Piszę do Ciebie, Organizacjo! Jak zmierzyć się z nowymi wzorami. Cz. 2: Rezultaty
Piszę do Ciebie, Organizacjo, ponieważ chciałabym w drugim z serii artykułów poświęconych zmianie rozporządzenia z 24 października 2018 r. pomóc Ci w zrozumieniu obszaru w projekcie (zadaniu publicznym), jakim są rezultaty. To one będą (obok działań) kluczowe przy rozliczeniu zadania publicznego - będą stanowiły podstawę do rozliczenia i przyjęcia przez administrację sprawozdania z projektu.
Nie ma co ukrywać, od zawsze Organizacjo miałaś problem z określaniem we wniosku celów i rezultatów projektu. Ustawodawca chcąc Ci „pomóc w tym kłopocie” uprościł opis projektów i aplikowanie. Uproszczenie polega na usunięciu ze wzoru oferty punktu, w którym organizacja określała cele danego zadania.
Zostawiono natomiast rezultaty, którym jednocześnie podniesiono rangę i związano bezpośrednio z rozliczeniem zadania publicznego. I tutaj zaczynają się prawdziwe wyzwania, które wymagają pewnego uporządkowania.
Na początek kilka zasad:
Zasada 1: Zawsze miej pokorę wobec rezultatów. Nie musisz osiągać 100% ich wskaźników oraz nie musisz za każdym razem, przy każdym projekcie „zmieniać świadomości społecznej”.
Zasada 2: Jeśli nie będziesz umiał zmierzyć rezultatu – udowodnić, że został osiągnięty – zrezygnuj z niego. Dodaj jakieś szczegóły do opisu działania, ale nie nadawaj temu rangi rezultatu.
Zasada 3: Zacznij od wypełniania tabeli – punktu 6
Rekomendacje w zakresie zastosowania nowego wzoru oferty i sprawozdania z realizacji zadania publicznego w trybie otwartego konkursu ofert oraz ramowego wzoru umowy (rekomendacje SPLOT/OFOP/ZMP)
Pomimo tego, że samorząd może zrezygnować z wymogu szczegółowego opisywania rezultatów – rekomenduje się, aby je zachować. Pozwoli to odnieść się do nich przy rozliczaniu zadania, które obecnie rozliczane jest za rezultaty. Jeżeli samorząd zdecyduje się w regulaminie konkursu/ogłoszeniu/ dokumentacji konkursowej wskazać rezultaty informacje te powinny odnosić się także do określenia poziomu osiągnięcia rezultatów (wskaźniki), rekomendowanego sposobu monitorowania ich.
Zasada 4: Określ cele.
Nie ma obowiązku wskazywania w ofercie celów zadania publicznego, jednak zachęcam do stawiania sobie celów i określania ich (komplementarnie z ogłoszeniem o konkursie) – będzie Ci wygodniej opisywać rezultaty projektu (można to zrobić w punkcie III.3 – Syntetyczny opis zadania).
Czym jest cel a czym rezultat – ABC w kontekście wzoru oferty
CELE
Cel a problem
Cel to odpowiedź na problem, który chcemy przy pomocy zmiany społecznej (jaką jest projekt) rozwiązać. Nie ma projektu, kiedy nie ma problemu.
Rolą projektu jest doprowadzenie z sytuacji wyjściowej (problematycznej) do sytuacji pożądanej. Cel charakteryzuje właśnie taką sytuację – określa wynik Twoich działań Organizacjo.
Cel projektu to właśnie pożądany stan w przyszłości, po zakończeniu realizacji projektu. To ważne, abyś planując projekt / zadanie publiczne określiła cel, do którego dążysz.
Cel powinien być SMART
Nie bój się Organizacjo stawiać przed sobą i projektem celów; jeśli nie będziesz wiedzieć dokąd idziesz, nigdy tam nie dojdziesz.
Nie bój się SMART. SMART to koncepcja formułowania celów, zgodnie z którą cel musi być konkretny, dostosowany do potrzeb i okoliczności, mierzalny i weryfikowalny, realny (osiągalny) i określony w czasie.
Stawiane przez Ciebie Organizacjo mierzalne cele są kryteriami Twoich działań, według których można określić skuteczność projektu oraz REZULTATY.
Nie myl celów z działaniami w projekcie
„Przeprowadzenie szkolenia”, „zorganizowanie doradztwa”, „objęcie wsparciem grupy kobiet…” itp. – to są działania, a nie cele.
Cel a komplementarność
Projekt powinien wiązać się z celami programu (konkursu), w ramach którego można otrzymać dotację. Każdy projekt musi przyczyniać się do osiągania celów programu.
Rekomendacje w zakresie zastosowania nowego wzoru oferty i sprawozdania z realizacji zadania publicznego w trybie otwartego konkursu ofert oraz ramowego wzoru umowy (rekomendacje SPLOT/OFOP/ZMP)
- W regulaminie konkursu/ogłoszeniu/ dokumentacji konkursowej samorząd powinien określić cele zadania publicznego. Zgodnie z zapisami art. 221 ustawy o finansach publicznych - to po stronie samorządu jest określenie jakie cele chce osiągnąć zlecając dane zadanie.
- Cele wskazane w ogłoszeniu o konkursie powinny wynikać z:
a) celów określonych w Programie współpracy lub
b) celów dokumentów strategicznych samorządu (strategie, programy), które należy wskazać Programie współpracy, z których wynikają cele realizacji zadania publicznego.
REZULTATY
Rezultat a cel
Rezultaty, tak jak cele, muszą być weryfikowalne i mierzalne, miara i skala musi być znana; muszą być znane momenty pomiaru i zapewnione źródła danych. Rezultaty są wynikiem naszych działań, pokazują na ile zmierzamy do osiągnięcia celu
Rezultaty a działania
Rezultaty nie biorą się znikąd – musi być działanie (działania), które do danego rezultatu doprowadzi.
Działania są po coś – z nich wynikają jakieś rezultaty (lub przynajmniej mają wpływ na osiągnięcie jakiegoś rezultatu). Najistotniejsze jest to, aby wskazać rezultaty adekwatnie do działań i wskazać czy faktycznie prowadzą nas one do celu.
Rodzaje rezultatów:
Rezultaty produktu określają „dobra i usługi”, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu i zostaną dostarczone grupie docelowej.
Przykład: 50 uczestników warsztatów, 5 upowszechnionych publikacji, 1000 godzin udzielonego doradztwa, 2 wdrożone narzędzia, 1 przeprowadzona kampania informacyjna
Rezultaty bezpośrednie odzwierciedlają efekty, które powstaną w wyniku skorzystania przez grupę docelową z dostarczonych produktów w ramach projektu, czyli np. w wyniku udzielenia wsparcia danej osobie / grupie osób / instytucji w ramach projektu. Są one mierzalne od razu po zakończeniu projektu.
Przykład: 40 osób podniesie swoje praktyczne umiejętności w zakresie kompetencji kluczowych
Rezultaty długofalowe – zmiana, do której osiągnięcia w dłuższej perspektywie przyczyni się zrealizowanie rezultatów bezpośrednich naszego projektu, np.: dzięki temu, że 40 osób podniesie kompetencje kluczowe, połowa z nich znajdzie pracę, zwiększy swoje dochody itp. Rezultaty długofalowe najczęściej odnoszą się do ogólnego celu danego programu.
UWAGA: rezultatów tego typu nie wykazujemy w tabelce nr 6 (patrz wyżej). Nie będziemy ich mierzyć po zakończeniu projektu.
Rekomendacje w zakresie zastosowania nowego wzoru oferty i sprawozdania z realizacji zadania publicznego w trybie otwartego konkursu ofert oraz ramowego wzoru umowy (rekomendacje SPLOT/OFOP/ZMP)
W regulaminie konkursu/ogłoszeniu/ dokumentacji konkursowej samorząd może określić:
- oczekiwane rezultaty zadania publicznego. Decyzja o ich wprowadzeniu do ogłoszenia powinna wynikać z analizy specyfiki danego zadania. W przypadku zadań, co do których samorząd wie jakie chce konkretnie osiągnąć rezultaty, wpisuje je i traktuje jako obligatoryjne do osiągnięcia,
- wymóg określenia ryzyk związanych z planowanym zadaniem. Opis ten można zamieścić w pkt. 5 oferty. Analiza ryzyk oraz sposobów ich zapobiegania stanowi zabezpieczenie dla samorządu i organizacji/PES, że w trakcie realizacji dane zadanie może ulec modyfikacjom wynikającym z wystąpienia ryzyka. Może więc stanowić uzasadnienie dla proponowanych przez oferenta zmian w zapisach oferty. Analizę ryzyk można umieścić dodatkowo w części 5. dotyczącej opisu zakładanych rezultatów.
WSKAŹNIKI
Dla wszystkich rodzajów rezultatów powinniśmy określić także wskaźniki oraz sposób ich monitorowania (punkt 6 w ofercie). Wskaźniki oznaczają fakty i zjawiska, które udowodnią, że planowana przez nas zmiana zachodzi, a sposób monitorowania odpowiada na pytanie, skąd będziemy o tym wiedzieć.
Wskaźniki dzielimy na:
Ilościowe (np. 40 osób weźmie udział w 100 godzinach szkoleń) i jakościowe (75% uczestników oceni szkolenia jako adekwatne do ich potrzeb).
Obiektywne (70% uczniów poprawiło oceny z matematyki, obiektywne dane pochodzą z dzienników szkolnych, od nauczyciela, od rodziców) i subiektywne (70% uczestników projektu twierdzi, że teraz bardziej ufa sąsiadom, dane pochodzą z ankiet wypełnianych przez samych uczestników).
Organizacjo, planując działania dotyczące zmiany postaw, poglądów, świadomości, podniesienia samooceny itp. (zwanych kiedyś rezultatami miękkimi), masz problem z określaniem zarówno rezultatów, jak i wskaźników.
Modelowo (w najprostszej wersji) może wyglądać to tak:
Przykład:
Nazwa rezultatu: wzrost pozytywnego nastawienia uczestników projektu do uchodźców
Planowany poziom osiągnięcia (wartość docelowa): 60% uczestników zadeklaruje, że zmieniło nastawienie do uchodźców na pozytywne
Sposób monitorowania / źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika: ankiety po zakończeniu projektu (wskaźnik subiektywny, deklaracja uczestników, bez badania ich zachowań w stosunku do uchodźców). Wersja wskaźnika dla ambitnych: ankiety przed rozpoczęciem projektu i po jego zakończeniu.
Jak widać z powyższego przykładu, źródłami informacji / sposobem monitorowania mogą być np. ankiety, dokumentacja zdjęciowa, testy wiedzy przed i po rozpoczęciu projektu, dzienniczki zajęć, indywidualne karty monitorowania uczestników (w przypadku terapii, pracy socjalnej itp.), listy obecności, listy wysyłkowe publikacji (w odniesieniu do produktów).
Pamiętaj Organizacjo, że planując sposób monitorowania wskaźnika, kierujesz się przede wszystkim prostotą, ekonomicznością oraz dostępnością danego źródła danych.
Podsumowując: każdy rezultat musi mieć wskaźnik ilościowy, a poza tym może (ale nie musi, chyba że jest to wymagane w ogłoszeniu o konkursie) mieć również wskaźnik jakościowy.
Jeśli nie jesteśmy w stanie podać wskaźnika ilościowego dla jakiegoś rezultatu, który pierwotnie planujemy, należy z niego zrezygnować, ponieważ zadanie publiczne może zostać nie zrealizowane i administracja podważy jego realizację.
To był Organizacjo drugi tekst z cyklu „Piszę do Ciebie…” o rozporządzeniu i nowych wzorach. Mam nadzieję, że okaże się pomocny. W następnym podpowiem, jak poradzić sobie z częścią finansową.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
