Publicystyka - ngo.pl

Rozmowy i spotkania to codzienność w NGO. Nie jest to coś, co jakoś specjalnie odróżnia organizacje od innych podmiotów. Wszyscy działając muszą wciąż ustalać jakieś szczegóły, korygować wcześniejsze ustalenia, podejmować decyzje - ale wcale nie znaczy to, że każdy to potrafi.

Szczególną wagę mają spotkania organów NGO: zarządów, walnego zebrania, komisji rewizyjnych. Tego rodzaju spotkania musimy organizować uważnie i dokumentować w określony sposób. Jak to robić?

Po co spotykamy się w organizacjach? Kto się spotyka? Czy prawo reguluje spotkania władz NGO? Przypominamy nagrania dwóch lajwów, podczas których rozmawialiśmy o posiedzeniach zarządów, walnych zebraniach i innych mniej lub bardziej formalnych spotkaniach w NGO-sach.

W okresie epidemii spotkania online (w tym spotkania zarządów czy nawet walne zebrania w stowarzyszeniach) były czymś normalnym i często praktykowanym - po prostu koniecznym (inaczej się nie dało). Były to też spotkania bezpieczne: ustawodawca w specjalnych pandemicznych przepisach wyraźnie pozwolił na obradowanie i podejmowanie decyzji z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. 

Skoczyła się pandemia i skończyły działać przepisy stworzone na jej czas - również te dotyczące spotkań i decyzji online. Czy to oznacza, że NGO-sy nie mogą już korzystać z "onlajnów"? Nie. Tak naprawdę mogły to robić przed pandemią i mogą to robić również teraz. Jednak pod pewnymi warunkami. 

Bezpieczne podejmowanie decyzji z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i bezpieczne odbywanie posiedzeń organów z wykorzystaniem tych środków wymaga przede wszystkim odpowiednich zapisów w statucie organizacji. Jeśli takich zapisów nie mamy, decydowanie i spotykanie się online robi się ryzykowne - sądy (np. KRS) lub organy nadzoru mogą kwestionować legalność naszych działań. 

Wielokrotnie zwracaliśmy już uwagę, że NGO, które nie wyobrażają sobie już funkcjonowania bez decyzji i spotkań online, powinny zwrócić uwagę na swoje statuty i zabezpieczyć się przed końcem epidemii. Nadal warto trzymać się tych zaleceń.

Dobrze przygotowana dokumentacja ze spotkań władz NGO, przyda się nie tylko do potwierdzenia podjętych decyzji, ale też np. podczas kontroli. O co zadbać podczas przygotowywania dokumentów ze spotkań fundacji czy stowarzyszenia? Które dokumenty trzeba podpisywać, a które nie i kto powinien to zrobić? Posłuchajcie wskazówek.

Ludzie w organizacjach pozarządowych spotykają się na posiedzeniach organów, w tym na walnych zebraniach (stowarzyszenia). Nie zawsze mają jasność jak dokumentować takie posiedzenia, żeby nikt nie podważył legalności dokumentów, które po takich spotkaniach zostają oraz ważności decyzji, które podjęto. Rozważamy ten problem, bazując na pytaniu stowarzyszenia o dokumentowanie walnych zebrań. Koniecznie przeczytajcie artykuł: Jak przygotować elektroniczne dokumenty z walnego zebrania członków? Dowiecie się z niego jak odbywamy spotkania i jaki to ma wpływ na ich dokumentowanie, jak podpisujemy dokumenty, oraz do czego je wykorzystujemy.