Publicystyka - ngo.pl

Został wam po pandemii "zwyczaj" spotykania się online? Robicie posiedzenia hybrydowe, albo stosujecie w swoich organizacjach (chcąc być eko) elektroniczną formę dokumentacji. A może musicie się kontaktować z KRS elektronicznie, bo prowadzicie działalność gospodarczą? Podpowiadamy jak stosować właściwe i bezpieczne formy dokumentów (protokołów, uchwał etc.).

Walne zebranie członków może się odbyć stacjonarnie albo online. Zasady i sposób zwoływania się określone są w statucie. Niezależnie od sposobu spotkania, z walnego zebrania członków powstają dokumenty potwierdzające odbycie się spotkania i decyzje jakie zostały w jego trakcie podjęte. Zwykle są to: 

• protokół z walnego zebrania członków + lista obecności,
• uchwały (jeśli były podejmowane).

Każdy z tych dokumentów może być samodzielnym dokumentem, ale mogą być one także scalone w jeden dokument. 

Niezależnie od sposobu spotykania się, dokumenty mogą być przygotowane w wersji papierowej albo elektronicznej. Zawsze muszą być podpisane (ręcznie albo elektronicznie) przez uprawnione osoby:

• protokół i uchwały - podpisuje osoba prowadząca zebranie i osoba protokołująca zebranie,
• lista obecności: 
       zebranie stacjonarne - podpisuje odręcznie każda osoba
       zebranie online - “podpisem” jest np. print screen / print screeny z ekranu komunikatora z imionami i nazwiskami osób.

Jeśli dokumenty z zebrania mają być przygotowane elektronicznie, to najpraktyczniej, by protokół z zebrania zawierał w sobie listę obecności. W takim wypadku do protokołu - tam gdzie jest mowa o liście obecności: 

• "wkleja się" listę (print screen) z komunikatora - jeśli spotkanie odbyło się online,
• "wkleja się" skan listy obecności, podpisanej przez wszystkich członków - jeśli zebranie było fizyczne. Tylko w tym przypadku, warto pamiętać, że oryginał listy jest na papierze.

Taki protokół jest podpisywany tylko przez osobę prowadzącą zebranie i osobę protokołującą zebranie elektronicznie profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.

Jeśli na walnym zebraniu będą podjęte decyzje, które wymagają zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego (np. zmiana członków władz, zmiana statutu), to zarząd przed zebraniem powinien się zastanowić, nie tylko w jaki sposób odbędzie się samo spotkanie, ale też jak będzie składany wniosek do sądu i jak w związku z tym najlepiej przygotować dokumenty. 

Przypominamy wniosek do KRS składany jest: 

• papierowo albo elektronicznie - przez organizacje bez działalności gospodarczej,
• wyłącznie elektronicznie - przez organizacje z działalnością gospodarczą.

W przypadku składania papierowego wniosku do KRS, zarząd jako organ zobowiązany do zgłoszenia, wypełnia odpowiednie formularze KRS dotyczące zmiany, do których dołącza papierowe (oryginalne) dokumenty potwierdzające zgłaszaną zmianę. Formularze KRS podpisywane są odręcznie przez zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji. 

W przypadku składania wniosku elektronicznie (przez Portal Rejestrów Sądowych), zarząd jako organ zobowiązany do zgłoszenia, wypełnia w systemie odpowiednie e-formularze KRS, dotyczące zmiany, do których dołącza dokumenty potwierdzające zgłaszaną zmianę: 

• elektroniczne oryginały - czyli zrobione elektronicznie i podpisane elektronicznie dokumenty,
• potwierdzone elektronicznie (czyli np. podpisane profilem zaufanym) skany/zdjęcia oryginalnych papierowych dokumentów. W takim wypadku trzeba do sądu przesłać oryginalne papierowe dokumenty w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku.

w PORADNIK.NGO.PL: Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS