Publicystyka - ngo.pl

Myśląc o trzecim sektorze, przed oczami często mamy wolontariuszy. Jeśli działalność fundacji ma być wspierana przez wolontariuszy, pamiętaj, żeby podpisać z nimi porozumienie, w którym określicie prawa i obowiązki. Takie rozwiązanie chroni każdą ze stron. Wolontariat to także obowiązki dla fundacji, która musi zapewnić odpowiednie warunki do wykonywania działań wolontariusza.

Jakie dokumenty warto mieć:

• porozumienie dotyczące świadczenia wolontariatu
• regulamin wolontariatu, w którym określisz jak wolontariat ma przebiegać
• procedury dotyczące wykonywanych działań
• pamiętaj też o obowiązku zapewnienia ubezpieczenia jeśli wolontariat trwa krócej niż 30 dni

Regulacje prawne dotyczące wolontariatu znajdziesz w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Twoja fundacja się rozwija i podejmuje coraz to nowsze współprace. Im większa skala działania tym niestety większe ryzyko prawne. Warto już na początkowym etapie pomyśleć o zabezpieczeniu interesów fundacji i wzorach umów, z których będziesz mógł/mogła później korzystać. Na początku wprowadź:

• umowa o pracę / zlecenie / dzieło - jeśli zamierzasz zatrudniać pracowników lub podejmować współpracę wewnątrz fundacji
• umowa sponsoringowa - jeśli pozyskasz sponsorów, zabezpiecz interesy fundacji. Możesz otrzymać środki na działalność, ale zazwyczaj fundacja zobowiązana jest do wypełnienia działań marketingowych. Określ co się stanie jeśli strony nie będą wypełniać swoich obowiązków
• umowa darowizny
• przygotuj zgody na udostępnienie i wykorzystanie wizerunku - jeśli organizujesz wydarzenie zbierz zgody w których określisz gdzie i jak będziesz wykorzystywać wizerunek osób uczestniczących w wydarzeniu
• umowy o partnerstwie / współpracy - warto podpisywać umowy. W przypadku konfliktów każda ze stron wie, na co się umówiła.

Myślisz, że wdrożenie RODO nie dotyczy Twojej fundacji. Nic bardziej mylnego. Prowadząc jakąkolwiek działalność zawsze dochodzi do momentu w którym zaczynamy przetwarzać dane osobowe. Przetwarzasz m.in dane darczyńców, podopiecznych, współpracowników, beneficjentów. A to tylko wierzchołek góry lodowej.

Co w takim razie powinieneś/powinnaś mieć wdrożonego w fundacji w zakresie ochrony danych osobowych?

• politykę ochrony danych osobowych - podstawowy dokument, w którym tak naprawdę określisz, w jaki sposób przetwarzasz dane, co z nimi robisz, jakie zabezpieczenia stosujesz. W rejestrach udokumentujesz czynności oraz ewentualne naruszenia. Dokument przygotowywany jest po analizie fundacji i jej zakresu działań
• pamiętaj, żeby pracownikom/wolontariuszom/współpracownikom udzielać upoważnienia do przetwarzania danych tylko w zakresie niezbędnym
• przygotuj klauzulę informacyjną, w której będą zawarte informacje dotyczące tego  jak przetwarzasz dane
• jeśli masz stronę internetową i zbierasz na niej dane (np. poprzez formularz kontaktowy) powinieneś/powinnaś zadbać o politykę prywatności oraz politykę cookie
• miej przygotowany wzór umowy powierzenia danych osobowych - jeśli będziesz zlecał/zlecała innym podmiotom usługi, do których realizacji wykorzystywane są dane osobowe

Jeśli prowadzisz działania w Internecie, zadbaj o:

• dobry regulamin sklepu internetowego
• jeśli wysyłasz newsletter pamiętaj o konieczności uzyskania zgód na jego wysyłkę, jeśli treści przez Ciebie wysyłane zawierają informację handlową lub marketingową
• na bieżąco monitoruj zabezpieczenia i zagrożenia - zadbaj o cyberbezpieczeństwo!

Działalność fundacji często opiera się na pracy z dziećmi. Od 15 lutego bieżącego roku podmioty pracujące z dziećmi zobowiązane są do podjęcia działań mających na celu wypracowanie Polityki ochrony dzieci przed krzywdzeniem. Regulacje te nazywane są "ustawą Kamilka", która została przyjęta jako nowelizacja do kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, po tragicznych wydarzeniach, w których życie stracił ośmioletni chłopiec.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej, odsyłam do artykułu adwokat Natalii Kwiatkowskiej, z którą mam okazję współpracować w zakresie wprowadzania polityki w fundacjach.

Ustawa Kamilka. Wprowadzenie Standardów Ochrony Małoletnich →

Jak pewnie już zauważyłeś/zauważyłaś, obowiązków prawnych jest dość sporo (*wyżej wskazano przykładowe obowiązki i przydatne dokumenty, nie jest to katalog zamknięty). Warto od samego początku wypracować dobra praktyki i zadbać o zabezpieczenie prawne fundacji.

Wiele późniejszych problemów w działalności wynika właśnie z niewiedzy prawnej co do obowiązków, jakie ciążą na fundacjach. Status organizacji pozarządowej nie zwalnia fundacji z przestrzegania prawa.

Fundacja, posiadając odpowiednie dokumenty i uregulowane kwestie prawne, będzie postrzegana jako bardziej wiarygodna przy współpracy z potencjalnymi partnerami i sponsorami.

Natalia Kolbus - radczyni prawna pracująca w Kancelarii Adwokackiej Legalden Jacek Olejarz (https://legalden.pl/otwiera się w nowej karcie). Od zawsze zaangażowana w życie NGO. Podczas studiów aktywnie udzielała się w organizacjach pozarządowych i wolontariatach, dlatego też dobrze rozumie problemy trzeciego sektora. Absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie oraz studiów podyplomowych z zakresu prawa nowych technologii (INP PAN). W kancelarii zajmuje się umowami, regulaminami, a także ochroną danych osobowych i bieżącym doradztwem. Obsługuje ponad 30 organizacji pozarządowych.