👉https://publicystyka.ngo.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef-cz1-formularz-zaw-fa-film

Krok 2. Aktywuj konto KSeF (robi to osoba uprawniona)

• po zarejestrowaniu przez US, wejdź na https://ksef.mf.gov.pl/web/
• zaloguj się 
• nadaj sobie (czyli osobie uprawnionej) pełne uprawnienia do konta
• nadaj uprawnienia innym osobom

Krok 3. Sprawdź czy program księgowy i program do fakturowania ma połączenie z KSeF

Krok 4. Opracuj nowe zasady i procedury obiegu dokumentów. Za opracowanie odpowiada zarząd wraz z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie księgowości organizacji. Chodzi o to kto odbiera faktury, kto za nie płaci, kto i kiedy opisuje faktury, itd. Opis takich procedur znajdziesz m.in. w artykule 👉https://publicystyka.ngo.pl/ksef-czyli-swiat-idzie-do-przodu-a-organizacje-pozarzadowe-wraz-z-nim-tau

A od 1 lutego odbieraj faktury przez KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur wchodzi w trzech etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT) – duże podmioty,
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych podatników (w tej grupie znajdzie się już część organizacji), 
• od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze podmioty - te organizacje, które mają bardzo drobną aktywność fakturującą (np. pojedyncze faktury do 450 zł i miesięczna sprzedaż do 10 000 zł).