Publicystyka - ngo.pl

Piszę do Ciebie, Organizacjo, bo wiem, że powstałaś i pracujesz od lat na rzecz poprawy jakości życia mieszkańców swojej gminy/powiatu. Wraz ze swoim samorządem masz wspólny cel, którym jest skuteczne zaspokajanie potrzeb lokalnych społeczności we wszystkich dziedzinach życia społecznego. To ważne zadnie i trudna misja!

Piszę do Ciebie, Organizacjo, bo martwię się tą „dobrą zmianą”. W ocenie skutków regulacji (OSR) dla nowego rozporządzenia napisano, że: „projekt rozporządzenia wpłynie pozytywnie na rozwój trzeciego sektora w Polsce, w szczególności poprzez uproszczenie wzorów ofert, umów i sprawozdań oraz możliwości rezygnacji z wybranych elementów ww. wzorów”.

Mam wątpliwości, czy tak faktycznie będzie, ponieważ jest dużo niespójności miedzy poszczególnymi załącznikami, a przecież powinny one stanowić konsekwentną całość i być ze sobą powiązane logiką interwencji.

Piszę do Ciebie, Organizacjo, bo chciałabym pomóc Ci zrozumieć kierunek zmian w rozporządzeniu, które dotyczą:

• wzorów oferty,
• wzorów umowy dotyczących realizacji zadań publicznych,
• wzorów sprawozdań.

Zbliża się ostatni kwartał roku, który zawsze jest kluczowym okresem dla organizacji i samorządów wspólnie planujących realizację zadań publicznych od początku następnego roku. Musimy więc wspólnie przejść przez NOWE ZASADY, aby przede wszystkim zachować ciągłość dostarczania mieszkańcom szeregu usług (od powadzenia placówek wsparcia dziennego, szkół i przedszkoli, placówek kultury poprzez noclegownie, jadłodajnie, schroniska, na działaniach edukacyjnych i obywatelskich kończąc).

Chciałabym serią artykułów, które ukażą się na przełomie września – października, przybliżyć Ci Organizacjo, co w praktyce oznacza zmiana Rozporządzenia dla Ciebie i dla Twojego samorządu, który zleca zadania publiczne w trybie z ustawy o działalności pożytku publicznego.

Na początek kilka zasad (i jednocześnie rad), które warto znać i spróbować zastosować.

• przeczytaj dokładnie ogłoszenie o konkursie
• przeczytaj dokładnie kartę oceny
• zapoznaj się ze wzorem umowy już na tym etapie
• zapoznaj się ze wzorem sprawozdania

Bardzo wiele obowiązków w nowym podejściu do zlecania zadań organizacjom pozarządowym zostało narzuconych samorządom i dlatego bardzo istotne jest dokładne przeczytanie ogłoszenia konkursowego. To z niego powinniście dowiedzieć się jakie cele i rezultaty stawia przed Tobą zleceniodawca zadania. Wiele informacji niezbędnych do przygotowania oferty/wniosku zawarte jest także w karcie oceny. Zapoznaj się z nią dokładnie. To tam przeczytasz czy i na ile ważny jest wkład własny.

Zbyt rzadko Organizacjo na etapie tworzenia oferty czytasz umowę. Tym razem proszę zwróć uwagę na nią, zwłaszcza w części dotyczącej osiągnięcia rezultatów. To właśnie stanowić będzie podstawę sprawozdania z realizacji zadania publicznego.

Zwróć uwagę, że uproszczono część formalną dotyczącą informacji o organizacji (np. zrezygnowano z konieczności wskazywania przedmiotu działalności nieodpłatnej i odpłatnej pożytku publicznego).

Pamiętaj, że opisując projekt (zadanie publiczne) w nowej ofercie trzeba przedstawić projekt merytorycznie w trzech miejscach formularza.

Punkt 3. Syntetyczny opis zadania – tu opisz: miejsce realizacji zadania, grupę docelową, sposób rozwiązywania jej problemów/zaspokajania potrzeb, komplementarność z innymi podejmowanymi przez organizację lub inne podmioty działaniami.

Dodatkowo, gdy oferta składana jest z własnej inicjatywy, należy również zdiagnozować tu problem/potrzebę i uzasadnić, jakie okoliczności przemawiają za realizacją zadania.

Uwaga: Jak rozumieć komplementarność działań w aspekcie związanym z innymi instytucjami? Czy chodzi tu o działania na poziomie lokalnym w aspekcie polityk publicznych (np. Programu współpracy z organizacjami), czy o działania w podobnych obszarach, które realizują inne organizacje/instytucje publiczne? Rekomenduję: Organizacje, na poziomie konsultowania rocznego programu ze swoim samorządem, koniecznie zdefiniujcie komplementarność. Niech potem samorząd umieścił ustaloną wspólnie z organizacjami definicję w ogłoszeniu.

Punkt 4. Plan i harmonogram – co się zmieniło?

Organizacjo, zwróć uwagę, że połączono w jednej tabeli opis działań i harmonogram – wpływa to na zwiększenie przejrzystości opisu działań i umieszczenia ich w czasie.

Połączono też ten punkt z częścią finansową (strona kosztowa w punkcie V. A). Warto o tym pamiętać, przygotowując ofertę i zachować spójność.

Punkt 5. i 6. Opis zakładanych rezultatów oraz dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego

Zgodnie z logiką projektową planowane w projekcie działania, które będziesz realizować, są niczym innym, jak tylko metodą osiągania zakładanych celów. Fakt, że często trudno jest określić cele (stan docelowy, do którego ma prowadzić projekt) nie oznacza, że można na poziomie oferty z nich zrezygnować! 

Nie da się planować działań bez określenia celów, nie da się bez celów opisać rezultatów (ale o tym więcej w następnych artykule z tego cyklu).

Część finansowa ( V. A, V.B, V.C)

W pierwszej części (V. A) podajecie tylko koszty zadania w podziale na dwie kategorie budżetowe: koszty realizacji działań (dawniej koszty merytoryczne) oraz koszty administracyjne (dawniej koszty obsługi zadania publicznego).

Nie ma niestety przypisanych do poszczególnych kosztów części przychodowej z podziałem na dotację oraz wkład do projektu – co dla samego planowania budżetu należy uznać za duży błąd. Budżet składa się po prostu z kosztów i przychodów umieszczonych w czasie.

W drugiej części wzoru oferty (pkt. V.B) podajecie natomiast źródła finansowania realizacji zadania publicznego. Musicie wiedzieć, że niesłychanie trudno jest planować przychody i podawać je w oderwaniu od kosztów. Dlatego rekomenduję liczenie (planowanie budżetu) jak dotychczas – przygotowałam dla Ciebie proste narzędzie, które dołączę do artykułu poświęconego części finansowej.

W ostatniej części (V.C) jesteśmy pytani o podział kosztów realizacji zadania pomiędzy oferentów. Dotyczy to jednak tylko projektów składanych w partnerstwie, jako oferta wspólna.

Całej części finansowej poświęcony będzie osobny artykuł omawiający finanse zarówno z perspektywy oferty/wniosku jak i z perspektywy sprawozdania.

Napisałam ten tekst Organizacjo jako pierwszy z cyklu. Mam nadzieję, że okaże się pomocny. W następnym napiszę, jak zmierzyć się z rezultatami, ich określaniem i wskaźnikowaniem. Po wejściu w życie nowych wzorów z nowego rozporządzenia rezultaty są kluczowe i będą poddane szczegółowej kontroli przy rozliczaniu zadania publicznego.