Publicystyka - ngo.pl

Każda organizacja spełniająca te wymogi powinna jednak bardzo wnikliwie przeanalizować wszystkie za i przeciw, zanim skorzysta z UEPiK. Może się okazać, że uproszczona ewidencja nie spełni w jej przypadku swojej funkcji, nie dostarczy odpowiednich i wiarygodnych informacji władzom i członkom samej organizacji, jak i jej partnerom, za to – paradoksalnie – przysporzy większej pracy osobie zajmującej się księgowością.

Im mniejszym budżetem dysponuje organizacja, tym większe szanse, że UEPiK spełni swoją rolę. Projekt ustawy zakładał, że korzystać z niej będą mogły organizacje o przychodach poniżej 50 tysięcy złotych. W czasie prac w parlamencie zwiększono tę kwotę do 100 tysięcy, chcąc uszczęśliwić więcej organizacji. Może się jednak okazać, że tym, które podejmą złe decyzje, wyświadczono tym samym niedźwiedzią przysługę.

Czemu? Powodów jest kilka.

Pomysł wydaje się prosty: prowadząc UEPiK należy zbierać w prostym zestawieniu przychody i koszty, podobnie jak to robią mali przedsiębiorcy wypełniając książkę przychodów i rozchodów (KPiR). W przypadku organizacji, osoby prawnej, trzeba jednak również zbierać dane potrzebne do wypełnienia deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-8 z załącznikiem CIT-8/O). Dochodzi do zderzenia dwóch porządków: tak proste, jak w przypadku KPiR, zestawienie przychodów i kosztów nie przystaje do rozbudowanej struktury informacji wymaganych przy rozliczeniu zwolnień podatkowych w deklaracji CIT-8/O.

Co to oznacza w praktyce? Sama tabela służąca do prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów na pierwszy rzut oka wydaje się intuicyjna. Wymaga wpisywania następujących po sobie dokumentów z podaniem danych kontrahenta, opisu zdarzenia, kwot przychodów (z wyodrębnieniem działalności odpłatnej i pozostałej) albo kosztów.

Jednak podczas wpisywania poszczególnych kosztów intuicja może zawieść. Koszty powinny zostać bowiem podzielone na te stanowiące koszty uzyskania przychodu i te niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Obowiązek ten może być kłopotliwy nawet dla księgowych.

Do zebrania danych do deklaracji CIT, trzeba również sporządzać zestawienie przepływów finansowych. W tym wypadku nie można już mówić o prostocie, a raczej o poważnej specjalizacji. Zestawienie to ma służyć comiesięcznemu zebraniu informacji o przychodach i kosztach w podziale na stosowane w organizacji zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych z zachowaniem różnego traktowana kosztów stanowiących i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W tabeli powinniśmy również monitorować wydatkowanie środków zwolnionych z podatku pozostałych z poprzednich lat. Prawidłowe jej wypełnienie będzie możliwe – ponownie – jedynie w przypadku organizacji o małych i mało zróżnicowanych przychodach.

Uproszczenie informacji księgowych do ogólnej kwoty przychodów i kosztów niesie ze sobą też konkretne ograniczenia. Nie ma w takim wypadku miejsca na podział przychodów i kosztów na poszczególne projekty (działania) organizacji. W efekcie ograniczona jest informacja o tym, z jakich źródeł zostały sfinansowane i ile kosztowały.

Jednak wyodrębnienie przychodów i kosztów, w przypadku większości dotacji jest obowiązkowe. W takiej sytuacji organizacja stosująca tę formę księgowości musi we własnym zakresie opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z poszczególnych dotacji. Może to zrobić, opracowując tabelę pomocniczą, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Ważne jest przy tym, by pomocnicza tabela zawierała numery wpisu każdego dokumentu w UEPiK.

Drugim ograniczeniem uproszczonej ewidencji jest brak informacji o posiadanych przez organizację aktywach, na przykład gotówce, stanie kont bankowych, zobowiązaniach czy należnościach dla organizacji. Nie będzie to problemem dla bardzo małej organizacji, ale zapanowanie i zebranie wiarygodnych informacji o całym majątku nawet nieco większej organizacji będzie już dużym wyzwaniem.

To zresztą nie koniec obowiązków. Dla każdej zatrudnionej w organizacji osoby, prowadząc UEPiK, trzeba będzie sporządzić oddzielną ewidencję wynagrodzeń, składek ZUS i zaliczek na podatek PIT. Analogiczny obowiązek dotyczy majątku rzeczowego i wartości niematerialnych i prawnych.

Oczywiście, są organizacje, dla których prowadzenie UEPiK może mieć sens. Nie dotyczy to jednak wszystkich organizacji, które miały w poprzednim roku przychód mniejszy niż 100 tysięcy. W praktyce uproszczenie księgowości może się sprawdzić w organizacjach, które:

– mają małe aktywa, niewielkie środki na koncie bankowym, mało środków w kasie, brak lub mało należności dla organizacji, brak lub mało zobowiązań;

– mają mało różnorodne przychody, na przykład tylko składki i pojedyncze darowizny;

– nie zatrudniają pracowników lub wypłacają jedynie pojedyncze wynagrodzenia w ciągu roku;

– nie planują ubiegać się o dotacje, status organizacji pożytku publicznego czy prowadzić działalność gospodarczą.

Rozwój może być zabójczy

Dla części organizacji jest to pozytywna zmiana – pod warunkiem, że chcą kolejny rok działać w podobnej skali. Nagły rozwój, oznaczający znacząco wyższe i różnorodne przychody, może okazać się dla organizacji zabójczy. Nie można bowiem zrezygnować z wybranego sposobu prowadzenia księgowości w ciągu roku.

Dla wielu organizacji, które spełniają formalne wymogi pozwalające prowadzić UEPiK, zdecydowanie się na nią może oznaczać znacznie więcej pracy niż wynikałoby z zasad prowadzenia zwykłej księgowości. Trzeba o tym pamiętać, zanim podejmie się decyzję. Inaczej organizacje mogą się poważnie naciąć.