Publicystyka - ngo.pl

Śmiem twierdzić, że część finansowa uległa największym zmianom w stosunku do poprzednich wzorów, zarówno na poziomie oferty, jak i sprawozdania. Niestety w tej części widać najwięcej niespójności, niekonsekwencji i braku elementarnej wiedzy finansowej.

Dlatego zanim zaczniesz wypełniać pola w ofercie w części V, powinnaś, Organizacjo, spokojnie podejść do tematu planowania budżetu projektu i jego fundamentalnych zasad.

Co to jest budżet projektu?

Budżet projektu to plan finansowy, w którym znajduje się zestawienie:

1. wszystkich przewidywanych kosztów, które są niezbędne przy realizacji działań w trakcie projektu oraz
2. przychodów, które sfinansują te koszty (m.in. najważniejszym planowanym przychodem jest dotacja, o którą się staramy, pisząc wniosek)
3. w określonym czasie (czasie realizacji projektu).

Cechy dobrego budżetu projektu:

1. Musi mieć ścisły związek z zaplanowanymi działaniami, które chcemy podejmować, realizując projekt / zadanie publiczne;
2. Kwoty figurujące w budżecie muszą mieć swoje arytmetyczne uzasadnienie, muszą także wynikać z aktualnych cen i kosztów produktów i usług, które będziemy kupować;
3. Powinien zawierać wszystkie koszty związane z prowadzeniem projektu / zadania publicznego przez naszą organizację (również tzw. administracyjne/pośrednie – związane z utrzymaniem biura, księgowością, czynszem, eksploatacją)
4. Stanowi pewne przybliżenie rzeczywistych kosztów; jeśli jednak rozbieżność między planowanym i rzeczywistym budżetem jest znaczna, należy zwrócić się do donatora, grantodawcy, zleceniodawcy z pytaniem o możliwość modyfikacji budżetu.

Jak przygotować budżet projektu? Można rozróżnić 7 kroków w procesie przygotowywania budżetu.

KROK 1. Ustal cele finansowe

Organizacjo, wyznacz sobie cele finansowe w ramach realizacji projektu, które powinny być spójne z najważniejszymi zasadami konkursu ofert.

Np. Finansowanie do 10% kosztów administracyjnych w ramach zadania publicznego, zwiększenie zaangażowania pracowników organizacji w stosunku do podwykonawców.

KROK 2. Wybierz metodę budżetowania

Istnieją trzy metody przygotowania budżetu projektu / zadania publicznego, które nie wykluczają się wzajemnie:

• metoda oddolna lub metoda odgórna (jeśli uwzględnimy strukturę organizacji, a w niej zespół projektowy - osoby odpowiedzialne za projekt / zadanie publiczne);
• metoda przychodowa lub metoda kosztowa (w zależności, co stanowi dla nas punkt wyjścia);
• metoda przyrostowa lub metoda „od zera” (w zależności, czy wykorzystamy informacje z poprzednich lat).

KROK 3. Z bierz potrzebne informację i opracuj założenia budżetowe

Masz przed sobą kilka ważnych decyzji do podjęcia, zanim przystąpisz do kalkulacji kosztów i przychodów projektu / zadania publicznego

• ramy czasowe projektu – ile czasu potrzebujesz na realizację poszczególnych działań, bo to one będą budżetowane!
• zapoznaj się z formatem budżetu, ale wybierz wygodny dla Ciebie sposób budżetowania – rekomenduję narzędzie Planer, które pomoże ci zaplanować koszty i zobaczyć potencjalne przychody - jednocześnie wypełniając nowy układ danych finansowych w ofercie (punkt VA i VB). Planer jest zbudowany zgodnie z zasadami klasycznego podejścia do budżetowania, które wykorzystywane były w starych wzorach ofert;
• zbierz dane finansowe z ubiegłego roku dotyczące kosztów twojej organizacji (w tym kosztów stałych);
• sprawdź aktualne ceny rynkowe określonych produktów i usług;
• zobacz prognozy dotyczące wskaźników makroekonomicznych i przewidywane zmiany w prawie (np. wzrost minimalnego wynagrodzenia, stawki godzinowe, wysokości diet, czy pochodnych od wynagrodzeń);
• zastanów się wraz z księgową, gdzie dokładnie będziecie identyfikować przychody oraz koszty związane z prowadzeniem projektu / zadania publicznego na planie kont.

KROK 4. Sporządź kalkulację kosztów i przychodów projektu. Policz!

To nic innego jak podział kosztów według planowanych działań w projekcie.

Proponuję, przyjąć następujący podział kategorii kosztów zgodnie z nową nomenklaturą zastosowaną we wzorach z aktualnego rozporządzenia:

• Koszty realizacji działań (dawniej koszty merytoryczne) – w podziale na działania (kolejność taka sama jak w opisie działań czyli w p. 4 formularza).
• Koszty administracyjne (dawniej koszty obsługi zadania publicznego) czyli koszty biura, telefon, poczta, czynsz, księgowość, zarząd – tutaj nie ma podziału na działania. Uwaga w ogłoszeniach/regulaminach mogą być nałożone limity na tę kategorię (np. koszty administracyjne nie mogą stanowić więcej niż 15% dotacji).

KROK 5.     Sprawdź i zatwierdź budżet projektu

W świecie idealnym funkcje sporządzania i zatwierdzania budżetu powinny być rozdzielone.

Budżet roczny organizacji (jeśli go masz) jest wewnętrznym dokumentem zatwierdzanym przez Zarząd organizacji, natomiast budżet projektu przygotowuje jego koordynator, przyszły lider, który będzie realizował ten projekt. Budżet projektu jest już zewnętrznym dokumentem, ponieważ będzie stanowił istotną część oferty i zostanie poddany ocenie (w karcie oceny budżet to około 20% punktów).

Księgowość nie przygotowuje budżetu, ma tylko dostarczyć informacje, np. na temat kosztów pracy czy kosztów eksploatacji, jakie poniosła organizacja za ubiegły rok, w tym prowadząc projekt o podobnym charakterze.

Zatwierdzając budżet projektu, Twój Zarząd powinien zwrócić uwagę na:

• zgodność budżetu z planem strategicznym oraz operacyjnym, w tym z celami finansowymi jakie sobie wyznaczyliśmy;
• strukturę kosztów i przychodów, ile kosztów stałych uda nam się sfinansować prowadząc projekt;
• sposób skalkulowania nowych usług/produktów, specyficznych dla projektu / zadania publicznego;
• sposób uwzględnienia czynników zewnętrznych.

KROK 6. Kontroluj wykonanie budżetu i monitoruj jego wydatki

Budżet projektu to nie jest dokument „do szuflady”, o którym zapominamy w momencie otrzymania dotacji. Budżet to narzędzie pracy służące do zarządzania finansami w trakcie realizacji projektu i podejmowania na bieżąco różnych decyzji finansowych. Ważną zasadą zarządzania finansami jest kontrolowanie bieżącej sytuacji / monitorowanie finansów i reagowanie na zmiany.

Konieczność wprowadzenia korekt do budżetu może wynikać z wielu przyczyn, np. mogliśmy błędnie założyć ceny, źle skalkulować niektóre pozycje, nie uwzględnić pewnych wydatków lub też zniżek i oszczędności z nich wynikających. Może zmieniły się także założenia projektu lub sposoby jej realizacji.

KROK 7. Analiza odchyleń i podjęcie działań korekcyjnych

Nasz plan finansowy trzeba czasami zmodyfikować. Planowane koszty zostały przeszacowane. Zdarza się, że możemy mieć nadwyżkę chętnych, klęskę urodzaju. W tym przypadku działaniem korekcyjnym jest zwiększenie zakresu realizowanych działań. 

Prawo od korekt określone jest w regulaminie konkursu oraz w umowie, którą proszę, żebyś Organizacjo przeczytała na etapie planowania projektu, a nie jego realizacji.

Obecnie część finansowa oferty znajduje się w części V, na samym końcu oferty. Składa się z 3 tabel, które w żaden sposób nie przypominają klasycznego planowania budżetu projektu (koszty/przychody umieszczone w czasie). Co więcej oferta w części finansowej nie jest komplementarna z obowiązującym wzorem sprawozdania, zaproponowanym w tym samym rozporządzeniu z października 2018 r. Uważam też, że błędem jest odrębne tworzenie tabeli na koszty projektu (V.A) i odrębne na przychody (źródła finansowania V.B).

W pierwszej części (V. A), Organizacjo, podajesz tylko koszty zadania w podziale na dwie kategorie budżetowe:

I: koszty realizacji działań (dawniej koszty merytoryczne) oraz

II: koszty administracyjne (dawniej koszty obsługi zadania publicznego).

Nie ma niestety przypisanych do poszczególnych kosztów, części przychodowej z podziałem na dotację oraz wkład do projektu – co dla samego planowania budżetu należy uznać za duży błąd.

Dawniej wkład własny do projektu, poza dotacją, mógł mieć charakter finansowy, osobowy (wolontariusz / społecznie zaangażowani członkowie) oraz rzeczowy. Dzięki temu można było łatwo zobaczyć jakie zasoby uruchamia organizacja realizując zadanie publiczne i jaką mają one wartość.

W drugiej części proponowanego wzoru oferty (V.B) masz podać Organizacjo źródła finansowania realizacji projektu. Miało być to ułatwienie, jednak moim zdaniem niesłychanie trudno jest planować przychody i podawać je w oderwaniu od kosztów.

Źródła finansowania podzielono tu na następujące kategorie:

1. planowana dotacja

2. wkład własny z podziałem na:

W ostatniej części (V.C), Organizacjo, jesteś pytana o podział kosztów realizacji zadania pomiędzy oferentów - jeśli składasz projekt w partnerstwie, jako oferta wspólna.

W obecnym zapisie nie wiadomo czy wskazywany podział kosztów realizacji zadania pomiędzy oferentów dotyczy źródeł ich finansowania (czyli przychodów), czy może kosztów poszczególnych partnerów. Można, tak jak do tej pory, na poziomie budżetu, przy danym koszcie wskazać, którego partnera/oferenta on dotyczy oraz równolegle pokazać ten koszt w odniesieniu do danego rodzaju przychodu, z którego ma być finansowany.

Tyle o budżetowaniu w ofercie!

Sprawozdanie w części finansowej opiszę w ostatniej części cyklu. W ostatniej części przybliżę też narzędzie, które pomoże Ci Organizacjo planować budżet projektu, monitorować jego wydatki w trakcie realizacji oraz przygotowywać równolegle sprawozdanie finansowe.