Publicystyka - ngo.pl

Ostatni miesiąc przed zakończeniem roku to moment ważny dla każdego podmiotu. Mówimy tu o podmiotach, które mają rok obrotowy taki sam jak rok kalendarzowy – tak jest w większości NGO-sów. 

Organizacje pozarządowe "sprzątają przed świętami" - głównie w księgowości i w projektach. PORADNIK.NGO.PL pomaga w porządkach!

Przy korzystaniu przez organizację pozarządową z dotacji warunki dotyczące wydawania przekazanych nam pieniędzy są zwykle zapisane w umowie. Przed zakończeniem okresu realizacji projektu warto zajrzeć do umowy dotacyjnej, by upewnić się, że jesteśmy w stanie wypełnić wszystkie zawarte w niej obowiązki.

Przede wszystkim musimy precyzyjnie znać okres ponoszenia kosztów w ramach dotacji – powinien być zapisany w umowie jako termin realizacji projektu. Oznacza to, że przekazane nam pieniądze mogą być wykorzystane wyłącznie w wymienionym w umowie okresie.

Jeśli termin realizacji dotacji zbiega się z końcem roku, musimy poznać warunki rozliczenia kosztów i wydatków. Jeśli otrzymaliśmy dotację na okres kończący się 31 grudnia, to możemy ponosić koszty tylko do końca roku. Ale musimy jeszcze wiedzieć, czy mamy wydać wszystkie pieniądze w tym czasie, czy też możemy jeszcze w styczniu dokonywać płatności związanych z kosztami grudniowymi.

Przykładem kosztu, którego płatność tradycyjnie jest dokonywana w kolejnym miesiącu, są składki ZUS (do 15 dnia następnego miesiąca) czy podatku dochodowego od osób fizycznych (do 20 dnia następnego miesiąca). Jeśli więc np. wypłacimy wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie w grudniu, to mamy obowiązek zapłaty podatku dochodowego do 20 stycznia.

W przypadku większości projektów realizowanych ze środków rządowych (ministerialnych) czy samorządowych tylko koszty zapłacone do 31 grudnia będą uznane za kwalifikowane. Mogą się zdarzyć przypadki samorządów, które dopuszczają zapłatę pochodnych od wynagrodzeń – składek ZUS i podatku od osób fizycznych – jeszcze w styczniu. Należy o to dopytać w urzędzie/samorządzie, który przyznał NGO dotację.

Powinniśmy prześledzić koszty projektu i historię jego konta bankowego, odnajdując koszty i płatności, lub poprosić księgowego o potwierdzenie zapłaty wszystkich kosztów projektowych (księgowy może to zrobić na podstawie analizy rozrachunków z kontrahentami).

Może się zdarzyć, że nie uda nam się wykorzystać całej otrzymanej dotacji. W takiej sytuacji powinniśmy sprawdzić w umowie, w jakim terminie mamy obowiązek jej zwrotu na konto bankowe instytucji finansującej. W wypadku środków publicznych (np. samorządowych) termin wynika z ustawy o finansach publicznych (art. 151. ust. 2. pkt 6) i wynosi „nie dłużej niż 15 dni od określonego w umowie dnia wykonania zadania (…)”. Pamiętajmy jednocześnie o konieczności doliczenia odsetek ustawowych od zwracanej części dotacji (za cały okres przetrzymywania jej na koncie bankowym organizacji do dnia zapłaty).

Termin złożenia sprawozdania z realizacji projektu zwykle również jest zapisany w umowie. Przy umowach przekraczających okres jednego roku często wymagane jest sprawozdanie okresowe, np. za pierwszy rok realizacji projektu. Upewnijmy się, czy sprawozdanie takie mamy złożyć do 31 grudnia, czy też sporządzić je za okres do 31 grudnia, z późniejszym, ale zwykle też określonym terminem przesłania.

W przypadku umów o dofinansowanie ze środków publicznych, przeznaczonych na realizację zadania publicznego, termin złożenia sprawozdania końcowego wynosi 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Tak więc jeśli projekt kończy się 31 grudnia 2022 roku, to termin złożenia rozliczenia końcowego przypada 30 stycznia 2023 r.

Monitoring wydatkowania pieniędzy z dotacji powinien być prowadzony na bieżąco (przez cały okres realizacji projektu), abyśmy w każdej chwili mieli wiedzę o:

• środkach już wydanych w odpowiednich pozycjach budżetowych,
• pozostałych kwotach do wydatkowania.

Jeśli jednak nie pilnowaliśmy tego konsekwentnie i regularnie w trakcie trwania projektu, warto przed końcem roku dokonać analizy wszystkich kosztów organizacji, aby zidentyfikować ewentualne błędne księgowania (np. przypisanie do niewłaściwych projektów czy do niewłaściwych pozycji budżetowych).

• Aby sprawdzić poprawność księgowań, należy poprosić księgowego o dane księgowe (tzw. obroty na kontach) o kosztach poszczególnych działań z podziałem na projekty.
• Jeśli nadal mamy wątpliwości co do poszczególnych grup kosztów, powinniśmy poprosić księgowego o szczegółowe tzw. zapisy (dotyczą poszczególnych faktur i rachunków wpisanych do danej grupy kosztów).

Jeśli zadekretowaliśmy dany koszt do niewłaściwego projektu, możemy dokonać jego przeksięgowania. Pamiętajmy jednocześnie o odpowiedniej zmianie opisu na oryginale dokumentu finansowego (np. faktury czy rachunku do umowy).

Pamiętajmy jednak, że musimy umieć uzasadnić zakupy usług czy towarów w ramach działań projektowych. I tak np. trudno nam będzie udowodnić celowość zakupu komputera w grudniu na potrzeby kończącego się za kilka dni projektu.

Zróbmy przegląd gromadzonej dokumentacji: czy przypadkiem nie przechowujemy u siebie na dnie szuflady (czy w mailu/folderach – jeśli dominuje u nas dokumentacja elektroniczna) np. rozliczenia delegacji, faktury za zakup materiałów biurowych, czy umowy o przekazanie darowizny. Pamiętajmy, że księgowi zaksięgują tylko te wydatki, koszty i przychody, na które otrzymali od nas dokumenty.

Niektóre instytucje finansujące wymagają od organizacji przeprowadzenia audytu projektu – wówczas obowiązek ten zapisany jest w umowie. Termin przeprowadzenia audytu również powinien być w niej określony – często wyznacza się go w trakcie trwania projektu, aby możliwe było wprowadzenie w realizowanym projekcie ewentualnych zmian wynikających z badania. Należy więc koniecznie sprawdzić w umowach czy dany projekt wymaga przeprowadzenia audytu i w jakim terminie.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 26) NGO mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Podlegają jej m.in.:

• środki trwałe – raz na cztery lata musi być dokonany spis z natury. Należy więc sprawdzić, kiedy był przeprowadzony ostatni spis środków trwałych, żeby się upewnić, czy w danym roku nie musimy przeprowadzić kolejnego. Inwentaryzację środków trwałych musimy zakończyć do 15 stycznia 2023 r.
• środki pieniężne (kasa, czeki bankowe) – przed końcem roku musi być sporządzony protokół kasy ze stanem na dzień 31 grudnia danego roku. Spisujemy banknoty i monety znajdujące się w kasie w tym dniu: w protokole zaznacza się wartość nominału i liczbę monet lub banknotów o danym nominale oraz łączną wartość środków pieniężnych. Spisywane są też czeki bankowe, jeśli są przechowywane w kasie.

Przed zakończeniem roku księgowy organizacji sprawdza, czy na konto organizacji wpłynęły wszystkie należne pieniądze, np. z zawartych umów o dofinansowanie czy w ramach obiecanych darowizn od darczyńców prywatnych. Księgowi mogą podać informację czy wpłynęły środki zgodnie z umowami. Ale zdarza się, że organizacje nie zawierają pisemnych umów z darczyńcami, wówczas cała wiedza o oczekiwanej wpłacie znajduje się wyłącznie w „głowie” zarządzającego. Dobrze jest więc zebrać informacje o ustnych obietnicach i przypomnieć się potencjalnemu darczyńcy przed końcem roku.

W przypadku organizacji pozarządowej prowadzącej działalność gospodarczą należność stanowią wystawione przez nią faktury – niezapłacone JESZCZE przez klienta. W interesie organizacji jest uzyskanie płatności w wyznaczonym (na fakturze) terminie. Niekiedy trzeba się o taką płatność upomnieć.

Jeśli są jakieś niezgodności – nadpłata lub niedopłata – dobrze jest je wyjaśnić przed końcem roku. Zaległości wobec tych urzędów są szczególnie kłopotliwe i kosztowne dla organizacji pozarządowej, gdyż należy dodatkowo zapłacić naliczane odsetki.

Kluczowym elementem rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym jest terminowe przesyłanie odpowiednich zgłoszeń, rejestracji i deklaracji rozliczających związanych z zatrudnianiem osób. Koniec roku to dobry moment by sprawdzić czy dotychczasowe obowiązki są spełnione i czy mamy wszystkie dane i jesteśmy gotowi do spełnienia obowiązków rocznych.

Przypominamy: organizacja ma nie tylko obowiązek (w terminie 7 dni) zgłaszać do ZUS umowy, od których płaci składki ubezpieczenie zdrowotnego i społecznego, ale od początku 2021 roku musi także zgłaszać umowy o dzieło, od których składek nie płaci (zob: Obowiązek zgłaszania umów o dzieło). 

Rozliczenia z ZUS muszą być realizowane co miesiąc (w terminie do 15 dnia kolejnego miesiąca).

W przypadku rozrachunków z urzędem skarbowym, należne wpłaty zaliczek podatku musimy realizować co miesiąc (w terminie do 20 dnia kolejnego miesiąca), ale deklaracje podatkowe (PIT-11 PIT-4R) składamy za cały rok, w pierwszym miesiącu kolejnego roku. Grudzień to dobry czas by sprawdzić i ewentualnie uzupełnić wszystkie dane zatrudnionych osób - ułatwi to przesłanie deklaracji do US do końca stycznia.

Dotyczy to zarówno wypłacanych wynagrodzeń, jak i pobieranych i rozliczanych zaliczek. Pracownicy nie powinni przetrzymywać pieniędzy organizacji i trzeba im przypomnieć o zwrocie pobranej, a nierozliczonej zaliczki.

Zbadaj jeszcze, czy organizacja wywiązała się ze wszystkich zobowiązań wobec dostawców towarów i usług – czy zapłaciła za wszystkie faktury, rachunki i czy zapłaciła je w dobrej wysokości. Częstą praktyką (nieobowiązkową) jest wysyłanie tzw. potwierdzeń sald, czyli informacji do kontrahenta (dostawcy, odbiorcy) o stanie jego rozliczeń z NGO na dany dzień.

Pamiętajmy, że należności (to, co ktoś jest nam winien) i zobowiązania (to, co my komuś jesteśmy winni) są pokazane jako wydzielone pozycje w naszym bilansie. Bilans pokazuje stan finansowy organizacji na koniec roku obrotowego. Po 31 grudnia w tych pozycjach nie będą już możliwe zmiany.