Publicystyka - ngo.pl

Jako prawniczka na co dzień obsługująca organizacje pozarządowe, dobrze wiem, gdzie najczęściej pojawiają się problemy. I co ważne – rzadko są one widoczne na pierwszy rzut oka. To raczej „punkty zapalne”, które przez długi czas pozostają uśpione, by w pewnym (często – najmniej odpowiednim) momencie wygenerować realne koszty. A te mogą być bardzo konkretne: utrata finansowania, odpowiedzialność prawna członków zarządu, konieczność zwrotu dotacji, konflikty wewnętrzne czy osłabienie reputacji. W efekcie – mniej darczyńców, mniej wolontariuszy i więcej stresu w zespole.

Najprostszym i najskuteczniejszym rozwiązaniem jest „przegląd techniczny” organizacji, czyli audyt prawny. To narzędzie, które pozwala sprawdzić, czy wszystko działa tak, jak powinno – i czy organizacja jest gotowa na dalszy rozwój, współpracę z grantodawcami oraz ewentualne kontrole. Dobrze przeprowadzony audyt daje nie tylko bezpieczeństwo, ale też komfort działania: pomaga uniknąć błędów, uporządkować procesy, zaoszczędzić czas i środki, a przede wszystkim – działać spokojniej i bardziej świadomie.

Konkretne podpowiedzi znajdziesz w naszym biuletynie na Linkedin https://www.linkedin.com/newsletters/7450452124691329024/

Statut często powstaje na początku działalności organizacji – a potem… zostaje bez zmian przez lata. W międzyczasie organizacja rozwija się, zmienia zakres działalności, strukturę i sposób podejmowania decyzji.

Niezaktualizowany statut powoduje, że:

·       rzeczywista działalność wykracza poza cele statutowe,

·       postanowienia dotyczące organów są niespójne lub nieaktualne,

·       procedury zmiany statutu lub likwidacji mogą rodzić ryzyka (np. utraty kontroli nad organizacją),

·       statut nie uwzględnia aktualnych wymogów prawnych lub podatkowych.

Jeśli Twój statut „nie urósł” razem z organizacją, ryzyka są realne:

•      Ryzyko podatkowe: jeśli dochód nie jest przeznaczany i wydatkowany na cele statutowe mieszczące się w katalogu zwolnień, organizacja może utracić prawo do zwolnienia z CIT w tym zakresie. Organy podatkowe mogą zakwestionować sposób wykorzystania środków – choć co do zasady problem dotyczy raczej opodatkowania dochodu niż „kosztów niekwalifikowanych” (to pojęcie częściej funkcjonuje w kontekście grantów).

•      Ryzyko dla statusu OPP: brak dostosowania statutu do wymogów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie może uniemożliwić uzyskanie lub utrzymanie statusu OPP – a tym samym dostęp do środków z 1,5% podatku. W praktyce jednak znaczenie ma nie tylko statut, ale też faktyczne spełnianie obowiązków (np. sprawozdawczych).

•      Ryzyko wadliwości uchwał: nieaktualne lub nieprecyzyjne zasady działania organów (np. brak regulacji dotyczących trybu zdalnego) mogą prowadzić do sporów co do ważności uchwał. Nie każda uchwała automatycznie będzie nieważna, ale ryzyko ich skutecznego podważenia – zwłaszcza w sytuacjach konfliktowych – istotnie rośnie.

•      Ryzyko konfliktów i utraty kontroli: niejasne lub zbyt ogólne procedury dotyczące powoływania władz, zmiany statutu czy likwidacji organizacji mogą prowadzić do sporów wewnętrznych, a w skrajnych przypadkach – prób przejęcia kontroli nad organizacją lub jej majątkiem.

Audyt pozwala nie tylko sprawdzić, czy organizacja działa zgodnie ze statutem jako jej „fundamentem prawnym”, ale też ocenić, czy ten fundament jest zgodny ze stanem faktycznym, spójny i odporny na ryzyka, które pojawiają się wraz z rozwojem organizacji.

 Jakie błędy popełniamy, tworząc statut organizacji [film] 

W wielu NGO dokumenty rejestrowe nie nadążają za zmianami:

• skład zarządu w praktyce różni się od wpisu w KRS,
• sposób reprezentacji jest nieaktualny,
• działalność gospodarcza nie została zarejestrowana, a jest wykonywana,
• kody PKD nie odpowiadają faktycznej działalności.

·   dane w CRBR nie są zaktualizowane (np. po zmianach w organach).

To nie są „jedynie formalności” — za tym idą konkretne konsekwencje:

•      Ryzyko wadliwej reprezentacji: co do zasady wpis w KRS ma charakter deklaratoryjny, ale w praktyce niezgodność między wpisem a stanem faktycznym może prowadzić do sporów co do umocowania osób działających w imieniu organizacji i podważać bezpieczeństwo obrotu.

•      Odpowiedzialność za brak aktualizacji danych: brak zgłoszeń do KRS lub CRBR (np. beneficjentów rzeczywistych) w terminie może skutkować sankcjami finansowymi.

•      Ryzyka podatkowe i regulacyjne: prowadzenie działalności gospodarczej bez jej ujawnienia w rejestrze może rodzić konsekwencje podatkowe oraz organizacyjne (np. w zakresie rachunkowości).

•      Problemy w relacjach z grantodawcami i partnerami: niespójności w danych rejestrowych obniżają wiarygodność organizacji i mogą utrudniać podpisywanie umów lub uzyskanie finansowania.

•      Ryzyko przy kontrolach: nieaktualne dane to jeden z pierwszych obszarów weryfikowanych przez instytucje kontrolujące.

Audyt pozwala uporządkować te kwestie, przywrócić spójność między stanem faktycznym a formalnym oraz ograniczyć ryzyko sytuacji, w której zaległości rejestrowe „doganiają” organizację w najmniej odpowiednim momencie.

Zobacz też: Jak zgłosić zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego przez PRS? [film] 

To jedno z najczęstszych – i najbardziej ryzykownych – założeń. W praktyce wiele organizacji:

•      nie analizuje na bieżąco, czy dochody są przeznaczane i wydatkowane na cele statutowe objęte zwolnieniem z CIT,

•      nie identyfikuje momentu, w którym powstaje obowiązek rejestracji do VAT (np. ze względu na charakter usług, a nie tylko limit obrotów),

•      stosuje modele współpracy (umowy cywilnoprawne), które mogą zostać zakwestionowane przez ZUS lub PIP,

•      nie posiada aktualnej i spójnej polityki rachunkowości dostosowanej do swojej działalności.

Warto pamiętać, że NGO – mimo swojej specyfiki – podlegają obowiązkom podatkowym i rachunkowym, w tym m.in.:

•      składaniu deklaracji CIT-8 (nawet przy korzystaniu ze zwolnień),

•      prowadzeniu rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości,

•      analizie obowiązków w zakresie VAT,

•      w wybranych przypadkach – przygotowaniu i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej,

•      poddaniu sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta (jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe lub wynikające z przepisów szczególnych).

Audyt podatkowy w NGO nie polega na „optymalizacji”, lecz na weryfikacji, czy model działania organizacji jest zgodny z przepisami prawa i bezpieczny. Jego celem jest ograniczenie ryzyka zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe oraz zapewnienie, że organizacja korzysta z przysługujących jej uprawnień i zwolnień w sposób prawidłowy.

Zobacz też: Kiedy przyjazne zwolnienie z CIT dla NGO-sów? 

W wielu organizacjach funkcjonują wzory umów, które:

•      powstały lata temu – w oparciu o nieaktualne przepisy prawa lub inny model działania organizacji,

•      były „zapożyczone” od innych podmiotów lub pobrane z Internetu i nie zostały dostosowane do specyfiki NGO,

•      były wielokrotnie modyfikowane lub aneksowane „na szybko”, bez całościowej weryfikacji, np. tylko przedłużane, bez dostosowania do aktualnych przepisów prawa,

•      nigdy nie zostały kompleksowo zaktualizowane i aneksowane.

Dotyczy to w szczególności:

•      umów o pracę i umów cywilnoprawnych,

•      umów z grantodawcami i partnerami,

•      umów darowizny i sponsoringu,

•      regulaminów zbiórek i akcji charytatywnych.

Najczęstsze ryzyka to:

•      nieprawidłowa kwalifikacja relacji prawnej – np. umowy cywilnoprawne, które w praktyce spełniają przesłanki stosunku pracy (ryzyko ZUS/PIP),

•      niespójność z rzeczywistym sposobem działania – dokumenty nie odzwierciedlają tego, jak faktycznie realizowane są projekty,

•      brak zabezpieczenia interesów organizacji – np. w zakresie odpowiedzialności, praw autorskich czy zasad rozwiązania współpracy,

•      ryzyko podatkowe – sytuacje, w których działania formalnie opisane jako statutowe mogą zostać uznane za działalność gospodarczą (co ma znaczenie m.in. dla CIT i VAT),

•      niezgodność z wymogami grantodawców – co może skutkować koniecznością zwrotu środków.

Audyt pozwala:

•      zidentyfikować kluczowe ryzyka prawne i podatkowe,

•      uporządkować i ujednolicić wzory dokumentów,

•      dostosować umowy do aktualnych przepisów i praktyki działania organizacji,

•       wprowadzić spójne i bezpieczne standardy kontraktowe. 

Zobacz także: 

Umowa sponsoringu – 7 zapisów, które wyeliminują 90% problemów we współpracy ze sponsorami

Sposoby na darowizny inne niż puszka. Co warto o nich wiedzieć? 

Współczesne NGO – szczególnie te korzystające z grantów – są coraz częściej oceniane nie tylko przez pryzmat efektów działań, ale również standardów zarządzania i zgodności (compliance).

Grantodawcy oczekują dziś m.in.:

•      polityk finansowych i zasad wydatkowania środków,

•      polityki rezerw,

•      procedur przeciwdziałania nadużyciom,

•      zasad zarządzania ryzykiem.

Tymczasem w wielu organizacjach nadal brakuje podstawowych dokumentów (lub są one nieaktualne):

•      polityk ochrony danych osobowych (RODO), polityk prywatności, klauzul informacyjnych, procedur bezpieczeństwa informacji,

•      procedur antymobbingowych i antydyskryminacyjnych,

•      zasad współpracy z darczyńcami i partnerami biznesowymi,

•      polityki zarządzania konfliktem interesów,

•      regulacji dotyczących współpracy z wolontariuszami,

•      Standardów Ochrony Małoletnich – obecnie obowiązkowych dla każdej NGO pracującej z dziećmi,

•      standardów safeguardingu (ochrony beneficjentów, szczególnie grup wrażliwych).

Warto podkreślić, że część tych obszarów wynika wprost z przepisów prawa, a część – z tzw. dobrych praktyk i wymogów konkretnych grantodawców. W praktyce jednak ich brak może mieć bardzo dotkliwe konsekwencje:

•      zwiększone ryzyko naruszeń (prawnych i reputacyjnych),

•      trudności w przejściu procesów grantowych i due diligence,

•      ograniczony dostęp do finansowania,

•      brak spójnych zasad działania wewnątrz organizacji.

Dlatego uporządkowanie polityk i procedur to nie „biurokracja”, lecz element profesjonalizacji i budowania wiarygodności organizacji.

Audyt pozwala zidentyfikować brakujące elementy, ocenić ich adekwatność do skali działalności i zaprojektować rozwiązania, które będą realnie wspierać – a nie obciążać – zespół.

Zobacz także:

https://publicystyka.ngo.pl/dlaczego-czlonkowie-zarzadow-organizacji-pozarzadowych-powinni-zainteresowac-sie-tematem-mobbingu

RODO w Twojej organizacji. Jak legalnie przetwarzać dane darczyńców [infografika]

Jakie dokumenty muszę mieć w ramach Ustawy Kamilka?

Lista dokumentów prawnych dla fundacji. Co warto mieć?

Dobrze i profesjonalnie przeprowadzony audyt to nie „szukanie dziury w całym”, ale realne wsparcie organizacji. Powinien on co do zasady obejmować:

1. analizę dokumentów – statutu, umów, polityk, sprawozdań oraz kluczowych materiałów operacyjnych;
2. mapowanie obowiązków prawnych – identyfikację przepisów i wymogów (ustawowych, grantowych, branżowych), które mają zastosowanie do danej organizacji;
3. weryfikację zgodności – z prawem, wymogami grantodawców oraz dobrymi praktykami zarządzania;
4. identyfikację ryzyk – prawnych, podatkowych i organizacyjnych, wraz z oceną ich istotności;
5. raport końcowy – zawierający ocenę stanu organizacji oraz konkretne, praktyczne rekomendacje;
6. a dodatkowo – także wsparcie we wdrożeniu – bo sama diagnoza nie zmienia rzeczywistości, a kluczowe jest przełożenie rekomendacji na codzienne działanie.

Audyt prawny to inwestycja w pewność i stabilność organizacji

Organizacje, które działają długo, często mają ogromny kapitał: doświadczenie, relacje, zaufanie. Audyt prawny pozwala ten kapitał skutecznie zabezpieczyć. Zamiast reagować na kryzysy, lepiej zawczasu uporządkować fundamenty działania.

1. Regularnie aktualizować fundamenty prawne: statut, wpisy w KRS/CRBR czy polityki muszą być na bieżąco aktualizowane. Warto wracać do nich regularnie, minimum raz w roku, oraz przy każdej większej zmianie w organizacji.
2. Zadbaj o spójność między dokumentami a praktyką: największe ryzyka pojawiają się tam, gdzie „papier” rozmija się z rzeczywistością. To, jak organizacja faktycznie działa, powinno mieć odzwierciedlenie w dokumentach – i odwrotnie.
3. Nie odkładaj kwestii podatkowych i rachunkowych „na później”: błędy w tym obszarze rzadko są widoczne od razu, ale ich konsekwencje mogą być najbardziej dotkliwe. Warto traktować je jako element zarządzania, nie tylko obowiązek administracyjny.
4. Standaryzuj umowy i procesy: dobre, aktualne wzory umów i jasne procedury oszczędzają czas i ograniczają ryzyko. Improwizacja i chaos w tym obszarze zwykle kosztuje najwięcej.
5. Traktuj compliance jako element rozwoju, nie obciążenie: polityki, procedury i audyty to nie biurokracja – to narzędzia, które budują wiarygodność organizacji i ułatwiają współpracę z grantodawcami, partnerami i darczyńcami.

Skuteczność organizacji pozarządowej nie istnieje bez bezpieczeństwa prawnego. Nawet najlepsze działania i projekty nie obronią się, jeśli NGO działa na niestabilnych fundamentach – prędzej czy później pojawią się konsekwencje, które zatrzymają rozwój. Audyt prawny pozwala zbudować te fundamenty świadomie, aby organizacja mogła działać pewnie, odpowiedzialnie i długofalowo.

Jeśli potrzebują Państwo pomocy w „przeglądzie technicznym” swojej organizacji – serdecznie zapraszam do kontaktu: [email protected]. 

Zobacz też: 

Jak sprawdzić, czy Twoja fundacja działa zgodnie z prawem? Samodzielny audyt prawny

Jesteś członkiem zarządu fundacji? Musisz o tym wiedzieć

Jak bezpiecznie (i zgodnie z prawem) powinna pomagać organizacja

Audyt Prawno-Finansowy NGO - Kompleksowa diagnoza bezpieczeństwa, zgodności i ryzyka dla organizacji 

Ada Chudzik. Adwokat, członkini Izby Adwokackiej w Warszawie oraz psycholog. W Kancelarii Legalden wykorzystuje wieloletnie doświadczenie zdobyte w obsłudze sektora finansowego oraz spółek kapitałowych, aby dostarczać organizacjom pozarządowym rozwiązania prawne, które pozwalają im stabilniej się rozwijać. Specjalizuje się w szeroko pojętym compliance oraz prawie cywilnym. Jej codzienna praktyka obejmuje konstruowanie umów, tworzenie regulaminów oraz wdrażanie systemów zarządzania zgodnością, które chronią organizacje przed ryzykami prawnymi. Prywatnie miłośniczka wszelkiej aktywności fizycznej oraz nauki, w szczególności psychologii i filozofii.