Publicystyka - ngo.pl

Obowiązek złożenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego dotyczy oczywiście przede wszystkim tych organizacji pozarządowych, które realizowały projekty ze środków publicznych (np. samorządowych) do końca grudnia 2019 r. Jednak także organizacje, które pozyskały pieniądze na realizację swych projektów z innych niż samorządowe źródeł – powinny sprawdzić, czy nie przyszedł czas na sprawozdanie się przed grantodawcą.

Termin złożenia sprawozdania jest określony w umowie – sprawdź to! Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania, czyli dla zadań zakończonych 31 grudnia 2019 r. termin mija 30 stycznia 2020 r. Termin ten obowiązuje również w przypadku składania sprawozdania częściowego przy realizacji zadań wieloletnich.

Organizacje pozarządowe, sprawozdając się z realizacji zadań zleconych przez administrację publiczną, muszą korzystać z odpowiedniego wzoru sprawozdania.

UWAGA! W tym roku mamy wyjątkową sytuację, ponieważ – w zależności od tego, kiedy organizacja podpisywała umowę na realizację zadania publicznego – może sprawozdawać się według starego lub nowego wzoru sprawozdania.

Organizacje, które zawarły umowę przed 1 marca 2019 r. sprawozdają się według (starego) wzoru sprawozdania. 

Wzór sprawozdania dla organizacji, które podpisały umowę dotacyjną przed 1 marca 2019 r.

Natomiast organizacje, które podpisały umowę na realizację zadania publicznego po 1 marca 2019 r. składają sprawozdanie według nowego wzoru.

Wzór sprawozdania dla organizacji, które podpisały umowę dotacyjną po 1 marca 2019 r.

Zawsze warto też sprawdzić w dokumentacji konkursowej, jakiego sprawozdania wymaga instytucja, która przekazała nam środki na realizację projektu.

Nowe wzory sprawozdania dostosowane są oczywiście do nowych wzorów oferty i ogłoszenia konkursowego, które narzucają organizacji, aby wyznaczyła sobie i osiągnęła konkretne rezultaty. Ma to oczywiście przełożenie na wymagania sprawozdawcze.

Przede wszystkim więc, organizacja musi opisać osiągnięte rezultaty, w tym napisać, jak je zmierzyła, czy są ne trwałe oraz szczegółowo opisać wykonane działania (zgodnie z umową, uwzględnić stopień i skalę ich wykonania, wyjaśnić ewentualne odstępstwa, opisać zaangażowany wkład rzeczowy i osobowy).

W części finansowej natomiast trzeba podać faktycznie poniesione wydatki, a także przedstawić rozliczenie w podziale na źródła finansowania. 

UWAGA! Nie trzeba załączać listy dokumentów finansowych. Ale dokumenty takie należy gromadzić w czasie realizacji projektu i je odpowiednio zachowywać, gdyż będą potrzebne w razie kontroli finansowej ze strony samorządu.

WIĘCEJ O NOWYM WZORZE SPRAWOZDANIA Z REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO CZYTAJ W ARTYKULE KAROLINY CYRAN-JURASZEK

W Warszawie organizacje, które otrzymały dotacje na realizację zadań publicznych sprawozdają się poprzez generator wniosków witkac.pl. Formularz sprawozdania dostępny na witkac.pl jest zgodny z wymogami rozporządzenia do ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie .

Generator ułatwia przygotowanie sprawozdania: wstępnie wypełnia formularz danymi formalnymi organizacji zweryfikowanymi na etapie składania oferty i podpisywania umowy, czerpie dane finansowe z budżetu oferty oraz automatycznie przeprowadza operacje matematyczne w tabelach z danymi finansowymi.

UWAGA! Wypełnienie sprawozdania w generatorze witkac.pl nie wystarczy, aby formalnie złożyć sprawozdanie. Organizacje z Warszawy muszą pamiętać, aby wypełniony formularz sprawozdania w całości wydrukować, podpisać (przez osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji) i dostarczyć w terminie do urzędu.

W przypadku złożenia sprawozdania zawierającego błędy, urząd ma możliwość przekazania go organizacji do poprawy, wraz z informacją o oczekiwanych zmianach.

Warto także pamiętać, że – w niektórych wypadkach – złożenie sprawozdania nie kończy procesu sprawozdawczego. Organizacje, które nie wykorzystały w pełni dotacji przeznaczonej na dany rok, są obowiązane zwrócić niewykorzystane pieniądze.

Zgodnie ze wzorem umowy o realizację zadania publicznego mają na to 15 dni od zakończenia realizacji zadania. Zawsze jednak należy to sprawdzić w swojej umowie. Tam także będzie zapisana informacja o ewentualnych odsetkach, jeśli spóźnimy się ze zwróceniem niewykorzystanej kwoty dotacji (we wzorze umowy o realizację zadania publicznego jest zapis, że wysokość odsetek jest określana tak, jak "dla zaległości podatkowych”).