Zastanów się nad prowadzeniem lub rezygnacją z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Choć oficjalne terminy, w którym musimy podjąć decyzję, przyjdą dopiero z początkiem nowego roku, to jednak NGO powinna przemyśleć swój wybór i dokonać niezbędnych analiz. Teraz jest dobry czas, żeby to zrobić.
Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to wybór. Dla jednych NGO-sów będzie to dogodny sposób zbierania informacji o przepływach finansowych, dla innych kłopotliwy, albo wręcz zabroniony. Co należy wziąć pod uwagę zastanawiając się nad formą prowadzenia księgowości?
Uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK) mogą wybrać małe organizacje. Uproszczoną ewidencję wybieramy lub z niej rezygnujemy w określonych momentach roku.
Czy mogę prowadzić UEPiK?
Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wskazuje, że uproszczoną ewidencję prowadzić mogą organizacje, które m.in. nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mają statusu organizacji pożytku publicznego, ani rocznych przychodów większych niż 100 tys. zł. Warunków jest więcej i są w ustawie ściśle opisane. Sprawdź więc koniecznie, które organizacje mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
Uproszczona ewidencja – lub też ewidencja podatkowa – to sposób na uniknięcie części obowiązków, które narzuca ustawa o rachunkowości, a które trudne są do spełnienia w przypadku małych organizacji pozarządowych. Na taką „prostszą” księgowość mogą się zdecydować organizacje pozarządowe, ale nie wszystkie: wskazanie, które organizacje uprawnione są do stosowania UEPIK, znajduje się w ustawie o działalności pożytku.
Rezygnacja z uproszczonej ewidencji
Organizacja pozarządowa może zdecydować się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Ale z prowadzenia uproszczonej ewidencji można również zrezygnować. Oczywiście rezygnują z niej te organizacje, które już UEPIK prowadzą (czyli te, które wcześniej zadecydowały, że chcą to robić i zgodnie z wymogiem ustawy, zgłosiły swój wybór do urzędu skarbowego).
Przy rezygnacji z prowadzenia uproszczonej ewidencji wymagana jest decyzja odpowiedniego organu (podobnie jak przy rozpoczynaniu prowadzenia UEPIK).
Na co zwrócić szczególną uwagę wybierając lub rezygnując z UEPIK?
Decyzja o wyborze lub rezygnacji z uproszczonej ewidencji to decyzja, której konsekwencje będą trwać co najmniej rok. Musimy więc przewidzieć co w tym zbliżającym roku się wydarzy - jakie będzie rozwój naszej organizacji. Ale w pierwszej kolejności sprawdzamy oczywiście stan na dziś. Ustalamy czy spełniamy warunki z ustawy o pożytku: jeśli tak, to możemy wybrać UEPIK. Warunki działają w dwie strony - tzn. jeśli prowadzimy UEPIK, a przestaliśmy spełniać warunki (np. nasz budżet rośnie i przekraczamy 100 tys. zł) MUSIMY zrezygnować z uproszczonej ewidencji.
Prowadząc UEPIK ograniczamy sobie możliwość niektórych działań w kolejnym okresie - w zbliżającym się roku.
Rozważmy więc, czy będziemy:
1. Ubiegać się o status OPP. Status pożytku daje nam różne możliwości – np. możemy ubiegać się o 1% (od 2023 r. 1,5%). Jeśli nasza organizacja zdecyduje się na rejestrację statusu OPP, a będzie prowadzić UEPIK, to z rejestracją musimy poczekać do kolejnego roku obrotowego. Posiadanie statusu OPP przez organizację eliminuje ją bowiem z grona podmiotów, które mogą prowadzić UEPIK. Poważnie myślicie o statusie OPP? Nie decydujcie się, albo wręcz zrezygnujcie z uproszczonej ewidencji.
2. Prowadzić działalność gospodarczą. Prowadzenia działalności gospodarczej nie można łączyć z UEPIK. Jeśli nic nie sprzedajecie, nie pobieracie i nie planujecie pobierać opłat za żadną z waszych usług (w ramach działalności gospodarczej), sytuacja jest bezpieczna.
Przy UEPIK można prowadzić odpłatną działalność pożytku, trzeba jednak robić to bardzo uważnie i pilnować, żeby nie przemieniła się ona w działalność gospodarczą.
Dobrze rozważcie więc ten aspekt zdobywania środków na działania NGO, zastanawiając się nad uproszczoną ewidencją. Zapomnijcie o UEPIK, kiedy w perspektywie roku planujecie rejestrować działalność gospodarczą!
3. Ubiegać się o wysokie dotacje / często startować w konkursach. UEPIK można łączyć z korzystaniem z dotacji, ale nie jest to proste. Z pewnością większa liczba projektów (dotacji) i prowadzenie UEPIK to poważna komplikacja. Niekiedy można się też spotkać z sytuacją, że jakiś konkurs będzie wprost zamknięty dla organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję. Ubieganie się o dotacje pow. 100 tys. wprost kłóci się z prowadzeniem UEPIK (ale już przy kilkunastu tysiącach robi się niebezpiecznie). Przemyślmy więc, gdzie i o jakie środki planujemy ubiegać się w kolejnym roku. Jeśli przewidujemy dużą aktywność na tym polu, to UEPIK nie jest dla nas.
Przeczytaj uważnie: Które organizacje mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
Terminy wyboru i rezgnacji
Termin zgłoszenia wyboru UEPIK
Zgodnie z art. 10a ust. 3 ustawy o pożytku organizacja musi poinformować urząd skarbowy o wyborze uproszczonej ewidencji w ciągu pierwszego miesiąca nowego roku podatkowego. W przypadku organizacji, których rok obrotowy zgadza się z rokiem kalendarzowym (a jest ich większość), termin zgłoszenia upływa z końcem stycznia.
Decyzja o wyborze uproszczonej ewidencji powinna być decyzją przemyślaną. Chociaż więc mamy jeszcze ponad dwa miesiące na przesłanie informacji do urzędu, to można uznać, że właśnie nadszedł czas na przygotowanie się do tej decyzji.
w PORADNIK.NGO.PL: Jak rozpocząć prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów
Termin zgłoszenia rezygnacji z UEPIK
Jeśli decydujemy się zrezygnować (a niekiedy musimy zrezygnować) z prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów mamy obowiązek we wskazanym terminie poinformować urząd skarbowy. Jeśli tego nie zrobimy rezygnacja będzie nieskuteczna.
Ustawa o działalności pożytku wskazuje, że należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego „w terminie 14 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym (organizacja) prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów”. W większości organizacji pozarządowych rok podatkowy odpowiada kalendarzowemu - graniczny termin mija więc dla nich 14 stycznia kolejnego roku.
Oczywiście sama decyzja NGO, jak i ustalenie, czy nadal organizacja spełnia warunki, może nastąpić wcześniej – nawet lepiej, gdyby nie następowało to na ostatnią chwilę (przed datą wskazaną w ustawie). Dlatego właśnie przypominamy o tym już teraz.
Jeśli nadal chcemy prowadzić uproszczoną ewidencję, ponieważ okazała się ona dobrym sposobem zapanowania nad przychodami i kosztami w naszej organizacji, oraz nadal spełniamy warunki wskazane w ustawie, NIE MUSIMY NIC ROBIĆ. Urząd nie potrzebuje informacji, że nadal chcemy prowadzić uproszczoną ewidencję.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
