Piszę do Ciebie, Organizacjo! Jak zmierzyć się z nowymi wzorami. Cz. 4: Sprawozdanie – poznaj jak najwcześniej!
Piszę do Ciebie, Organizacjo, ponieważ chciałabym w czwartym z serii artykułów poświęconych rozporządzeniu z 24 października 2018 r. zwrócić Twoją uwagę na sprawozdanie z realizacji projektu i jego powiązania z tym, co było omówione we wcześniejszych odcinkach serii. Podpowiem też, jak ułatwić sobie pracę dzięki prostemu narzędziu!
Piszę do Ciebie, Organizacjo już po raz czwarty. Minęło sporo czasu od ostatniej, III części, ale długo czekaliśmy wraz z redakcją portalu na decyzję związaną z wejściem w życie kolejnych planowanych zmian w rozporządzeniu ze wzorami. Planowano, że miały wejść w życie 15 listopada 2019 r. Jednak 30 października ukazał się komunikat, że prace zostają wstrzymane.
zobacz: Nowe wzory ofert, umów i sprawozdań nie będą wprowadzone przed 15 listopada 2019
W tej części chciałabym przybliżyć sprawozdanie, szczególnie w części finansowej oraz polecić narzędzie, które pomoże Ci planować budżet projektu, monitorować jego wydatki w trakcie realizacji oraz przygotowywać równolegle sprawozdanie finansowe.
Obowiązek złożenia sprawozdania z zadania publicznego to obowiązek zleceniobiorcy (czyli Twój, Organizacjo). Sprawozdanie składasz w terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania. Ale dane do sporządzenia sprawozdania zbierasz podczas realizacji projektu, a nad tym, jak je w przyszłości wypełnisz, warto się zastanowić jeszcze na etapie sporządzania oferty.
Część merytoryczna sprawozdania
Część merytoryczna sprawozdania (I część) składa się z dwóch punktów:
Kilka zasad, o których warto pamiętać:
1. Rezultaty i zrealizowane działania stanowią podstawę rozliczenia!
Jeżeli zleceniodawca (np. samorząd) ma wątpliwości dotyczące osiągniętych rezultatów – przeprowadza kontrolę. Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty potwierdzające osiągnięte rezultaty, zrealizowane działania oraz poniesione wydatki, potwierdzane są na etapie kontroli. Oznacza to, że nie załącza się ich do sprawozdania. Chyba że w procedurze konkursowej oraz w umowie zostaną nałożone dodatkowe obowiązki na organizację.
2. W punkcie 1 (wzór sprawozdania) należy odnieść się do opisu rezultatów wskazanych w ofercie. W związku z tym istotne jest, aby w ofercie wskazane były wskaźniki rezultatu, sposób ich monitorowania oraz źródła informacji o osiągnięciu wskaźnika.
3. Dobrze jest, jeśli zleceniodawca na poziomie umowy lub ogłoszenia konkursowego umieści zapis: „nieosiągnięcie rezultatów może rodzić konsekwencję proporcjonalnego zwrotu środków”.
Proporcjonalny zwrot środków każdorazowo powinna poprzedzić analiza:
- czy nieosiągnięcie rezultatu jest z winy organizacji czy z przyczyn obiektywnych?
- czy nieosiągnięcie rezultatu wpływa na koszty jednostkowe? Jest to ważne w przypadku decyzji o proporcjonalnym obniżeniu kwoty dotacji.
- czy nieosiągnięcie rezultatu spowodowało nieosiągnięcie celu zadania?
Przykładowy zapis dotyczący poziomu osiągniętych rezultatów, możliwych konsekwencji i analizy stopnia realizacji zadania.
(…)
2. Zadanie publiczne uznaje się za zrealizowane, jeżeli zleceniobiorca zrealizował wszystkie działania określone w ofercie, a rezultaty wskazane w ofercie (w sposób umożliwiający ich zmierzenie) zostały osiągnięte na poziomie nie niższym niż 80% w stosunku do zaplanowanych.
3. W przypadku, gdy założone rezultaty zostały osiągnięte na poziomie od 50% do 80%, zleceniobiorca:
1) jest zobowiązany do wyjaśnienia przyczyn nieosiągnięcia rezultatów,
2) może być zobowiązany do zwrotu części dotacji proporcjonalnie do stopnia realizacji zadania publicznego.
4. W przypadku, gdy założone rezultaty zostały osiągnięte na poziomie niższym niż 50%, zleceniobiorca jest zobowiązany do zwrotu całości dotacji.
5. Przy ocenie stopnia realizacji zadania zleceniodawca bierze pod uwagę w szczególności:
1) czy nieosiągnięcie rezultatów nastąpiło z winy zleceniobiorcy czy z przyczyn obiektywnych;
2) czy nieosiągnięcie rezultatów ma wpływ na koszty jednostkowe zadania;
3) czy nieosiągnięcie rezultatów spowodowało niezrealizowanie celu zadania.
6. Umowę uznaje się za wykonaną z dniem zaakceptowania sprawozdania końcowego przez zleceniodawcę.
Część finansowa sprawozdania
Część finansowa sprawozdania (II część) składa się także z dwóch punktów:
Kilka wskazówek
Koszty zgodnie z umową (pierwsza niewypełniona kolumna) to koszty, które pokazywałaś w ofercie (punkt V.A); ich wysokość ustalisz ostatecznie przy negocjacjach umowy o dofinansowanie. Pokazujesz tutaj tylko sumę wszystkich planowanych kosztów w rozbiciu na poszczególne działania w kategorii I oraz kategorię II.
Natomiast Faktycznie poniesione wydatki (druga niewypełniona kolumna), to zbiorcze zestawienie wydanych pieniędzy. I tutaj autor rozporządzenia postanowił maksymalnie uprościć, jednak uproszczenie ma kilka smutnych niekonsekwencji.
Czym jest wydatek i jakie musi spełniać cechy
Często słyszymy o kosztach czy wydatkach – i potocznie pojęć tych używanych wymiennie. Jednak z punktu widzenia planowania budżetu projektów i przepływów finansowych w projektach, różnica między tymi pojęciami jest znacząca.
- Koszt powstaje w momencie dokonania zakupu towaru czy usługi
- Wydatek powstaje w momencie dokonania fizycznej płatności za ten koszt
Przykład
Organizacja w projekcie dokonała zakupu materiałów biurowych i otrzymała fakturę z datą 20 maja 2019 r. i terminem zapłaty w ciągu 14 dni, który mija 3 czerwca 2019. Koszt dla organizacji powstaje w maju – w momencie dokonania zakupu materiałów biurowych i otrzymania faktury. Wydatek dla organizacji, czyli wypływ środków finansowych, nastąpi w czerwcu – w momencie dokonania zapłaty przelewem za tę fakturę.
To rozróżnienie nabiera szczególnego znaczenia w przypadku sporządzania sprawozdania z realizacji projektu, w którym najczęściej musimy przedstawić zestawienie wydatków (wraz z potwierdzeniem dokonania płatności oraz ich zaksięgowania), a nie kosztów.
- Koszt, przedstawiony w budżecie może składać się z wielu wydatków. Np. wynagrodzenie terapeuty pracującego w projekcie przez okres 12 miesięcy to 18 000 zł (1 500 zł brutto x 12 miesięcy). Wydatków będzie 12, ponieważ raz w miesiącu będziemy płacili wynagrodzenie terapeucie w wysokości 1 500 zł brutto.
- Wydatek musi być wypłacony na podstawie dokumentu finansowego (lista płac, rachunek do umowy cywilno-prawnej, faktura) oraz zaksięgowany w organizacji.
We wcześniejszym wzorze sprawozdania pokazywaliśmy po prostu listę wydatków, teraz jedynie zbiorczą ich sumę. Czasami samorząd żądał od nas dokumentów finansowych potwierdzających wydatki umieszczone w sprawozdaniu lub prosił o przesłanie wybranych pozycji (tak zwana próba dokumentów finansowych).
Obecnie samorząd widzi tylko zbiorczą sumę wydatków przypisanych pozycjom kosztowym, dlatego może będzie chciał dodatkowo dowodów dokumentujących wydatki (dokumentów finansowych ) lub dodatkowego spisu wydatków poniesionych w trakcie projektu (tak jak przy starym wzorze sprawozdania: Lp. / Nr pozycji budżetowej / Nazwa wydatku / nr dokumentu księgowego / nr dokumentu / data dokumentu / Wysokość wydatku / Z tego ze środków pochodzących z dotacji / Z tego finansowanych ze środków własnych / Data zapłaty).
Rozliczenie w podziale na źródła finansowania
W części finansowej sprawozdania mamy jeszcze punkt 2, związany z rozliczeniem w podziale na źródła finansowania. Tabela pewnie wyda Ci się, Organizacjo, znajoma. Masz rację, w poprzedniej wersji wzorów (przed marcem 2019) był to punkt 9 wniosku o dofinansowanie, kiedy po kosztorysie w punkcie 8 (budżecie projektu) planowaliśmy szczegółowiej, z czego chcemy nasz projekt sfinansować. Chodziło tu o przyjrzenie się różnym możliwościom, które tworzyły wkład finansowy do zadania publicznego. Jest ich aż 4 (patrz Punty 2.1 – 2.4)
Jeśli zajrzycie do aktualnego wzoru oferty, zorientujecie się, że nie jesteśmy o to pytani przy jej składaniu (patrz punkt V.B), ale dopiero przy sprawozdaniu. Dlatego rekomenduję, Organizacjo, abyś planując projekt myślała o potencjalnych źródłach finansowania wkładu własnego.
Na zakończenie: Planer 2019
Zarządzanie finansami przy realizacji projektów zlecanych w trybie pożytku jest ważne, ale nie może stanowić dla organizacji kłopotu i stresu, przecież najważniejsze są działania merytoryczne! Przedstawiam Ci narzędzie, które pomoże skupić się na realizacji zdania i da komfort spokojnego zarządzania finansami projektu.
pobierz: Planer 2019 (plik Excel)
Planer 2019 – to narzędzie zgodne z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu ds. Pożytku Publicznego z dnia 29.10.2018 roku.
Pozwala wszystkim podmiotom działającym w sferze pożytku publicznego przygotować budżet projektu do konkursów finansowanych z funduszy krajowych (poziom ogólnopolski, regionalny, powiatowy i gminny) zlecanych w trybie pożytku publicznego.
Pomaga wypełnić ofertę w części finansowej (punkt VA, VB, VC). Narzędzie wspiera także proces zarządzania finansami projektu na etapie jego realizacji, po otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu (na podstawie prowadzonego monitoringu wydatków). Dzięki temu narzędzie automatycznie pozwala przygotować szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji zadania (część II punkt 1 oraz punkt 2). Przy jego pomocy organizacje będą mogły w komfortowych warunkach zaplanować część finansową projektu, a podczas jego realizacji monitorować dotację oraz i złożyć prawidłowe sprawozdanie.
Planer jest zbudowany na jednym pliku w Excelu. W pliku znajdują się następujące arkusze:
(1) Budżet szczegółowy
(2) Rejestr wydatków
(3) Monitoring
(4) OFERTA-Kalkulacja kosztów
(5) OFERTA-Źródła finansowania
(6) OFERTA-Podział kosztów
(7) SPRAWOZD.-Wydatki
Na podstawie budżetu szczegółowego (Arkusz 1) i rejestru wydatków (Arkusz 2) automatycznie tworzony jest monitoring wydatków projektu (Arkusz 3), co pozwoli podejmować decyzje finansowe i jeszcze lepiej zarządzać projektem.
Ale najważniejsze jest to, że pracując na (Arkusz 1)/ Budżet szczegółowy wygeneruje się wam część finansowa do Oferty (V. A. Kalkulacja Kosztów) oraz (V.B. Źródła finansowania).
Natomiast sprawozdanie finansowe, któremu dzisiaj poświęciłam tyle czasu, wygeneruje się samo (w części 1 i 2), jeśli będziecie rejestrować na bieżąco wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu (Arkusz 2/ Rejestr Wydatków).
Powodzenia, Organizacjo! Nie martw się 😉
zobacz wzory z rozporządzenia omówione w tej i poprzednich częściach cyklu
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
