Publicystyka - ngo.pl

Celem automatyzacji nie jest robienie większej ilości pracy. Chodzi o odzyskanie czasu na realne działania pomocowe i misyjne, o wykrojenie czasu na myślenie. Automatyzacja to proces, w którym żmudne, powtarzalne i ustrukturyzowane zadania, wykonywane dotąd manualnie, zostają w całości lub częściowo przekazane do wykonania aplikacji lub oprogramowaniu. 

Jednym z najprostszych przykładów automatyzacji, który z pewnością znasz, jest korespondencja seryjna w Microsoft Word, czyli tworzenie dużej ilości dokumentów na podstawie precyzyjnie przygotowanego szablonu. W treści listów mogą znaleźć się nie tylko imiona czy adresy odbiorców, ale też wszelkie inne informacje, którymi chcielibyśmy spersonalizować wiadomości.

Kiedy piszę, by znaleźć jeszcze więcej czasu, żeby oszczędzić trochę czasu, to pewnie w Twoich żyłach burzy się krew. Jednak nasza praca nie stanie się mądrzejsza i bardziej wydajna, jeśli systematycznie będziemy odkładać refleksję na potem.

Na pewno słyszałaś lub słyszałeś o metaforze „ostrzenia piły”, przed rozpoczęciem ścinania drzewa, która pochodzi z książki Stephena R. Coveya „7 nawyków skutecznego działania”. Metafora ta opowiada o drwalu, który spędza dużo czasu na cięciu drzewa tępo naostrzoną piłą i powtarza, że nie ma czasu jej naostrzyć. Jednak paradoksalnie, to właśnie odłożenie na bok samego cięcia i czas poświęcony na naostrzenie piły sprawiłoby, że cała praca przebiegłaby szybciej i łatwiej.

Metafora ostrzenia piły symbolizuje potrzebę regularnego dbania o siebie, zanim przystąpimy do intensywnej pracy. Ostrzenie piły to robienie świadomych przerw na regenerację, ale i naukę i rozwój osobisty, które pozwalają potem działać skuteczniej i efektywniej. W tym kontekście możemy myśleć również i o automatyzacji, która stanowi mądrzejszy, bardziej efektywny sposób wykonania jakiegoś działania, który odciąża nas samych lub cały zespół organizacji.

Zacznij od znalezienia procesów, które są Ci bardzo dobrze znane i które wykonywałeś lub wykonywałaś już dziesiątki razy. Automatyzować warto przede wszystkim zadania powtarzalne, żmudne i nudne – czyli takie, które wywołują irytację lub niechęć, a ich wykonanie jest dla Ciebie jak połknięcie przysłowiowej żaby.

Jeśli Twoje zadanie ma powtarzalną strukturę i ustalone kroki, możesz śmiało spróbować wydelegować je w całości lub w części jakiejś aplikacji. Pamiętaj jednak, że warto zacząć od małych procesów i mierzyć, czy faktycznie udaje Ci się zaoszczędzić czas. Celem automatyzacji jest uwolnienie zasobów na odpoczynek lub na pracę, która ma większy, realny sens dla misji organizacji.

Jeśli choć trochę przekonałem Cię już do tego, by zatrzymać się na chwilę i zastanowić nad automatyzacją, chciałbym opowiedzieć o tym, jak do niej podejść, by rzeczywiście miała szansę odciążyć Cię w codziennej pracy.

Proces automatyzacji, niezależnie od używanego narzędzia, opiera się na prostym schemacie:

1. Wyzwalacz (tzw. trigger): to sygnał rozpoczynający proces (np. nowe zgłoszenie w formularzu, przyjście konkretnego e-maila, kliknięcie linku).
2. Akcje/zadania: szereg działań wykonywanych sekwencyjnie po wyzwalaczu.
3. Instrukcje warunkowe (tzw. routery): decyzje pozwalające rozdzielić proces na różne ścieżki (np. jeśli szkolenie odbywa się w Warszawie, wyślij link do mapy dojazdu A; jeśli w Lublinie, wyślij link do mapy B).

Oto kilka przykładów automatyzacji i konkretnych narzędzi, które mogą je przeprowadzić.

Poniższe przykłady pokazują, że automatyzacja nie musi być ani droga, ani skomplikowana.

⚙️ Korespondencja Seryjna w Microsoft Word (Office 365)

To najprostsza i najbezpieczniejsza forma automatyzacji, ponieważ wszystkie dane pozostają na dysku komputera.

• Cel: Personalizacja listów z podziękowaniem dla darczyńców i darczyńczyń.
• Wymagane: Lista darczyńców (np. w Excelu), szablon listu w Wordzie.
• Działanie: Word automatycznie pobiera dane (np. imię i nazwisko) z listy i wstawia je w odpowiednie miejsca w szablonie, generując spersonalizowane dokumenty gotowe do druku lub wysyłki. Można tu także zastosować instrukcję warunkową dotyczącą formy żeńskiej/męskiej.

⚙️ Asystenci AI (Gemy) w Google Gemini

Asystenci AI, tacy jak Gemy w Gemini (usłudze Google opartej na sztucznej inteligencji), pozwalają na automatyzację pracy na danych z pakietu Google Workspace (Gmail, Kalendarz, Dysk, Zadania).

• Przykład – planowanie dnia: Asystent Gem ma dostęp do Google Kalendarza i Listy Zadań. Można go poprosić, aby pogrupował zadania i zaplanował dzień, stosując np. metodę Pomodoro (25 minut pracy, 5 minut przerwy).
• Przykład – generowanie raportów: Asystent Gem może automatycznie wypełniać skomplikowane szablony raportów na podstawie wgranych wyników badań, analiz czy ankiet. Asystent ogranicza konieczność żmudnego kopiowania i wklejania danych, pozwalając na skupienie się na weryfikacji i dopracowaniu treści.

Ważne: Zanim zaczniesz generować 100 raportów, zawsze należy przetestować Asystenta na jednym raporcie i poprawić instrukcje (tzw. iteracje), aby upewnić się, że działa zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

⚙️ Łączenie aplikacji zewnętrznych: Make.com

Serwis Make.com (dawniej znany też jako Integromat, podobnie jak Zapier) to „klej” dla aplikacji pochodzących od różnych producentów. Pozwala budować skomplikowane scenariusze automatyzacji, łączące ze sobą np. Arkusze Google, Google Drive i Gmail. Make wykorzystuje moduły (usługi oferowane przez daną aplikację) do budowania łańcucha działań.

Przykład – automatyczne wystawianie i wysyłka certyfikatów:

• Wyzwalacz (webhook): Kliknięcie magicznego linku startuje proces.
• Akcje:
  • Pobranie listy uczestników ze skoroszytu Google Sheets.
  • Generowanie spersonalizowanych certyfikatów (z użyciem danych uczestników) na podstawie szablonu w Google Drive.
  • Zapisanie certyfikatów jako plików PDF w określonym folderze na Dysku Google.
  • Wysłanie maili z załączonym certyfikatem PDF do każdego uczestnika (z użyciem Gmaila lub Outlooka).
  • Aktualizacja statusu w skoroszycie („Wysłany”).

Cały proces przygotowania automatyzacji w Make, na przykładzie zbierania faktur, które przychodzą do skrzynki odbiorczej. Opisaliśmy w tym artykule: Jak przyspieszyć zbieranie faktur z załączników i tworzenie zestawień?

Wskazówki: W Make.com dostępne są gotowe szablony automatyzacji (Templates), które można wykorzystać jako punkt startowy do nauki i oszczędności czasu. Każdy z tych kroków to operacja (lub kredyt) jest podstawą wyceny w planach płatnych.

⚙️ Airtable: formularz, baza danych i narzędzie do automatyzacji w jednym

Airtable to narzędzie łączące funkcjonalność formularza online, bazy danych (w formie zaawansowanej tabeli) i wbudowanych automatyzacji.

Przykład – obsługa zapisów na szkolenia

• Baza danych: zdefiniowana tabela (widoczna jak Excel) gromadzi dane z formularza (imię, nazwisko, e-mail, data zapisu, data szkolenia).
• Automatyzacja: Wykorzystuje się filtry (tzw. widoki) w tabeli do ustawienia wyzwalaczy (triggerów).
  • Widok: „Nowe zgłoszenie (data zapisu = dziś)” > Akcja: Wyślij maila z podziękowaniem za zapis.
  • Widok: „Szkolenie jutro (data szkolenia = jutro)” > Akcja: Wyślij maila z przypomnieniem i wskazówkami dojazdu.

Airtable pozwala na proste, zintegrowane zarządzanie cyklem komunikacji z uczestnikami.

Proces przygotowania prostej automatyzacji w Airtable Marzena Kacprowicz opisała w tym artykule: Airtable: przyjazna baza danych z funkcją formularzy online i automatyzacji. Możesz też nauczyć się jak automatyzować zadania w Airtable, oglądając jej poniższy wideo-tutorial:

Podczas dyskusji o automatyzacji nie można pominąć kwestii bezpieczeństwa danych. Poniżej kilka obszarów, które warto wziąć pod uwagę podczas automatyzowania zadań i procesów w organizacji społecznej. 

• Zaufanie: Zewnętrzne aplikacje (Make, Airtable) wymagają dostępu do danych organizacji (np. Dysku Google, Gmaila). Należy mieć świadomość ryzyka i zaufania do danego dostawcy. Wiele z nich (jak Google czy Airtable) to jednak sprawdzone narzędzia cieszące się zaufaniem na rynku.
• Uprawnienia: Zawsze dokładnie sprawdzaj, jakie uprawnienia nadajesz (np. Make może mieć uprawnienia tylko do odczytu dokumentów, a nie ich kopiowania czy kasowania).
• Anonimizacja: Tam, gdzie to możliwe, warto anonimizować dane wrażliwe lub osobowe przed ich wprowadzeniem do narzędzi AI, lub zewnętrznych aplikacji, używając ciągów znaków znanych tylko organizacji.
• Zgody: W formularzach należy poinformować użytkowników, że ich dane będą przetwarzane w zewnętrznej aplikacji automatyzującej proces.
• Mierz czas: Zawsze sprawdzaj, czy automatyzacja faktycznie prowadzi do oszczędności czasu. Pierwszy raz może trwać dłużej, ale docelowo proces powinien skrócić czas realizacji zadania co najmniej o połowę.

Jeśli czytasz ten akapit i wiesz już, jak automatyzacja może pomóc w codziennej pracy, chciałbym zachęcić Cię do zrobienia pierwszego kroku. Spróbuj zdiagnozować kilka zadań nadających się do zautomatyzowania, zastanów się, gdzie i w jaki sposób możesz to zrobić. Jeśli masz jakieś pytania, przecinek, napisz do nas – z chęcią pomożemy.

Inspiracją do napisania tego tekstu była prezentacja Marzeny Kacprowicz podczas Śniadania z AI AUTOMATYZACJA: Jak odzyskać czas na to, co naprawdę ważne w NGO?, które odbyło się 20 listopada w warszawskiej kawiarni Wrzenie Świata.

Poniżej zebrałem dla Ciebie wszystkie artykuły i materiały na temat automatyzacji, które przygotowała Marzena Kacprowicz i które dadzą Ci całościowe mocne wprowadzenie do tego tematu.

• Automatyzacja zadań w NGO, czyli jak odzyskać czas na to, co naprawdę ważne?
• Automatyzacja zadań. Jak przyspieszyć zbieranie faktur z załączników i tworzenie zestawień?
• Recykling treści. Jak zautomatyzować tworzenie transkrypcji, postów do mediów społecznościowych i wpisów na bloga?
• Wypróbuj Gemy w Google Gemini i spraw sobie wirtualnego asystenta AI
• Airtable: przyjazna baza danych z funkcją formularzy online i automatyzacji
• Zapisuj – segreguj – automatyzuj, czyli jak skutecznie zapanować nad listą zadań?
• Jak AI może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania?

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!