Publicystyka - ngo.pl

Umowy o dzieło z osobami, z którymi organizacja pozarządowa nie ma zawartej umowy o pracę, są zwolnione z płatności składek do ZUS i do końca 2020 roku nie były zgłaszane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Takie umowy o dzieło są obciążone jedynie podatkiem dochodowym od osób fizycznych, płaconym w ciągu roku do Urzędu Skarbowego, a rozliczenie ich sprowadza się do wypełnienia odpowiednich PIT-ów po zakończeniu roku.

Pomimo braku płatności składek do ZUS od umów o dzieło, umowy te zostały od początku 2021 roku objęte obowiązkiem zgłaszania ich do ZUS.

Obowiązek zgłaszania umów o dzieło dotyczy zatrudniających, którzy zgłaszają i rozliczają składki na ubezpieczenia społeczne od zatrudnionych osób.

zobacz też: https://www.zus.pl/baza-wiedzy/katalog-uslug/karty-uslug-inne

Jeśli organizacja jest płatnikiem składek ZUS, to od początku 2021 roku każda zawarta przez nią umowa o dzieło musi  zostać zgłoszona do ZUS.

Z obowiązku zgłaszania do ZUS zwolnione są umowy o dzieło, które z innych powodów są już objęte obowiązkowymi składkami ubezpieczeń. Są to:

• umowy zawarte z osobą, z którą organizacja ma umowę o pracę lub umowa zawarta jest z innym pracodawcą, ale praca jest wykonywana na rzecz organizacji
• umowy zawarte z osobą fizyczną w ramach jej działalności gospodarczej.

Zgłoszenie musi zostać dokonane w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. Tyle samo mamy na korektę danych w przesłanym zgłoszeniu, np. gdy dojdzie do zmiany daty zakończenia umowy czy opisu przedmiotu dzieła.

Do zgłoszenia umów o dzieło stworzony został nowy druk zgłoszenia: RUD – Zgłoszenie umowy o dzieło. 

Na druku tym, poza danymi zatrudniającej organizacji (NIP, REGON, nazwa, adres), zatrudnionej osoby (imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, adresy), zgłaszane są poszczególne zawarte umowy – pokazujemy tu oddzielnie każdą zgłaszaną umowę, podając jej:

• datę zawarcia
• daty rozpoczęcia i zakończenia
• oraz przedmiot umowy, czyli opis dzieła.

Dla każdego wykonawcy trzeba wypełnić oddzielny formularz RUD. W jednym formularzu RUD można wykazać informacje o kilku zawartych umowach o dzieło.

Wypełnianie i przesyłanie zgłoszenia różni się od typowego zgłoszenia i rozliczania umów i wynagrodzeń w ZUS. Nie jest do tego używany standardowy program rozliczeń ZUS – Płatnik.  

Obsługa formularza RUD odbywa się tak jak przy wnioskach i informacjach przekazywanych do ZUS poza rozliczaniem zgłoszeń i należnych składek. Jest podobna do np. zgłaszania informacji o zasiłkach pracowników. Jest to oddzielny, niezależny formularz, który można złożyć w formie papierowej lub w formie elektronicznej przez wypełnienie go po zalogowaniu się do konta organizacji na platformie PUE ZUS (https://www.zus.pl/pue).

Do zgłoszenia umów o dzieło w formie klasycznej (papierowej wydrukowanej i podpisanej) ZUS przygotował aktywny formularz pdf (https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/inne/-/publisher/details/1/zgloszenie-umowy-o-dzielo/2723799). Plik z formularzem należy ściągnąć na swój komputer i otworzyć go w programie obsługującym formularze pdf.

Formularz zawiera pola ze wszystkimi wymaganymi do zgłoszenia danymi. Na początku trzeba zaznaczyć, czy mamy do czynienia z nowym zgłoszeniem, czy z korektą zgłoszenia (np. gdy zmienia się data trwania umowy). 

Następnie trzeba podać dokładne dane zatrudniającej organizacji: numery identyfikacyjne (NIP, REGON), nazwę skróconą (zgodnie z ze zgłoszeniem płatnika do ZUS) i dokładny adres.

Dalej dane zatrudnianej osoby: imię, nazwisko, jej PESEL, jeśli nie ma tego numeru, to podajemy numer jej dokumentu tożsamości i datę urodzenia, dokładny adres zamieszkania (adres, zgodnie z którym rozlicza się z urzędem skarbowym). Jeśli do korespondencji zatrudniania osoba używa innego adresu niż adres zamieszkania, to też musi on zostać wpisany w formularzu RUD.

W kolejnym bloku wpisywane są zawarte umowy o dzieło: data zawarcia, data rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła i przedmiot umowy (opis dzieła z umowy). W aktywnym formularzu można dodać kolejne pola dla wpisania innych umów zawartych ze zgłaszanym zatrudnionym.

Tak wypełniony formularz można wydrukować i po ręcznym podpisaniu przekazać do ZUS. Nie mamy żadnej informacji o ograniczeniu tej formy składania zgłoszenia w zależności od ilości zatrudnionych osób. W jednym formularzu można wpisać do 10 zawartych umów.

Takie same pola (jak opisane wyżej) zawiera formularz dostępny po zalogowaniu się do konta organizacji na platformie PUE ZUS (https://www.zus.pl/pue).

Do logowania do konta na tej platformie i samego podpisywania zgłoszenia można użyć zarówno płatnego podpisu elektronicznego, jak i bezpłatnych poświadczeń tożsamości: podpisu zaufanego (ePUAP), dowodu elektronicznego, czy dostępu do bankowości elektronicznej niektórych banków. Ważne, by osoba, która chce logować się do profilu organizacji, została wcześniej upoważniona w ZUS do takiego dostępu.

Po zalogowaniu się do platformy i po wybraniu organizacji w opcji „Wybrany płatnik”, należy wejść do zakładki Płatnik. 

W zakładce Płatnik z bocznego menu trzeba wybrać „Dokumenty i Wiadomości” i „Dokumenty robocze” – następnie nacisnąć „Utwórz nowy”. Dalej z listy (na samym końcu ostatniej strony) trzeba wybrać „Zgłoszenie RUD – Zgłoszenie umowy o dzieło” i nacisnąć „Utwórz dokument”.

Wybrany formularz będzie już miał wypełnione dane organizacji. Trzeba w nim podać, tak jak w formularzu pdf, dane zgłaszanej osoby i zawartych z nią umów.

Wypełnione zgłoszenie RUD, po sprawdzeniu, zapisaniu i zamknięciu, można wysłać, podpisując elektronicznie, wciskając „Wyślij”.

Według informacji  na stronie ZUS: „musisz zgłosić do ZUS umowy zawierane od 1 stycznia 2021 r.”. Umowy o dzieło zawarte 31 grudnia 2020 roku i wcześniej nie podlegają zgłoszeniu do ZUS. Ważna jest tu nie data rozpoczęcia wykonywania dzieła, ale data zawarcia umowy. Potwierdza to też działanie samego formularza RUD na platformie PUE ZUS, nie pozwala on bowiem wpisać daty zawarcia umowy wcześniejszej niż 1 stycznia 2021 r.