Publicystyka - ngo.pl

Dla fundacji i stowarzyszeń oznacza to konieczność nie tylko dostosowania dokumentów i procedur, ale także przemyślenia sposobu zarządzania zespołami, finansami, a nawet technologią. Brak przygotowania może prowadzić do realnych ryzyk prawnych i organizacyjnych, natomiast odpowiednie wdrożenie zmian może stać się impulsem do profesjonalizacji i większej efektywności działań.

Kto: wszystkie organizacje pozarządowe zatrudniające pracowników

Kiedy: od 1 stycznia 2026 r. (płaca minimalna), od 1 lutego 2026 r. (składka zdrowotna)

Trudność we wdrożeniu w organizacji: mała

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025, poz. 1242), od 1 stycznia 2026 r. płaca minimalna wynosi 4806,00 zł brutto. Natomiast stawka godzinowa dla umów zlecenia wzrasta do 31,40 zł brutto.

Wzrost pensji minimalnej automatycznie wpływa także na wysokość:

• dodatku za pracę w nocy,
• podstawy zasiłku chorobowego,
• wynagrodzenia za przestój,
• odpraw przy zwolnieniach grupowych,
• kwoty wolnej od potrąceń komorniczych,
• maksymalnych kar za wykroczenia skarbowe (24.030 zł) i przestępstwa skarbowe (46.137.600 zł, a w szczególnych przypadkach – nawet ponad 69 mln zł).

Co ważne, od 1 lutego 2026 r. podstawą minimalnej składki zdrowotnej dla osób prowadzących działalność gospodarczą staje się 100% minimalnego wynagrodzenia. Przestanie bowiem obowiązywać przepis, który obniżył podstawę wymiaru minimalnej składki zdrowotnej do 75% minimalnego wynagrodzenia. Przy płacy minimalnej na poziomie 4.806 zł oznacza to minimalną składkę zdrowotną w wysokości 432,54 zł miesięcznie.

Od 1 stycznia 2026 roku zmieni się także sposób ustalania limitu przychodów dla działalności nieewidencjonowanej. Najważniejsze zmiany w tym zakresie to:

• limit kwartalny zamiast miesięcznego – przychody będą sumowane w okresach kwartalnych, co daje większą swobodę w planowaniu i rozliczaniu działalności;
• wyższy próg – łączny przychód w ciągu kwartału nie może przekroczyć 225% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.

Kto: wszystkie organizacje pozarządowe zatrudniające pracowników

Kiedy: od 1 stycznia 2026 r. (jednostki sektora finansów publicznych), 1 maja 2026 r. (pozostali pracodawcy)

Trudność we wdrożeniu w organizacji: średnia

Na mocy ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (tzw. „Ustawy stażowej”) wprowadzono zmianę w obliczaniu stażu pracy (od którego liczone są uprawnienia pracownicze). Do stażu pracy będą wliczane także okresy zatrudnienia w ramach m.in. umów zlecenia i prowadzenie działalności gospodarczej. Warunkiem zaliczenia nowych okresów będzie ich właściwe udokumentowanie, w tym m.in. przedstawienie zaświadczenia wydawanego przez ZUS w ciągu 24 miesięcy od dnia:

• 1 stycznia 2026 r. – zatrudnieni u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych,
• 1 maja 2026 r. – zatrudnieni u pozostałych pracodawców.

„Nowe” staże uwzględniane będą w naborach wszczętych po rozpoczęciu stosowania nowych przepisów.

Kto: wszystkie organizacje pozarządowe zatrudniające pracowników

Kiedy: od 24 grudnia 2025 r.

Trudność we wdrożeniu w organizacji: średnia

Obowiązująca od Wigilii 2025 r. nowelizacja Kodeksu pracy stanowi implementację unijnej Dyrektywy (2023/970) z dnia 10 maja 2023 r. o transparentności wynagrodzeń i wzmocnieniu równego wynagradzania kobiet i mężczyzn.

Na podstawie nowych przepisów pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi (osobie, którą chce zatrudnić) informację o początkowym wynagrodzeniu na danym stanowisku lub jego przedziale. Informacja o wynagrodzeniu powinna obejmować:

• wynagrodzenie zasadnicze: stała miesięczna lub godzinowa stawka;
• składniki uzupełniające lub zmienne: premie regulaminowe, premie uznaniowe (jeśli są wypłacane systematycznie), nagrody pieniężne;
• dodatki: funkcyjne, stażowe, za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy w święta;
• prowizje i bonusy sprzedażowe, jeśli są elementem stanowiska.

Celem nowelizacji jest umożliwienie kandydatowi podjęcia świadomej decyzji i prowadzenia negocjacji płacowych na równych zasadach.

Informację o wynagrodzeniu należy przekazać z odpowiednim wyprzedzeniem, w postaci papierowej lub elektronicznej: w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną – jeśli nie podano widełek w ogłoszeniu albo dopiero przed zawarciem umowy o pracę (czego nie zalecamy, jako że niweczy to cel nowych przepisów).

Pełna implementacja Dyrektywy 2023/970 ma nastąpić 7 czerwca 2026 r., kiedy to wejdzie w życie ustawa o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (projekt UC127). Nowe przepisy przyznają każdemu pracownikowi prawo do uzyskania informacji o średnich zarobkach osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o równej wartości. 

W zależności od wielkości organizacji, różna będzie częstotliwość raportowania luki płacowej:

     a) podmioty zatrudniające 100-249 pracowników będą zobligowani raportować co 3 lata, 
     b) największe przedsiębiorstwa (>250 osób) będą musiały robić to corocznie. 

Jeśli raport wykaże co najmniej 5% luki płacowej, której nie uda się uzasadnić ani skorygować w ciągu 6 miesięcy, firma musi przeprowadzić obowiązkową ocenę wynagrodzeń. Proces ten odbywać się będzie we współpracy z przedstawicielami pracowników i ma na celu usunięcie niesprawiedliwych różnic w płacach.

Kto: wszystkie organizacje pozarządowe zatrudniające pracowników

Kiedy: od 24 grudnia 2025 r.

Trudność we wdrożeniu w organizacji: mała

Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy stanowi wdrożenie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń.

Na mocy nowych przepisów pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

Kto: wszystkie organizacje pozarządowe z działalnością gospodarczą zarejestrowane w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym – w rejestrze przedsiębiorców)

Kiedy: od 1 stycznia 2026 r.

Trudność we wdrożeniu w organizacji: mała

Od 2025 roku organizacje pozarządowe, które prowadzą działalność gospodarczą (widnieją w KRS w rejestrze przedsiębiorców) muszą korzystać z usługi e-Doręczeń. 1 stycznia 2026 r. kończy się natomiast okres przejściowy, w którym można było stosować także korespondencję tradycyjną.

Od 1 stycznia 2026 r. urzędy wysyłają korespondencję, w tym listy polecone, w pierwszej kolejności na adres do e-Doręczeń. Jednakże sądy czy prokuratura będą miały obowiązek stosowania e-Doręczeń dopiero od 1 października 2029 r.

Aby założyć adres e-Doręczeń na stronie rządowej oraz wyznaczyć administratora skrzynki należy wejść na stronę rządową: https://www.gov.pl/web/e-Doreczenia (kliknij Złóż wniosek i wybierz Podmiot niepubliczny). Założenie skrzynki jest bezpłatne.

Kto: wszystkie organizacje pozarządowe

Kiedy: od 1 lutego 2026 r. – najwięksi podatnicy VAT* + wszyscy korzystający z usług tych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT, od 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy

• od 1 lutego 2026 r. - największych podatników (*obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.);
• od 1 kwietnia 2026 r. - wszystkich podatników VAT (czynnych, ale i zwolnionych);
• od 1 stycznia 2027 r. - mikroprzedsiębiorców  (sprzedaż <10 tys. zł/mies.).

Każda faktura wystawiona i otrzymana przez organizację pozarządową z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce będzie przechodziła przez rządowy system KSeF i jest  uznana za wystawioną dopiero po jej przesłaniu i przyjęciu przez KSeF. Faktury muszą mieć ustandaryzowany format narzucony przez Ministerstwo Finansów. Co więcej, nie ma możliwości cofnięcia danej faktury – błąd można naprawić tylko fakturą korygującą.

Ponadto, numer KSeF stanie się elementem rozliczeń – będzie umożliwiał jednoznaczne powiązanie płatności z fakturą i ułatwi automatyczne księgowanie. Znikną faktury uproszczone (paragon z NIP) i z kas fiskalnych (od 2027 r.).

Uwaga! Jeśli organizacja pozarządowa jest kontrahentem jednego z największych podmiotów (np. dostawcy mediów: prądu, gazu, ogrzewania, telekomów itd.) to od 1 lutego 2026 r. będzie odbierał faktury z KSeF, a nie od dostawcy usług.

Kto: organizacje pozarządowe z przychodem do 1 000 000 zł

Kiedy: od 1 stycznia 2026 r.

Trudność we wdrożeniu w organizacji: mała

UEPiK, czyli uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, to forma rozliczeń dla organizacji pozarządowych, która zastępuje księgowość prowadzoną zgodnie z przepisami o rachunkowości [zobacz]. 1 stycznia 2026 r. weszła w życie kolejna nowelizacja ustawy z 8.11.2024 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz dwa rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki (z 22 i 23 grudnia 2025 r.).

W 2025 roku zmieniły się przepisy ww. ustawy, poszerzając krąg podmiotów, które mogą z skorzystać z UEPiK, poprzez podwyższenie limitu przychodów do aż 1 000 000 zł. Najnowsze zmiany w zakresie UEPiK mają na celu zwiększenie dostępności tej formy poprzez:

• usunięcie obowiązku działania w sferze zadań publicznych;
• usunięcie wymogu osiągania przychodu wyłącznie z określonych w ustawie tytułów (np. składek, darowizn, spadków, dotacji itd.); obecnie mogą być to dowolne źródła – poza działalnością gospodarczą);
• wydłużenie terminów na zawiadomienie urzędu skarbowego o wyborze UEPIK jako formy rozliczenia albo rezygnacji z niej: do końca 3. miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność – w terminie 90 dni od dnia rozpoczęcia działalności;
• wprowadzenie możliwości zrezygnowania z prowadzenia UEPIK w ciągu roku podatkowego (z konsekwencją prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami o rachunkowości od początku roku podatkowego)
• wprowadzenie przepisu, zgodnie z którym do limitu przychodów nie wliczają się darowizny rzeczowe przeznaczone na prowadzenie działalności statutowej.

UEPIK nadal nie mogą prowadzić:

• spółki kapitałowe,
• organizacje prowadzące działalność gospodarczą,
• organizacje posiadające status organizacji pożytku publicznego.

Kluczowe zmiany w zakresie prawa podatkowego w 2026 roku to:

• Podniesienie progu podmiotowego zwolnienia z VAT: nowelizacja ustawy o VAT podnosi limit zwolnienia podmiotowego z 200 tys. zł do 240 tys. zł rocznie. Organizacje, które przekroczą 200 tys. zł w 2025 r., ale nie przekroczą 240 tys. zł, będą mogły powrócić do zwolnienia od 2026 r.
• Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn, która weszła w życie 7 stycznia 2026 r.: obowiązek podatkowy w przypadku nabycia w drodze dziedziczenia powstanie dopiero z chwilą uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, albo wydania europejskiego poświadczenia spadkowego. Wprowadzono możliwość przywrócenia 6-miesięcznego terminu na złożenie m.in. zgłoszenia nabycia spadku lub darowizny – przepis ten znajduje zastosowanie także wobec terminów biegnących w momencie wejścia w życie ustawy. Tym samym nowelizacja daje spadkobiercom i obdarowanym będącym NGO więcej czasu na skuteczne skorzystanie ze zwolnień podatkowych oraz precyzyjne ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego.

Kto: wszystkie organizacje pozarządowe

Kiedy: 2 sierpnia 2026 r., częściowo w 2025 i 2027 r.

Trudność we wdrożeniu w organizacji: wysoka

W 2026 r. wchodzi w życie większość przepisów tzw. AI Act(Rozporządzenia UE 2024/1689). Pewna część przepisów AI Act zaczęła obowiązywać w 2025 r.

Zasadniczą datą rozpoczęcia stosowania rozporządzenia pozostaje 2 sierpnia 2026 r., kiedy mają zacząć obowiązywać przepisy dotyczące systemów wysokiego ryzyka, stanowiące kluczową część AI Act. Jednakże w projekcie AI Omnibus z 19 listopada 2025 r. (COM(2025) 836 final), będącym elementem pakietu Digital Omnibus, zaproponowano odroczenie stosowania przepisów dotyczących systemów wysokiego ryzyka oraz systemów generujących treści syntetyczne do 2027 r. Przyczyną są m.in. opóźnienia państw członkowskich, w tym Polski, w wyznaczaniu organów nadzorczych i jednostek oceny zgodności oraz brak wytycznych dotyczących systemów wysokiego ryzyka.

Dla organizacji społecznych wejście w życie Rozporządzenia oznacza konkretne nowe obowiązki prawne:

• Nowa rola NGO – „podmiot stosujący” (Deployer): większość organizacji nie tworzy własnych systemów AI, lecz używa istniejących. Jako stosujący, NGO ponosi odpowiedzialność za to, jak narzędzie działa w praktyce.
• Obowiązek przejrzystości: jeśli organizacja używa AI do kontaktu z ludźmi (np. chatboty) lub generuje treści (obrazy, teksty w kampaniach), musi jasno informować, że użytkownik ma do czynienia z maszyną lub treścią wygenerowaną sztucznie.
• Zakazane praktyki (już obowiązują): całkowity zakaz stosowania systemów, które manipulują zachowaniem, wykorzystują słabości grup wrażliwych (np. osoby starsze, dzieci) lub służą do „scoringu społecznego”.
• Wymóg kompetencji (AI Literacy): organizacje są zobowiązane do zapewnienia, by pracownicy i wolontariusze obsługujący narzędzia AI mieli odpowiednią wiedzę na temat ich działania i zagrożeń.

Wdrażanie sztucznej inteligencji w trzecim sektorze wiąże się z konkretnymi ryzykami prawnymi i etycznymi. Jako podmiot stosujący (deployer), NGO odpowiada za:

• Brak transparentności: wykorzystanie np. technologii deepfake w kampaniach społecznych lub chatbotów bez wyraźnego oznaczenia „To jest AI” jest naruszeniem przepisów. Odbiorca musi mieć pewność, czy komunikuje się z człowiekiem, czy z algorytmem.
• Dyskryminację algorytmiczną: automatyzacja np. selekcji - jeśli system faworyzuje określone grupy (np. ze względu na płeć lub miejsce zamieszkania), a organizacja nie zapewni nadzoru ludzkiego, ponosi ona pełną odpowiedzialność za “stronniczość” narzędzia.
• Deficyt kompetencji (brak „AI Literacy”): dopuszczenie pracowników do obsługi zaawansowanych systemów bez szkolenia z zakresu ryzyk.

Naruszenie przepisów Aktu o AI wiąże się z dotkliwymi karami finansowymi, które mogą wynieść nawet do 35 mln euro lub 7% rocznego obrotu organizacji, zależnie od powagi uchybienia. Dla sektora NGO szczególnie ryzykowne są sankcje za brak nadzoru ludzkiego nad systemami wysokiego ryzyka oraz stosowanie praktyk zakazanych, takich jak dyskryminujący scoring społeczny.

Uwaga na odpowiedzialność cywilną! Należy również pamiętać, że odpowiedzialność NGO nie kończy się na karach administracyjnych. Osoba poszkodowana przez działanie systemu AI ma prawo dochodzić odszkodowania przed sądem na zasadach ogólnych.

W zakresie prawa pracy planowane są następujące nowelizacje:

• Nowa definicja mobbingu – zmiana Kodeksu pracy (projekt UD183): nowe przepisy kładą nacisk na intensywność i powtarzalność (uporczywość) nękania, odchodząc od wymogu jego długotrwałości. Odpowiedzialność grozi również m.in. za nakłanianie do mobbingu. Zobacz też: Nowa definicja mobbingu - co warto wiedzieć | Talks For Good.    
• Kontrole PIP: Państwowa Inspekcja Pracy ma zyskać uprawnienie do samodzielnego przekwalifikowania umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę, jeśli charakter pracy (podporządkowanie, miejsce, czas) na to wskazuje.

Warto śledzić również postępy projektu UD240, który przewiduje m.in.:

• likwidację Funduszu Wsparcia OPP i zastąpienie go Funduszem Wspierania Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (FWRSO) zarządzanym przez NIW-CRSO.
• uproszczenia w małych grantach: planowane jest zniesienie wymogu wkładu własnego w wybranych konkursach.

W I połowie 2026 r. planowane jest uchwalenie polskiej ustawy o systemach sztucznej inteligencji, wdrażającej AI Act (UC71, link).

Projekt przewiduje m.in. powołanie nowego organu nadzorczego – Komisji Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji, kierowanej przez przewodniczącego powoływanego przez Prezesa Rady Ministrów.

Digital Omnibus to pakiet propozycji zmian w unijnym prawie cyfrowym, przedstawiony przez Komisję Europejską w listopadzie 2025 r., mający na celu uproszczenie regulacji, zmniejszenie kosztów administracyjnych dla firm i zwiększenie konkurencyjności, obejmujący modyfikacje m.in. RODO, AI Act, a także ujednolicenie przepisów dotyczących danych i cyberbezpieczeństwa.  

Kluczowe elementy projektu Digital Omnibus:

• Uproszczenie RODO – nowe przepisy doprecyzowują definicje danych osobowych, ułatwiają procedury (np. DPIA - oceny skutków dla ochrony danych) i zgłaszanie naruszeń, a także wyjaśniają przetwarzanie danych w kontekście AI i plików cookie, przenosząc część regulacji z innych aktów;
• Ujednolicenie prawa o danych – Digital Omnibus łączy przepisy z aktu o zarządzaniu danymi, otwartych danych i swobodnego przepływu danych nieosobowych w jeden akt prawny;
• Cyberbezpieczeństwo: wprowadza pojedynczy punkt kontaktowy dla wszystkich zgłoszeń cyberincydentów i naruszeń danych;
• Deregulacja: zmiany mają obniżyć obciążenia administracyjne dla przedsiębiorstw, zwłaszcza małych i średnich, i uczynić unijny rynek cyfrowy bardziej atrakcyjnym.

Rok 2026 to dla organizacji pozarządowych czas intensywnych dostosowań. Największe znaczenie praktyczne mają zmiany w prawie pracy (nowy sposób liczenia stażu, jawność wynagrodzeń), pełne przejście na e-Doręczenia, obowiązkowe wdrożenie KSeF oraz rozszerzenie dostępu do uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

Równolegle NGO muszą przygotować się na zupełnie nowy obszar regulacyjny – sztuczną inteligencję, w którym kluczowe znaczenie będą miały obowiązki przejrzystości, zakaz określonych praktyk oraz zapewnienie kompetencji pracowników i wolontariuszy.

Wczesne i świadome przygotowanie się do tych zmian pozwoli ograniczyć ryzyka prawne, finansowe i wizerunkowe oraz zapewnić stabilne funkcjonowanie organizacji w nowym otoczeniu prawnym.